Kuinka valita parhaat sähköpostiarkistointiratkaisut?

Sähköposti tai sähköpostit ovat jo pitkään korvanneet perinteisen etanapostin viestinnän kannalta. Sähköpostin edut ovat lukuisia; syy, miksi sitä käytetään sekä henkilökohtaisista että liiketoiminnallisista syistä. Koska nämä tiedot ovat luonteeltaan sähköisiä, niitä on todella vaikea tallentaa, varsinkin jos niitä on kertynyt vuosien varrella suuri määrä. Ratkaisu, johon monet liike-elämän organisaatiot luottavat, on sähköpostin arkistointi.

Periaatteessa sähköpostiarkistointi on ratkaisu, joka tallentaa kaikki vastaanotetut ja lähetetyt sähköpostit yritykselle. Tämä on välttämätöntä vastata sähköpostin noudattamisohjeet in suhteen viestinnän ja varastointi.

Virtuaalinen varastosäiliöjärjestelmä

Koska tässä arkistoinnissa käytetään virtuaalista varastosäiliöjärjestelmää, tämän lähestymistavan katsotaan olevan hyödyllinen seuraavissa asioissa:

• Rajoittamaton tallennustila. Sähköpostiarkistointiratkaisujen tarjoama rajoittamaton kapasiteetti postilaatikoille auttaa yrityksiä, jotka vastaanottavat valtavan määrän sähköposteja. Vanhoja sähköposteja ei tarvitse poistaa, mutta niillä on silti tilaa enemmän, mikä auttaa täyttämään sähköpostin säilytyskäytännön.
• Helppo sähköpostin käyttö. Tämän ohjelman noudattama asiakirjojen arkistointiprotokolla antaa organisaatioille mahdollisuuden löytää vanhoja sähköposteja tarvittaessa. Yksi sähköpostikäytäntö asiakirjojen pitämiseksi tietyn ajanjakson ajan on saavutettu.
• Lisääntynyt palvelimen suorituskyky. Se, että asiakirjojen arkistointi käyttää virtuaalista laitetta yrityksen sähköpostipalvelimen sijasta, tekee eron. Järjestelmän suorituskyky ja tehokkuus säilytetään parhaimmillaan, koska sähköpostipalvelimien tallennustilaa ei ole täynnä.

Mitkä ovat parhaat sähköpostiarkistointiratkaisut?

Asiakirjojen arkistointiratkaisuja on oikeastaan kahdenlaisia, molemmilla on tietysti samat lopputulokset. Paras ratkaisu riippuu kuitenkin yrityksen vaatimuksista. Tässä on lyhyt kuvaus kahdesta:

• Päivitetty sähköpostiarkistointi. Sähköpostiarkistoinnin tehtävät suorittaa yleensä yrityksen IT-osasto. He käyttävät lähinnä sähköpostiarkistotoimittajan ohjelmistoa auttamaan sähköpostien tallentamisessa.
• Isännöityjen sähköpostien arkistointi. Tässä järjestelmässä sähköpostin tai arkistonvaihdon tehtävät välitetään sähköpostiarkistoyhtiölle eikä heidän IT-osastolleen. Hyvä asia tässä järjestelmässä on, että IT-osastolle voidaan antaa enemmän aikaa suorittaa muita tehtäviä yrityksessä.

Sähköpostin arkistointiratkaisu

Kysymys kuuluu nyt, mistä tiedät mikä on paras sähköpostin arkistointiratkaisu yrityksellesi. Tämän päätöksen tärkeimmät tekijät ovat IT-osasto, budjetti ja yrityksessä liikkuvien sähköpostien määrä.

Jos sinulla on pieni IT-osasto, jolla on suuri määrä saapuvia sähköposteja tallennettavaksi vaihtoarkistoon, on parempi sijoittaa isännöityyn sähköpostiarkistointiin. Toisaalta, jos sinulla on suuri IT-osasto, jolla ei ole budjettia ulkopuoliseen arkistointiin, päivitetty sähköpostiarkistointi ei ole huono valinta.

Loppujen lopuksi riippumatta siitä, minkä tyyppisen valitset yrityksellesi, tärkeintä on, että saavutat kaikki tavoitteet kaikkien näiden sähköpostien käsittelyssä. Olipa kyse sähköpostin vaatimustenmukaisuudesta tai tallennuksesta, molemmat voidaan saavuttaa viime kädessä valitsemallasi sähköpostin arkistointiratkaisulla.