Tee luettelo ensin
Ostotyö saattaa kuulostaa yksinkertaiselta. Mutta se voi olla monimutkaista, jos toimistotarvikkeiden ostamiseen on olemassa tiettyjä menettelyjä. Ostohakemuslomakkeissa voi selvästi näkyä näiden tarvikkeiden hyväksyttävä toimittaja sekä sallittu hinnoittelu. Joissakin tapauksissa näissä lomakkeissa voi olla myös luettelo suositeltavasta hankittavien tarvikkeiden taulukosta. Joka tapauksessa on hyvä tehdä inventaario käyttäen erittelyluetteloa, josta valita tarvittavat toimistotarvikkeet. Näin on yleensä hyvin suurissa yrityksissä, joissa useat osastot määrittelevät velvollisuuden ostaa toimistotarvikkeita yhdelle henkilölle kussakin osastossa. Siten tarve hankintalomakkeelle seurata ostoja osastoittain ja arvioida tarkasti, missä tarpeet ovat yleisimpiä ja käytön määrä suurin. Pienemmissä yrityksissä tämä työ voi kuitenkin olla toimistopäällikön, sihteerin tai virkailijan vastuulla.
Osta toimistotarvikkeita
Kun on aika ostaa toimistotarvikkeita...
Jopa pienissä yrityksissä tavarat, kuten kopiopaperi, niitit, kansiot, teippi, kirjoituspöydät ja muistilaput, ovat perustarve. Kun on aika ostaa toimistotarvikkeita, on hyvä liiketoimintatapa vertailla hinnoittelua toimittajilta toisille. Lähetyskustannuksissa voi olla eroja "Lähetys" ja "Lähetys" myyntiehdoista sekä näiden tuotteiden todellisista hinnoista, etenkin kun ne ostetaan irtotavarana. On myös hyvä kysyä, onko OEM-alennus kanta-asiakkaille ostettaessa suurempia esineitä, kuten sideaineita, paperinmurskaimia, sähköpuristimia ja erikoistuotteet, kuten kirjelomakkeet yrityksen logolla ja myynninedistämismyynnit. Työskentele alkuperäisestä luettelosta, joka saattaa tarvita vain säännöllistä päivitystä. Muista seurata hinnoittelua varastoluettelossa, koska hinnankorotukset ovat väistämättömiä. Kun tarve ostaa toimistotarvikkeita ilmenee, on paljon yksinkertaisempi tehtävä työskennellä edellisestä luettelosta. Varastoluettelon, joka vauhdittaa ostamista, tulisi sisältää myös tietoja, kuten toimittajan nimi, luettelonumerot, värit ja koot, jos sellaisia on. Tämä säästää paljon työtä, kun on aika ostaa toimistotarvikkeita.
Toimistotarvikkeiden ostaminen
Seuraava askel on toimistotarvikkeiden osto, jossa on kattava luettelo tarvikkeista. Toimistotarvikkeita on tällä hetkellä useita tapoja:
- Suoraan toimittajalta lähimmässä paikassa
- Puhelimella
- Luettelosta
- Verkossa
Nämä 4 menetelmää tarjoavat mahdollisuuden vertailuhinnoitteluun.
