Jos olet koskaan saanut palkinnon liittovaltion virastolta ja ihmettelit, mitä kaikki numerot ja kirjaimet tarkoittavat, et ole yksin. Jokaisella liittovaltion sopimuksessa tai ostotilauksessa olevalla kirjaimella ja numerolla on erityinen merkitys. Kirjeissä ilmoitetaan, mikä virasto antoi ostotilauksen, minkä tyyppistä rahoitusta käytettiin (joko sotilaallinen tai siviilirahoitus); tilikausi, jolloin määräys annettiin; tyyppi osto ajoneuvon (sopimus, ostotilaus, koska tarjouspyyntö pyyntö tarjouksen tai ehdotuksen) ja lopuksi numeerisen tunnisteen, joka on seuraavana vuorossa voidaan hyödyntää.
Määrittelemätön toimitustyyppi
Näytän sinulle hypoteettisen ostotilausnumeron, jonka armeijan osasto, Corps of Engineers, Baltimore District, olisi antanut, esimerkki olisi DACA31-09-P-0001. Kaksi ensimmäistä kirjainta "DA" edustavat armeijan osastoa, "C" on Corps of Engineers, "A" osoittaa, että armeijan rahoitusta käytettiin ostotilauksen kohteiden hankintaan. Seuraava numerosarja on "31", tämä numero muuttuu vastaamaan tilauksen kirjoittanutta piiriä, "31" on Baltimoren piiri. Seuraava numero tilauksessa on "09", tämä numero osoittaa tilikauden, johon tilaus kirjoitettiin. Seuraava kirjain esimerkissäni on "P"tämä kirje osoittaa, että ostotilaus putosi pienelle ostosalueelle. Tämä kirje voi muuttua ostotilauksen luonteesta riippuen, esimerkki olisi "D" määrittelemättömälle toimitustyyppiselle sopimukselle tai "C" sopimukselle, joka ylittää pienyritysten kynnyksen, tai "F", joka osoittaisi, että osto tehtiin olemassa olevasta GSA-sopimuksesta. Järjestyksen neljä viimeistä numeroa ovat peräkkäisiä numeroita, jotka osoittavat kuinka monta tilausta on kirjoitettu. Esimerkissäni "0001" olisi tilikauden "09" ensimmäinen tilaus.
Kaikki liittohallituksen virastot käyttävät melkein samoja tunnisteita riippumatta siitä, oletko tekemisissä laivaston, sosiaaliturvalaitoksen tai Hudin osaston kanssa. Heidän kaikkien on tunnistettava missä he sijaitsevat, minkä tyyppisiä palkintoja he tekevät, minkä verovuoden he ovat, mikä on rahan väri (sotilaallinen tai siviili) ja seuraava järjestysnumero heidän tilausjärjestelmässään.
Joten älä tunne kadonneita, kun tarkastelet ostotilausta, jonka sait juuri liittohallitukselta. Määräyksen antanut henkilö tietää tarkalleen, mitä kukin kirjain ja numero edustavat, kaikki koodin salauksessa. Onnea.
