Kuinka kirjoittaa työntekijöillesi sopiva työnkuvaus?

Suuressa yrityksessä työntekijät luottavat usein työnkuviinsa määrittääkseen mistä he ovat vastuussa ja mikä on työalueen ulkopuolella. Tämä pätee erityisesti ammattiyhdistysympäristöihin, joissa pienetkin rikkomukset saattavat aiheuttaa ongelmia johdon ja työntekijöiden välillä. Joskus epämääräiset ja epäselvät työnkuvaukset johtavat siihen, että työntekijöillä, johtajilla ja osastoilla on vaikeuksia koordinoida toistensa kanssa. Epämääräiset työnkuvaukset saattavat myös johtaa joidenkin liian suureen maksamiseen, kun taas toiset menevät liian alhaiseen. Siksi toimenkuvausten on oltava selkeitä.

Työselostusten laatimisen katsotaan yleensä olevan ensisijaisesti henkilöstöpäälliköiden työtä, mutta todellisuudessa se vaatii koko yrityksen tai ainakin eri osastojen kaikkien johtajien yhteistyötä.

Työ kuvaukset

Miksi meillä pitäisi olla työnkuva?

• Ne auttavat työntekijöitä tuntemaan työtehtävänsä.
• Ne ovat tapa selventää, minkä tyyppistä koulutusta työntekijä tarvitsee työnsä suorittamiseksi.
• Ne helpottavat rekrytointia työhön sopivaksi.
• Ne helpottavat johtajien arvioida työntekijän suorituskykyä.

Miltä oikea työnkuvaus näyttää?

• Se viestii ytimekkäästi ja selkeästi, mitä tehtäviä ja vastuita työ sisältää.
• Se tarjoaa työn perustiedot.
• Se osoittaa, mitä odotetaan henkilöltä, joka täyttää työn.

Mitkä ovat työnkuvan olennaiset osat?

1. Työnimike. Tämä on lyhyt nimi, joka kuvaa tehtävän täyttävän henkilön päätehtäviä.
2. Työn yhteenveto. Tämä on lyhyt kuvaus työstä. Tämä sisältää seuraavat:
   1. Työnimike
   2. Valvoja
   3. Osasto
3. Tärkeimmät tulokset -alue. Siinä hahmotellaan tämän tehtävänkuvauksessa työskentelevän henkilön tehtävät ja vastuut.
4. Työn määritykset. Nämä ovat työn vähimmäisvaatimukset.

Räätälöity työnkuvaus

Tässä on perusvaiheet siitä, miten räätälöidään työnkuva työntekijöillesi. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos henkilöstöosastosi tarkistaa työtehtäviä.

1. Tarkkaile työntekijää, jonka työnkuvaus kirjoitetaan. Tämä voidaan tehdä videonauhojen tai elokuvan avulla työntekijästä hänen työnsä aikana tai paikan päällä tapahtuvan tarkkailun avulla.
2. Luo kyselylomake. Se on valmisteltava huolellisesti, jotta työntekijät voivat helposti noudattaa ohjeita ja vastata kysymyksiin oikein.
3. Lähetä kyselylomake tarkkailtavalle työntekijälle. Tämä on perusta haastattelun kysymyksille.
4. Haastattele tarkkailtavaa työntekijää välittömän esimiehensä kanssa. Silitä kaikki kyselylomakkeen kysymykset tai epämääräiset kohdat.
5. Luonnosta ensimmäinen kuvaus toimenkuvasta ja keskustele siitä työntekijän ja esimiehen kanssa. Muokkaa tarvittaessa paikan päällä.
6. Lähetä lopullinen kopio johtajalle lopullista hyväksyntää varten. Jos on tehtävä muita muokkauksia, se on myös näytettävä työntekijälle.
7. Sijoita hyväksytty työnkuvaus tiedostoon, josta se on kaikkien tarvitsemien käytettävissä. On parasta, jos tiedosto pidetään turvallisessa paikassa, johon pääsevät vain henkilöstöpäällikkö tai hänen henkilökuntansa.
8. Tarkista ja päivitä tiedosto vuosittain. Saattaa olla tapauksia, joissa jotkin työn osat tai itse työ on saattanut muuttua vuoden kuluessa.

Tämä on pitkä prosessi, jossa työnkuvan luoja menee edestakaisin. Kuitenkin hyödyt valtavasti suuremmat kustannukset, koska näin voit hyödyntää jokaisen työntekijän tehokkaammin. Työntekijät voivat olla myös tuottavampia, koska he voivat työskennellä ympäristössä, joka vaatii heidän parhaita taitojaan ja kykyjään.