Kuinka valmistaa käsikirja toimistomenettelyistä?

Toimistomenettelyjen käsikirjan pitäminen on välttämätöntä jokaiselle työpaikalle, etenkin pienille yrityksille tai yksityisille yrityksille, jotka ovat vasta aloittamassa, olipa kyseessä sitten lääketieteellinen klinikka, asianajotoimisto tai hallintotoimisto. Ensisijainen syy manuaalin laatimiseen on laatia standardit tiettyjen tehtävien suorittamiseksi ja ylläpitää laadukasta työvoimaa. Kun kehität laadukasta työvoimaa, voit ehdottomasti tuottaa laadukkaita tuotteita, tuotteita tai palveluja asiakkaille.

Ennen kaikkea muuta, sinulla on ensin oltava asianajaja oikeudellisena neuvonantajana toimiston käsikirjaan, jota aiot valmistella. Hän voi yhtä hyvin antaa sinulle neuvoja siitä, miten aiot järjestää käsikirjan, ja hän on myös vastuussa sen laillisuudesta. Seuraava asia, josta on huolta, on luonnos- ja kirjoitusprosessi.

Tässä on muutamia vinkkejä kirjoittamismenettelyyn:

1. Kirjoita helposti ymmärrettävällä kielellä. Huomaa, että lukijat ovat työntekijöitä. Pidä se lyhyt ja yksinkertainen. Tee siitä lyhyt ja suora asia. Monimutkaisten ja erittäin teknisten termien käyttö saa heidät vain hämmentämään (varsinkin vasta palkatun henkilöstön kohdalla), jos tulee aika tarkistaa toimiston käsikirja.
2. Anna positiivinen sävy. Ihmiset tekevät todennäköisemmin tietyn vastuun, kun heille kerrotaan kevyesti esitetyllä tavalla eikä negatiivisella sävyllä, koska se vetoaa ihmisen tunteisiin.
3. Käytä 5 W: tä ja 1 H: ta toimenpiteen selittämisessä. (Kuka, mitä, milloin, missä, miksi ja miten). Hyvin yksityiskohtaisen prosessin tarjoaminen ei saa heitä menettämästä pienten tehtävien suorittamista etenkin inventaariomenettelyjen osalta. Tämä on erittäin kriittinen osa, koska puhumme täällä resursseistasi.
4. Ota työntekijät mukaan ja tee heistä osa aivoriihiä. Useimmiten he tuntevat tehtäviensä suorittamisen tai henkilöstömenettelyjen erityispiirteet ja yksityiskohdat. Tämä voi olla myös paikka keskustella heidän demokraattisista oikeuksistaan, kuten työsuhde-etuuksista, sairausvakuutuksista ja poissaoloista. Jotkut toimistokäytännöistäsi voidaan myös tuoda esiin, kuten pukukoodeja tai univormuja koskevat säännöt.

Tietenkin kirjoitusprosessin jälkeen on tehtävä sarja muokkauksia ja muokkauksia tekstin johdonmukaisuuden, kieliopin tarkistusten ja joidenkin muiden teknisten ominaisuuksien suhteen.

Näyteosuudet

Seuraavaksi voit nyt jatkaa leikkaamista. Selvitä, mitkä menettelyt tai käytännöt koskevat mitä osiota. Joitakin esimerkkiosia ovat: kirjanpito, hallinto, asiakaspalvelu, hätäpalautus, tekniikka, ympäristö, raha-asiat ja luottotiedot, tietojärjestelmät, valmistus, henkilöstö, myynti ja markkinointi, tietoturva ja toiminnot, toimitus ja ostaminen. On sinun tehtäväsi nimetä kukin osa.

Viimeistele lopuksi käsikirja tarjoamalla puitteet henkilöstön ja työntekijöiden kuulemiselle. Sinulla, asianajajallesi ja jokaisen osaston (tai kenen tahansa vastaavan, tarvittaessa) edustajalla on allekirjoitettava lopullinen luonnos, joka osoittaa, että kaikki ovat hyväksyneet käytännöt ja menettelyt.

Taata työntekijöiden vähimmäisvalvonta

Aluksi voi olla vaikeaa valmistella toimisto-ohjeiden käsikirjaa, koska se vie paljon aikaa, vaivaa ja energiaa, mutta se maksaa varmasti pitkällä aikavälillä. Se takaa työntekijöiden vähimmäisvalvonnan ja saa samalla heidät toimimaan tehokkaasti.