Yleensä lehdistötilaisuus pidetään tiedotusvälineille tutussa paikassa, kuten kunnallisessa rakennuksessa tai hotellissa.
Lehdistötilaisuuden pitäminen on yksi parhaista tarjouksista, joita voit tehdä tuotteelle tai palvelulle tai tietyn asialistan luomiseksi. Lehdistön kokoaminen yhdessä antaa tarinallesi mahdollisuuden tulla esille ja siten tunnetuksi kaikkialla. Et kuitenkaan pidä vain lehdistötilaisuutta ja odota, että media kertoo tarinasi. Sinun pitäisi olla valmistautunut ja tarinasi olla uutisen arvoinen.
Ennen kuin valmistaudut, ajattele sitä, onko lehdistötilaisuuden järjestäminen paras tapa tehdä? Lehdistötilaisuus on paras valinta, jos tarinasi on uutinen, mielenkiintoinen ja ajankohtainen. Ajattele muita tapoja mainostaa tuotteitasi tai levittää uutisia. Ehkä lehdistötiedotteen lähettäminen on parempi kuin lehdistötilaisuuden pitäminen.
Lehdistötilaisuus
Jos olet jo varma, että lehdistötilaisuus on paras, tee seuraavat valmisteluvihjeet:
Valmista paikka lehdistötilaisuutta varten. Paikan valinnassa kannattaa ottaa huomioon monia asioita, ja sen saatavuus mediahenkilöille on yksi. Yleensä lehdistötilaisuus pidetään tiedotusvälineille tutussa paikassa, kuten kunnallisessa rakennuksessa tai hotellissa. Voit myös valita tuotteeseesi liittyvän paikan, kuten jos myyt jotain opiskelijoille, koulu on hyvä valinta.
Harkitse myös paikan majoituskapasiteettia. Kuinka monen ihmisen odotat tulevan lehdistötilaisuuteen? Jos televisio on näkyvissä, paikassa tulisi olla riittävästi tilaa kameroiden asettamiseen. Olisi myös oltava pistorasioita. Jos kyseessä on ulkoilmatapahtuma, varmista, että sinulla on vaihtoehtoinen paikka huonon sään sattuessa.
Huono idea
Valmista paikka lehdistötilaisuutta varten.
Valitse lehdistötilaisuuteen paras aika ja päivä. Kun puhutaan lehdistön parhaasta päivästä, sen pitäisi olla tiistaista torstaihin. Maanantai ja perjantai ovat yleensä kiireisiä päiviä, ja maanantai on tavallinen päivämäärä tärkeille kokouksille ja tapahtumille. Perjantait taas ovat kiireisiä päiviä päivän ja viikon määräaikojen voittamiseksi. Viikonloppu on myös huono idea, koska vain muutama henkilökunta on käytettävissä lehdistötilaisuuden kattamiseksi.
Paras aika on se, että valitset aamun, esimerkiksi klo 9–11. Tällä tavalla lehdistötilaisuus voi olla koko päivän tapahtuma ja auttaa mediamiehiä voittamaan iltapäivän tulostuksen.
Minkä tahansa päivän ja ajan valitset, varmista, että aloitat lehdistötilaisuuden ajoissa. Media-ihmiset ovat kiireisiä ihmisiä. Ne on vielä muita tapahtumia kansi. Ajoissa ansaitset kunnioitusta mediasta.
Kutsu. Median neuvonnan lähettäminen on paras tapa kutsua mediahenkilöitä. Neuvonnalla tulisi olla kaikki tiedot tapahtumasta. Lähetä tämä faksilla, sähköpostilla tai sähköpostilla viikkoa ennen tapahtumaa, jotta muokkaajille jää aikaa miettiä tarinaa ja antaa reportteri. Päivitä ne vähintään kaksi päivää ennen tapahtumaa, jotta voit arvioida, kuinka monta menee. Niiden kutsuminen lisää myös kiinnostusta tapahtumaan.
Valmistele materiaalit. Pidä tarkistuslista kaikesta, mitä tarvitset lehdistötilaisuuteen, kuten hyvät kaiuttimet, mikrofoni, valot, pöydät, tuolit, tietolehti, lehdistötiedote, esitysmateriaalit ja elintarvikkeet.
Lehdistötilaisuuteen valmistautuminen voi olla pelottava tehtävä. Mutta niin kauan kuin teet sen oikein, näet suuren vaikutuksen. Pyydä myös apua, koska valmisteluun on varmasti paljon tehtävää. Näin voit keventää kuormitustasi ja keskittyä tärkeämpiin asioihin, kuten lehdistötilaisuuden sisältöön.
