Kuinka käyttää hotellivarauksen näytekirjettä?

Hotellihuoneiden varaaminen on yhtä helppoa kuin soittaa hotellille ja kertoa henkilökunnalle, että tarvitset tätä ja sitä. Online-varaus on melko suosittu myös monien hotellien keskuudessa niiden online-varauspalveluilla. On kuitenkin tapauksia, joissa hotellihuoneiden varaamiseksi on lähetettävä hotellivarauskirje. Tätä tarvitaan yleensä yritystoimintaan. Ongelmana on, että monet ihmiset ovat tottuneet epäviralliseen varaamiseen, että varauskirjeen kirjoittamisesta tulee pelottava tehtävä.

Hotellivarausnäyte kirjeitä verkossa

Onneksi verkossa on hotellivarausnäytekirjeitä, joita voidaan käyttää kirjeen mallina. Etsi ensin sopivin näytekirje. Jos esimerkiksi varaat yritystapahtuman, etsi sama kirje. Jos varaat yritysten väliseen yrityskokoukseen, etsi sitten hotellivarauskirje samaan tarkoitukseen. Kirje voidaan ladata tai kopioida ja sen avulla voit kirjoittaa oman hotellivarauksen kirjeen. Noudata alla olevia ohjeita, kun käytät mitä tahansa hotellivarauksen mallikirjainta:

• Täytä tarvittavat tiedot. Pohjimmiltaan näytekirjaimen käyttö on kuin tyhjien kohtien täyttäminen. Joissakin näytekirjeissä on "Kadunimesi", "Kaupunkisi", "Maasi" jne. Nämä lauseet kysyvät näitä tietoja. Korvaa ne kadunimelläsi, kaupungillasi ja maallasi. Samaan aikaan on olemassa muita näytekirjaimia ilman ilmeistä muuttujaa. Sen sijaan siinä on kadun nimi, kaupunki ja maa. Sinun tarvitsee vain korvata ne omalla osoitteellasi.
• Tarkista tarvittavat tiedot. Anna kirjeessä mahdollisimman paljon tietoja. Tarvittavat lisätiedot ovat nimesi, henkilöiden lukumäärä (mukaan lukien kuinka moni heistä on aikuisia ja lapsia), huonetyyppi, oleskelun kesto, yön määrä, saapumis- ja lähtöpäivä sekä odotetut mukavuudet.
• Ilmoita erityiset pyynnöt. Jos sinulla on erityisiä pyyntöjä, ilmoita ne kirjeessä. Ehkä tarvitset lisävuodevaatteita, vuokra-auton tai henkilökohtaisen piika. Ilmoita kaikki nämä erityispyynnöt kohteliaasti. Vahvista hotellilta, jos he voivat toimittaa kaikki nämä pyynnöt.
• Vahvista kokonaismaksu. Joissakin näytekirjeissä ilmoitetaan hotellivarauksen kokonaiskustannukset ja että lähettäjä ymmärtää, että kustannukset on maksettava etukäteen. Lisää haluamasi maksutapa, kuten luottokortti tai sekki. Hotelli ilmoittaa vastauksessaan, että tällaiset maksut ovat hyväksyttäviä vai ei. Jos ei, he ehdottavat muita tapoja maksaa varaus.
• Anna yhteystietosi. Hotellin on ehkä vahvistettava lähettämäsi tiedot, tai heillä voi olla parempia ehdotuksia vierailustasi. Heidän on otettava sinuun yhteyttä sähköpostisi, matkapuhelinnumerosi, toimiston tai faksinumeron kautta.
• Muokkaa hotellivarauskirjainta. Lue kirje uudelleen ja katso, että se sisältää kaikki tarvittavat tiedot. Kirje on oltava lyhyt, selkeä ja ytimekäs. Pyydä toista henkilöä lukemaan kirje sinulle ja huomauttamaan virheistä.

Ei ole väliä kuinka hyvin kirjoitit kirjeen, jos käytit mallikirjainta vai et. Varmista vain, että kaikki kirjeessä antamasi tiedot ovat oikeita ja täydellisiä.