Muista, että kun valitset eri väreillä olevia kansioita, värejä tulisi käyttää yritystodistusten optimointiin.
Yritysasiakirjat ovat tärkeimpiä paperikappaleita, joita koskaan kohtaat, ja jopa pienyrityksille yritysasiakirjojen määrä voi kasautua. Koska et voi yksinkertaisesti heittää näitä pois, tässä on joitain parhaita tapoja pitää sotku alhaalla ja järjestää yritysasiakirjat.
Tuloveroilmoitukset
Tiedostokansiot. Yksi tärkeimmistä käyttämistäsi työkaluista on tiedostokansio, jos aiot järjestää yritysasiakirjat klassisen arkistokaapin avulla. Tiedostokansiot ovat lyhyitä ja pitkiä kokoja käsittelemiesi asiakirjojen tyypistä riippuen. Näitä voi ostaa myös eri väreissä. Muista, että kun valitset eri väreillä olevia kansioita, värejä tulisi käyttää yritystodistusten optimointiin. Voit esimerkiksi käyttää valkoisia kansioita tuloveroilmoituksiin, sinisiä kansioita takuuseen jne.
Otsikot. Varmista, että luot otsikot erityyppisille asiakirjoille. Otsikot tai tarrat voidaan kirjoittaa kansioiden välilehdelle, vaikka voit kirjoittaa ne myös kansion etuosaan. Kansioiden välilehdet ovat kuitenkin parhaita paikkoja kirjoittaa otsikko, koska sen avulla voit helposti huiputtaa otsikkoon ilman, että sinun tarvitsee vetää koko kansiota.
Kun ne on muutettu PDF-tiedostoiksi, voit käyttää tekstianalyysityökaluja PDF-tiedostojen tekstin skannaamiseen.
Kopioiden luominen. Jotkin asiakirjat voidaan kuitenkin tallentaa digitaalisesti. Jos sinulla on tiettyjä yritysasiakirjoja, joita sinulla on varaa digitalisoida, tee se. Tämä estää sinua keräämästä liikaa yritystodistuksia. Tätä varten tarvitset skannerin. Liitä skanneri tietokoneeseen ja luo sillä skannattu asiakirja. Yleensä skannatut asiakirjat tallennetaan kuvatiedostoina, kuten JPEG.
Kuvatiedostojen muuntaminen. Voit kuitenkin muuntaa kuvatiedostot PDF-tiedostoiksi tulostamalla ne Adobe Printer -sovelluksella, joka muuntaa tiedostot PDF-tiedostoiksi. Kun ne on muutettu PDF-tiedostoiksi, voit käyttää tekstianalyysityökaluja PDF-tiedostojen tekstin skannaamiseen. Näin voit nopeasti kopioida ja liittää tekstin PDF-tiedostosta Word-asiakirjaan, jotta sinun ei enää tarvitse kirjoittaa koko tekstiä itse.
Ilmaiset tiedostojen salausohjelmat
Järjestäminen. Aivan kuten järjestät paperiasiakirjat arkistokaappiin, sinun on järjestettävä myös asiakirjojen pehmeä kopio kansioihin. Jos haluat lisäsuojaa, varsinkin jos kyseessä on arkaluontoista tietoa yrityksestäsi tai yrityksestäsi, sinun on myös salattava tiedostot. Yksi ilmaisista tiedostojen salausohjelmista, joita voit käyttää, on True Crypt, joka tarjoaa hyvän suojaustason ilmaiseksi.
Lopuksi voit myös harkita tärkeiden tiedostojen ja asiakirjojen CD- tai DVD-kopioidenpolttamista varmuuskopioina. Muista kuitenkin, että DVD-levyt tulisi säilyttää poissa auringonvalosta ja happamasta ympäristöstä, joka voi tuhota levyn. Nämä vaiheet mielessä sinun pitäisi pystyä järjestämään yritysasiakirjat ja pitämään ne helposti saatavilla ja turvallisina.
