Microsoft Excel -taulukko lukee kuin kysymys ja vastaus -sivu, ja sitä käytettiin usein pikaviitteenä.
Usein liike- ja henkilökohtaisissa projekteissa tarvitaan luettelo. Sitten tarvitaan yksityiskohtainen luettelo, josta tulee kaavio tai taulukko. Sitten taulukosta tulee järjestelmä tai useita sivuja interaktiivisia tietoja, ja sinä päätät matriisin tai laskentataulukon. Käytitpä termiä luettelo, kaavio, taulukko, taulukkolaskenta tai matriisi, Microsoft Excel on todennäköisesti paras pikakuvake tietojen kirjoittamiseen tietokoneeseen, päivittää tietosi ja tulostaa ne houkuttelevassa muodossa. Kun olet syöttänyt alkuperäisen mallin tiedot sarakkeisiin ja riveihin, huomaat, että käytät uudelleen alkuperäisiä asetuksiasi useita kertoja, samalla kun tuotat useita muunnelmia tarpeen mukaan. Kun käytät Microsoft Exceliä muiden kuin proosadatojen, kuten numeroiden, lauseiden, nimien tai luetteloiden, hallintaan, huomaat, että tietosi ovat mukautettavissa moniin tilanteisiin.
Microsoft Excelia käytetään usein numeerisiin tietoihin, mutta se on hyödyllinen myös lauseissa ja nimissä, joissa kaavio voi koostua enimmäkseen tekstistä numeroiden sijaan. Esimerkiksi entisellä pomollani oli monimutkainen kiinteistönsuunnittelutilanne, jossa jokaista tusinaa tiliä ohjasi erilaiset oikeudelliset asiakirjat. Kaaviossa, jonka valmistin hänelle, ei ollut numeerista tietoa, mutta neljä käytettyä ilmausta, kuten "Lewellyn Trustin ohjaama", toistettiin eri muodoissa koko sivulla. Microsoft Excel-kaavio lukee kuten kysymys ja vastaus sivun, ja sitä käytettiin usein pikaohjeena.
Microsoft Excel -taulukkomuoto
List Manager-toiminto on Microsoft Excel ponnahtaa ylös automaattisesti, kun kattaa pöydän näin. List Manager auttaa toistamalla taulukon keskeiset lauseet, joten saman lauseen useita kertoja kirjoittamista ei tarvita. Sivun yläosassa olevat sarakeotsikot sisälsivät "tilin nimi", "asianajajan nimi" jne. Ja muutama päivämäärä näytettiin niin, että asiakirjan viimeisin kirjoittaminen sisällytettiin luetteloon. Tämän luettelon saaminen siitä, mistä tilistä ohjattu oikeudellinen asiakirja todennäköisesti säästää hänelle rahapajan konsulttipalkkioissa, koska hän pystyi etsimään kartanonsa perusominaisuudet kaivamatta vanhojen tiedostojen ja pitkiä asiakirjoja. On kätevää muistaa, että Microsoft Excel -taulukko, joka sisältää pääasiassa tekstitietoja, voi toimia "pikaopas" -oppaana.
Ehkä tarvitset tietoihin suuntautuneemman luettelon, joka sisältää yhtälöt. Jos näin on, Microsoft Excelin käyttö säästää paljon aikaa ja estää monia päänsärkyä. Jotkut ihmiset huomaavat, että heidän on luonnosteltava taulukko tai ainakin luettelo paperin sarakeotsikoista ennen kirjoittamista, mikä voi olla erittäin hyödyllistä. Ajattele sarakkeiden otsikoita kunkin luokan tunnisteina. Esimerkiksi useita vuosia sitten laatimassani rahoitustaulukossa sivun yläosassa on aina neljän kuukauden tiliarvot, joten ensimmäisen vuosineljänneksen otsikot luetaan seuraavasti: tammikuu, helmikuu, maaliskuu ja huhtikuu. Vasemmassa sarakkeessa on laajempi muoto, joten tilin nimessä on tilaa kirjoittaa. Oikea sarake laskee prosenttimuutoksen viime kuusta tähän kuukauteen käyttäen yhtälöä Microsoft Excel.
Tämän taulukon alkuperäinen kokoonpano annettiin useita vuosia sitten, mutta olen käyttänyt sitä joka kuukausi ja parantanut sitä väreillä, täytteillä, alaviitteillä ja useilla muilla vaihtoehdoilla vuosien mittaan. Kun pomolla oli silmäleikkaus, laajensin sitä muuttamalla tulostimen asetuksia. Kun tilit suljettiin, rivi voitiin poistaa ja lisätä alaviite varojen siirtoon. Sama Microsoft Excelin perustaulukko on palvellut tätä toimintoa yksinkertaisen tiedosto-valikkokomennon avulla"Tallenna nimellä", jonka tiedostonimeksi on lisätty seuraavan kuukauden nimi. Esimerkiksi seuraavan kuukauden tammikuun sarake poistetaan ja toukokuun sarake lisätään huhtikuun viereen. Pieni muutos "prosenttimuutos" -kaavaan syötetään niin, että toukokuun tilin arvoja verrataan huhtikuun eikä maaliskuun arvoihin. Sitten malli on valmis seuraavalle kuukaudelle, joten kun tiliotteet on vastaanotettu, luurankolaskentataulukko on jo alustettu käytettäväksi.
Edellä kuvatussa kuukausitilin arvotaulukossa on automaattiset summat kunkin sarakkeen alaosassa. Nämä ohjelmoidaan helposti Microsoft Exceliin kirjoittamalla "+" -merkki. Muokkausruutu tulee näyttöön, kun konekirjoittaja käyttää ensin plusmerkkiä, sitten Excel auttaa käyttäjää syöttämään solualue, jolta summa lasketaan. Voit kirjoittaa solun osoitteen tai vain napsauttaa sitä, niin kaavan muokkausapuri antaa vihjeitä. Esimerkiksi tammikuun tiedot ovat sarakkeessa "B" alkaen solusta B2 ja päättyen soluun B34. Solu B35 sisältää yhtälön "SUM B2 - B34". Voit kirjoittaa tämän kaavan napsauttamalla hiirtä lisättävällä alueella tai kirjoittamalla lisättävät solujen osoitteet. Paina Enter, kun olet muokannut kaavaa,ja palaat takaisin säännöllinen kirjoittamistila.
Vältä vahingossa tapahtuvaa poistamista
Microsoft Excelin luettelonhallintatoiminto avautuu automaattisesti, kun valmistelet tällaista taulukkoa.
Summan sisältävä solu näyttää yleensä yhtälön tuloksen - luvun - mutta ei näy yhtälöä, paitsi kun käyttäjä on yhtälömuokkaustilassa. Yhtälön tai kaavan numeerinen summa ohjelmoidaan helposti näitä periaatteita käyttäen, laskemalla yhteen kaikki tiliarvot tammikuulle. Napsauta helmikuun sarakkeen alaosaa, kirjoita plusmerkki, käytä samaa yhtälöä ja toista nämä vaiheet myös muut kuukaudet. Jotta vältät ohjelmoitujen solujen vahingossa poistamisen, joissa kaavat piiloutuvat, suosittelen käyttämään solun suojausasetusta taulukon niissä sijainneissa. Microsoft Excelissä kaavasolut voidaan näyttää myös värityyppisinä muistuttamaan käyttäjää siitä, mihin EI pidä syöttää tietoja yhtälön päälle.
Toinen yllä kuvatun kuukausitilit-taulukon yhtälö tai kaava on prosenttimuutos-sarake. Jälleen voit luonnostella aikomuksesi lyijykynällä ja paperilla ennen tämän yrittämistä, jos se näyttää monimutkaiselta ensimmäisellä kerralla, kun käytät Microsoft Exceliä. Haluat tietää yhdellä silmäyksellä, mikä muutos oli kunkin tilin arvossa viime kuun lopusta (maaliskuu eli kuluvan kuukauden loppuun tai huhtikuuhun). Tätä ajatusta käytetään myös neljännesvuosittaulukoissa, joissa on eri sarakeotsikot ryhmittelemään kuukaudet yhteen. Voit aloittaa yhtälön uudelleen kirjoittamalla plusmerkin ja siirtymällä siten Microsoft Excel -yhtälöiden muokkaustoimintoon.
Sitten haluat kirjoittaa solun "E2" tai huhtikuun sarakkeen ylimmän tietorivin, jonka "D2" -solu vähentää. Tämä on ero huhtikuun ja maaliskuun tietojen välillä, positiivinen luku huhtikuun voiton ollessa kyseessä tai negatiivinen luku, jos tappiota esiintyi. Älä riski hämmennystä syöttämällä yhtälö taaksepäin, niin että tappio näkyy voittona; jokainen on taipuvainen tekemään tämän virheen ennemmin tai myöhemmin. Seuraava vaihe on jakaa ero ensimmäisellä kuukaudella tai maaliskuussa, jotta saat desimaalin tai prosenttiosuuden. Koska tässä klassisessa "delta" - tai "change" -suhdeyhtälössä on kaksi vaihetta, se laskee oikein, kun syötät sen sulkeilla, seuraavasti: + (E2-D2) / D2. Antamasi kaava on kuin komento, joka tarkoittaa tässä solussa, että laske ero huhtikuun ja maaliskuun välillä,ja jaa se maaliskuun arvolla, jotta suhde näytetään desimaalina tai prosentteina.
Nyt kuukausittaisen muutoslaskennan tulos näkyy oikean sarakkeen yhdessä solussa. Entä sarakkeen muut solut? Tässä Microsoft Excelin käyttö tarjoaa monia älykkäitä pikavalintoja. Voit kopioida tämän kaavan hiirellä seuraavaan soluun alaspäin ja seuraavaan, ja huomaat, että kaava mukautuu asianmukaisesti rivien 3, 4, 5, 5 jne. Tietojen käyttöön. Kyllä, kaavat Excel on suhteellinen, joten ne sopeutuvat tällä tavalla, ellet nimenomaisesti käske niitä olemaan absoluuttisia eikä suhteellisia, minkä säästän uudelle oppitunnille. Tämän menetelmän avulla Microsoft Excelissä voit helposti kopioida muutosprosenttikaavan täyttääksesi kaikki tämän taulukon oikeanpuoleisen rivin solut.
Näiden "summa" ja "delta" -kaavojen avulla monet talousluettelot voidaan laatia ja päivittää säännöllisesti Microsoft Excelin avulla. Voit lisätä houkuttelevia muotoilunäyttöominaisuuksia asettamalla desimaalien nollaksi, jos haluat pyöristää lähimpään dollariin tai jos haluat pilkkuja suuremmille luvuille. Muoto-valikossa voit valita, miten tiedot näkyvät kussakin solussa. Sillä prosentuaalinen muutos pylväs, käytä prosenttia muotoa valinta, mutta anna desimaalin tarkkuudella osoittamaan, niin että pylväs ei vahingossa kierroksella kaikkea nollaan, koska prosenttia arvot ovat yleensä vähemmän kuin yksi.
Monimutkainen tietokanta, joka analysoi osakekursseja
Kun alat luetella tietoja ja analysoida niitä laskentataulukoiden avulla, näet useita Microsoft Excelin käyttötarkoituksia. Lista luettelosta kaistan nimistä, niiden yhtenäiset koot ja maksettu / maksamaton tila, taulukkolaskentataulukkoon, johon kirjoitetaan muutama muuttuja ja muut solut ovat kaavoja, on monia sovelluksia, jotka voivat hyötyä lyhyestä Microsoft Excelin tarjoamat leikkaukset. Olen käyttänyt Microsoft Exceliä yksinkertaisen luettelon lemmikkilääkkeistä ja niiden vanhentumispäivistä, mutta olen myös käyttänyt sitä monimutkaisen tietokannan analysointiin osakekursseista. Muista, että sanallinen luettelo voi olla taulukko, mutta niin voi olla myös numeroiden murskausluettelo, kuten yllä olevissa esimerkeissä kuvataan.
Ajattele sitä tällä tavalla: Kaikki tiedot, jotka normaalisti kuvittaisit laskimella, saatetaan näyttää paremmin kaaviona. Aina kun kyseessä on useita yhtälöitä, kuten sen ennustaminen, kuinka hinta muuttuisi tietyssä tilanteessa, käytä samaa taulukkomallia eri lähtötietoilla tai "muuttujilla". Muista vain tallentaa jokainen skenaario eri tiedostonimellä, jos haluat käyttää sitä myöhemmin uudelleen. Kun siirrät sarakkeita tai lisäät uusia rivejä, palaa takaisin ja tarkista kaavan sisältö ja solujen osoitteet säännöllisesti. Kaavojen kopiointi on kätevää, mutta voit saada hikkauksia, jos olet poistanut sarakkeet, joista kaava etsii tietoja. On hauskaa löytää Microsoft Excelin käyttötarkoituksia, joita kukaan muu ei ole ennen nähnyt, ja jokainen voi säätää Exceliä hieman tehdä oma luettelo, matriisi tai taulukko.
