Koska hallittavia asiakirjoja on kahta tyyppiä, niiden tehokkaan järjestämisen vuoksi tulisi laatia asiakirjojen hallintasuunnitelma.
Kaikilla yrityksillä on asiakirjoja, joko sähköisiä tai paperisia. Nämä asiakirjat ovat myös yrityksen omaisuutta. Näistä asiakirjoista tehdään ja analysoidaan raportteja, jotka vaikuttavat tärkeisiin liiketoimintapäätöksiin. Koska hallittavia asiakirjoja on kahta tyyppiä, niiden tehokkaan järjestämisen vuoksi tulisi laatia asiakirjojen hallintasuunnitelma.
Asiakirjojen hallintasuunnitelmaan sisältyy periaatteessa
Asiakirjanhallintasuunnitelman kehittäminen säästää vaivaa et löydä tarvitsemaasi asiakirjaa, kun sitä tarvitset.
Kehittäminen asiakirjan hoitosuunnitelman pohjimmiltaan sisältää seuraavat vaiheet:
Standardien asettaminen asiakirjojen luomisessa. Yrityksillä on erilaisia asiakirjoja, jotka kokoontuvat joka työpäivä. Esimerkkejä näistä ovat myyntilaskut, maksuilmoitukset, kuitit, taseet, laskentataulukot ja myyntiraportit. Jotta nämä asiakirjat olisivat hyvin järjestettyjä, niiden luomisessa on oltava olemassa oleva muoto tai standardi. Päätä kussakin asiakirjassa käytettävä muoto tai malli. Luo vakiomenettely asiakirjojen jakamista tai tarkistamista varten. Lopuksi varmista, että kaikki yritysasiakirjojen tuottamiseen osallistuvat ovat suuntautuneita asettamiisi standardeihin.
Päätä asiakirjojen tallennusmenettelystä. Paperiasiakirjoilla on suuremmat mahdollisuudet vahingoittua, ja olisi parasta tehdä asiakirjojen skannaus ja kuvankäsittely, jotta näistä asiakirjoista olisi myös sähköinen kopio. Nyt kun sinulla on myös sähköisiä kopioita paperiasiakirjoistasi, voit päättää asiakirjojen säilytyksen fyysisestä näkökulmasta. Paperiasiakirjat voidaan tallentaa arkistokaappeihin, kun taas sähköiset asiakirjat voidaan tallentaa tietokoneeseen tai tietokonepalvelimeen. Kummassakin tapauksessa on tärkeää, että sinulla on ennalta määrätty tapa arkistoida ja hakea asiakirjojasi tehokkaasti. Paljon rahaa ja mahdollisuuksia menetetään, kun tarvittavia asiakirjoja on vaikea löytää. Päätä seuraavaksi menettelytapa siitä, miten arkistoit yritysdokumentit. Esimerkiksi vuoden lopussa voit koota kaikenlaisia asiakirjoja vain yhteen isoon kansioon tai sideaineeseen ja merkitä siihen luomisvuoden. Sähköisiä asiakirjoja varten voit luoda tietokoneellesi vain kansion, johon on merkitty vuosi, ja siirtää kaikki sähköiset asiakirjat sinne tyypin mukaan.
Luo tiedostojen hakujärjestelmä. Jälleen kerran tiedä, että aika ja raha voivat kadota, kun henkilökunnan on vaikea hakea tiedostoa. Hyvä asiakirja hakujärjestelmän saavutetaan, jos asiakirja varastoinnin menettelyn olette kehittäneet on tehokas. Toinen tapa estää ongelmat asiakirjojen noutamisessa on luoda tiedostojen sijaintiluettelo. Tämä on luettelo, joka tulostetaan ja lähetetään yrityksen jokaiselle työasemalle. Määritä sekä asema että kansio tietokoneessa tai arkistokaapissa, josta tietty asiakirja löytyy.
Ajattele tapoja pitää asiakirjat turvassa. Tämä tarkoittaisi turvajärjestelmien asentamista laitokseen ja kaikkien mahdollisten sisäänkäyntien varmistamista. Aseta aikataulu tiedostojen varmuuskopioinnille ja nimeä asema, johon varmuuskopiotiedostot tallennetaan. Älä tallenna varmuuskopiotiedostojasi samalle kiintolevylle, johon alkuperäiset elektroniset tiedostot on tallennettu.
Kehittäminen asiakirjan hoitosuunnitelma säästää vaivaa ei löytää asiakirjan tarvitset, kun sitä tarvitaan.
