Kuinka vakiotoimistomenettelyt määritetään?

Jokainen hyvä yritys tarvitsee toimivan vakiotoimistomenettelyn, jos hän haluaa tuoda yhteen motivoituneen ja tehokkaan työryhmän. Se on menestyvien yritysten salaisuus, ja sen pitäisi siksi olla kaikkien yritysten perustajien ensisijainen huolenaihe.

Toimiston yleiset käytännöt

Menettelyjen kirjoittaminen on helpointa, kun päämäärä, johon haluat siirtyä, on mielessäsi selvä. Rakenna vaiheet siten, että ne heijastavat saavutettavia tuloksia. Perusvinkki erinomaisen toimistokäsikirjan luomisessa on, että sinulla on selkeä, helppo seurata sääntöjä ja ohjeita, joita kaikki voivat noudattaa. Toimiston yleiset käytännöt suunnitellaan huolellisesti ja ammattimaisesti estämään ongelmien syntyminen ensinnäkin. Näin sinun on tehtävä:

1. Aivoriihi. Ihmiset usein unohtavat tämän vaiheen, koska se vie paljon aikaa. Jotkut voivat johtaa epävakaaseen, ennenaikaiseen työvoimaan, koska suunnitelma tuli tyhjästä. Realistinen, hyvin harkittu suunnitelma tuottaa tuottavampia tuloksia kerralla. Joten kerää ensin yrityksen tärkeimmät toimijat ja hanki ideoita. On vastuullista tehdä nähdä yksi tilanne useissa eri näkökulmista. Näin kaikki havaitut ongelmat kaikilta mahdollisilta puolilta otetaan perusteellisesti huomioon ja niille annetaan sopivat ratkaisut. Pidä päämääräsi mielessäsi ja työskentele yhdessä kohti tätä.
2. Kirjoita ensimmäinen luonnos. Tämä karkea suunnitelma, vaikka se onkin alustava, toimii lähtötilana, josta lähtökohta testikokeille. Haluat, että tulevat muutokset ovat vähäisiä, koska tämän pitäisi olla jo lähellä täydellisiä.
3. Ensimmäinen testaus. Henkilöstö- ja inventaariomenettelyt on kokeiltava kentällä. Tämän avulla voit tutkia toimintamekanismia ja pystyä tunnistamaan työsuunnitelman vahvuudet ja heikkoudet. Anna jokaiselle työntekijällesi kopio ensimmäisestä luonnoksesta ja anna heidän myös ilmaista omat ajatuksensa. Kysy heiltä, jos heillä on ollut vaikeuksia ja jos on, kuinka parhaiten käsitellä niitä. Terve työsuhde pitää kaikkia motivoituneita, koska he kokevat liian tärkeä osa saavuttamisessa yrityksen tavoitteita.
4. Napauta ulkoiset resurssit. Palkkaa asiantuntija tai konsultti neuvonantajaksi. On hyvä idea saada ulkopuolinen jäsen osallistumaan kehitys- ja testausprosessiin. Ulkopuolisen näkökulma on hyödyllinen uusien ideoiden ja tapojen keksimisessä, joilla voidaan luovammin ratkaista ongelmia ja tehdä muutoksia.
5. Liittäminen. Olet nyt valmis kirjoittamaan lopullisen luonnoksen. Tarkista annetut ehdotukset tarkasti tehtyjen testien perusteella. Huolehdi siitä, että eniten ansaitut ehdotukset sisällytetään tarkistettuun suunnitelmaan. Suoritetut toimistomenettelyt voidaan havainnollistaa eri muodoissa niiden monimutkaisuuden mukaan. Yksi tapa on luetella yksinkertaistetut vaiheet; toinen on sijoittamalla vaiheet hierarkkiseen järjestelyyn kuten pystysuoraan vuokaavioon tai graafisessa muodossa. Pidä se lyhyt ja yksinkertainen, mutta varmista, että idea on kristallinkirkas.
6. Posti ja harjoittelu. Kutsu kokous ja keskustele vakiintuneista toimistomenettelyistä kaikkien kanssa. Varmista, että kaikki kohdat on hyvin selitetty ja ymmärretty. Viihdytä kysymyksiä. Tämä lisää todennäköisyyttä, että sitä noudatetaan uskonnollisesti.
7. Viimeiseksi, seuraa. Johtajana sinun on seurattava edistymistä. Näin varmistetaan, että standardit ovat edelleen tiukasti kunnossa. Etsi poikkeamia tavoitteista, tarkista mahdolliset laskelmat.

Yrityksen on tehtävä leikkaus ylläpitämällä laatua ja osaamista kasvavien ja muuttuvien työvaatimusten keskellä. Onnea!