Paikalla on oltava sopiva tila, joka sopii mukavasti pidettävän tapahtuman tyyppiin.
Aluksi punastua, tämä saattaa kuulostaa vaikealta, mutta se voi olla myös hauskaa.
Päättämiseksi tapahtuman parhaasta tapahtumapaikkapaikasta, joka on kriittinen tapahtumasi täydellisen menestymisen kannalta, on tärkeää tuntea yrityksen tai vuokrausasiamiehen tarpeet. Kun olet tunnistanut haluamasi tapahtumistilan tyypin ja tarkoituksen, tapahtumapaikkavalinnassa on silti otettava huomioon monia tekijöitä. Tärkeää on tietysti ensin kassalla ja käydä sivustolla omakohtaisesti.
Tässä on joitain ohjeita:
Tunnista päivämäärät. Varmista, että tarkistat kalenterin tarkasti, koska ajoitus vaikuttaa moniin päätöksiin. Esitä sitten itsellesi kysymyksiä, kuten milloin vieraasi todennäköisimmin saapuvat? Ja mitä vapaata tilaa näille vieraille voidaan varata?
Organisaatiot pitävät kokouksia
Milloin tapahtuma pidetään todennäköisimmin? Kun näihin on vastattu, on tärkeää tunnistaa käytettävissä olevat paikat, joissa tapahtuma voidaan järjestää. Kaikilla tapahtuman tarpeilla varustettu hotelli on yleensä suosituin tapahtumapaikka, jossa organisaatiot pitävät kokouksia ja tapahtumia, mutta se ei ole ainoa vaihtoehto. Tämä on aika olla todella luova. Sitten perustuu teema kokouksen, mikä parhaista paikoista tulee mieleen? Arvioi kokemuksestasi, mihin vieraat haluaisivat mieluummin osallistua kaikkien käytettävissä olevien paikkojen joukossa?
Kokeile harkita muita paikkoja kuin hotellia, jotka voivat lisätä osallistumisastetta tai houkutella osallistujien huomiota.
Etsi sopiva tapahtumapaikka. Paikalla on oltava sopiva tila, joka sopii mukavasti pidettävän tapahtuman tyyppiin. Täyttääkö tapahtumapaikka ohjelmasi erityiskriteerit? Pystyykö se vastaamaan myös tuotanto, viihde, audiovisuaalisiin, ääni- ja muihin teknisiin tarpeisiisi? Onko laitoksen yleinen kunto organisaatiosi korkeiden vaatimusten mukainen?
Negatiivinen palaute johtuu
Ja mitä vapaata tilaa näille vieraille voidaan varata?
Ruoka ja juoma ovat ehdottomasti erittäin tärkeitä itse yritystapaamisten aiheena. Vaikka ihmiset eivät käy tapahtumissa ennen kaikkea saadessaan ilmaisen aterian mielessään, he haluavat silti mieluummin jättää tapahtuman ollessaan tyytyväisiä riittävään valikkoon. Parempi on olla erittäin varovainen, ettei ruoasta tai paikan valinnasta johtuen ole negatiivista palautetta, koska hänen maineensa seuraa tapahtumasuunnittelijaa pitkään ja voi vaikuttaa hänen kokemuksiinsa.
Pitäisikö sen olla buffet vai istua ateria? Molemmilla on hyvät ja ei niin suotuisat kohdat, joten tapahtumahenkilöiden on tehtävä kypsä kokenut päätös, minkä he valitsevat. Pakollinen on myös sellainen uskonto, jota jotkut osallistujat voivat noudattaa, ja ruokavalion rajoitukset. Ovatko nämä erityiset osallistujat tyytyväisiä siihen, mitä ruokana tarjotaan?
Laske budjetti. Runsaalla budjetilla voidaan suunnitella paremmin tapahtuma, joka voi olla suuri. Tapahtumasuunnittelija voi aina suunnitella suuren tapahtuman runsaalla budjetilla.
