Ostotilausnumerojärjestelmän määrittämisessä on periaatteessa kaksi tapaa: Käytä esipainettuja ostotilauslomakkeita, joissa on järjestysnumerot. Tai voit käyttää kirjanpito-ohjelmistoasi tulostaa ostotilaukset yrityksen ostotilausnumerojärjestelmällä. Ostotilausnumerot ovat erittäin tärkeitä, ja ne on sidottava alkuperäisiin myyntitilausnumeroihin hyvän tilausrekisterin ylläpitämiseksi. Ostotilausnumero palvelee toiseen tarkoitukseen viittauksena asiakkaiden ja toimittajien mahdollisista tilauksen toimituksesta ja toimii toissijaisena jotta radan kirjanpito järjestelmien vastaanottaa tilauksesi. Näin saat aikaan numerointijärjestelmän ostotilauksillesi.
Numeroidut myyntitilauslomakkeet
Käytännöllisissä tarkoituksissa yrityksessä, jossa käytetään säännöllisesti numeroituja myyntitilauslomakkeita, myyntitilausnumero on helppo sisällyttää osaksi ostotilauksen jäljen numeroa. Lisää vain numeroinen numero, joka osoittaa, että se on nyt ostotilaus. Esimerkiksi: Jos myyntitilauksen numero on 1044, käytä matematiikan numeroa, joka osoittaa johdonmukaisesti, että se on ostotilaus, kuten numero 2. "1" tarkoittaa, että se alkoi myyntitilauksena, myyntiprosessin ensimmäinen vaihe. Luku "2" osoittaa, että se on nyt ostotilaus nro 21044, seurantaprosessin toinen vaihe. Tämä toimii vain, jos ostotilauksia ei ole esipainettu numerojärjestelmällä, ja ne voidaan lisätä, kun tulostetaan kirjanpito-ohjelmistosta.
Parhaat ja tarkimmat järjestelmät kaikille liiketoimille ovat järjestelmät, joissa käytetään johdonmukaista numeroseurantaa. Joissakin yrityksissä jokaiselle asiakkaalle annetaan tilinumero tai erityinen asiakastunnus. Jos ostat sisäisiä tarvikkeita myyjiltä, jokaisella myyjällä voi olla myös tilinumero, joka auttaa luomaan ostotilausnumerojärjestelmän. Jos ostoksia tehdään toissijaisilta toimittajilta asiakkaalle, sido asiakkaan ostotilausnumero kaikkiin tuleviin kirjanpitotapahtumiin. Esimerkiksi, toimittaja, ostat widgetin asiakkaalle toiselta toimittajalta. Teidän tilauksessa omaan ulkopuolella myyjä on oman yrityksen ostotilauksen kappaleen numero jota käytetään, kun widget lähetetään sinulle tai asiakkaallesi sen mukaan, kumpi sattuu. Kaikki lähetysasiakirjat perustuvat tunnistamiseen yrityksen ostotilausnumeroon. Tämä seurantatilausmenetelmä on ratkaiseva, kun lähetetään kansainvälisesti. Aloita yrityksesi ostotilausnumerojärjestelmä asiaankuuluvalla ja helposti tunnistettavalla numerokoodilla. Monet yritykset tunnistavat asiakkaansa asiakaskoodilla. Tämä koodi voi sisältää myyjän numeron, tilauspäivän ja ostosten järjestysnumeron.
