Jos käytät Outlook Expressiä, Eudoraa tai jotain muuta tärkeintä sähköpostiohjelmaa, joka lataa sähköpostisi suoraan tietokoneen kiintolevylle, saatat olla utelias, kuinka voit arkistoida sähköpostiviestisi. Tai saatat miettiä, "Kuinka kopioin sähköpostiviestin CD- tai DVD-levylle?" No, aiomme kattaa tämän ja paljon muuta, kun keskustelemme sähköpostin tallennustilan hallinnasta.
Niille teistä, jotka eivät tunne sähköpostien arkistointi, kun arkistoida sähköpostia, olet säästää kopiot viesteistä haluat säilyttää panemalla ne tallessa, joka ei sijaitse sähköpostiosoitteesi. Viestit siirretään sähköpostiohjelman yleisestä postilaatikosta tai kansioista. Ne asetetaan CD-levylle, levykeasemalle tai muulle kiintolevyn alueelle. Sähköpostisi arkistointi on täysin sinun tehtäväsi. Harkitse kuitenkin sähköpostinhallintasuunnitelman laatimista, ennen kuin aloitat viestien tallentamisen häiriöttömällä tavalla.
Ne asetetaan CD-levylle, levykeasemalle tai muulle kiintolevyn alueelle.
Saat parhaat tulokset tallentamalla sähköpostisi CD-levylle ja kiintolevylle. Jos kiintolevyllesi tapahtuu jotain, viestit arkistoidaan edelleen levylle, kun tarvitset niitä. Seuraavat vaiheet varmistavat, että osaat arkistoida sähköpostisi oikein, mihin tahansa päätät tallentaa ne.
Aloita valitsemalla sähköpostit, jotka haluat arkistoida. Käy läpi sähköpostisi ja määritä, mitkä sähköpostit haluat säilyttää ja mitä et tarvitse. Tässä vaiheessa voit poistaa tarpeettomat sähköpostit ja saada viestisi valmiiksi arkistoitavaksi.
Kun olet valmis arkistoimaan, siirry työpöydälle ja napsauta hiiren kakkospainikkeella taustaa. Valitse uusi vaihtoehto ja tee sitten uusi kansio napsauttamalla "kansio". Tätä kansiota käytetään viestien kirjoittamiseen CD-levylle, jossa ne arkistoidaan myöhempää käyttöä varten.
Jos sähköpostiohjelma ei ole auki, sinun on avattava se tässä vaiheessa. Tee selaimestasi pienempi, jotta voit pitää sähköpostin auki ja silti nähdä luomasi uuden kansion (työpöydälläsi). Siirry sähköposteihin, jotka olet päättänyt arkistoida, ja valitse ne (voit yleensä tehdä tämän asettamalla valintamerkin sähköpostin viereiseen ruutuun).
Kun olet valinnut kaikki arkistoitavat sähköpostit, siirry selainikkunan yläosassa olevaan "työkalut" -kohtaan ja valitse "Merkitse offline-tilaan" tai vastaava vaihtoehto.
Kun olet tehnyt tämän, sinua pyydetään joko lataamaan ne nyt tai lataamaan ne myöhemmin. Jos et ole valmis lataamaan niitä nyt, voit ladata ne myöhemmin, mutta et voi siirtyä seuraavaan vaiheeseen, ellet ole tehnyt sitä.
Kun olet valmis lataamaan sähköpostit, paina "lähetä / vastaan" -painiketta, jotta valitut viestit voidaan ladata. Sinun on ladattava nämä sähköpostit, ennen kuin siirryt vaiheeseen 5.
Vedät nyt lataamasi valitut sähköpostit Saapuneet-kansioon ja pudotat ne uuteen luomaasi kansioon. Tämä luo kopiot kaikista kiintolevyllä olevista sähköposteistasi. Useimmissa sähköpostiohjelmissa, kun siirrät sähköpostia postilaatikostasi näin, se merkitsee ne automaattisesti poistettaviksi. Tällä ei tietenkään ole väliä, koska sinulla on useita kopioita.
Nyt kun sähköpostit kopioidaan luomallesi työpöydän kansioon, voit polttaa kansion CD-levylle. Tämän pitäisi olla yhtä helppoa kuin mennä kansion yläosaan ja napsauttaa "polttaa CD: lle" -vaihtoehtoa, kun olet ladannut tyhjän levyn CD-asemaan.
Jos jätät kansion järjestelmään, sinulla on kaksi kopiota. Yksi kopio sijaitsee juuri polttamallasi levyllä ja toinen kiintolevylläsi kansiossa, johon sijoitit viestit.
Jos haluat tallentaa tärkeitä sähköposteja, sinun tulee arkistoida nämä viestit säännöllisesti. Tämä suojaa sinua kiintolevyn kaatumisilta, jotka voivat pyyhkiä tallentamasi arkistoidut sähköpostit.
