Sinun tehtäväsi on varmistaa, että tämä tapahtuu asettamalla keskusteluaiheet parhaaseen mahdolliseen järjestykseen.
Aikataulun käyttäminen voi säästää aikaa ja stressiä. Sen avulla voit suunnitella kokouksen yksityiskohdat etukäteen, jotta kaikki tärkeä sisällytetään keskusteluihin. Ja kaikki asianosaiset kiittävät sinua organisaatiosta, jonka esityslista tuo kokoukseen ja auttaa sitä sujuvasti ja nopeasti. Nauti esityslistan eduista seuraamalla tätä ohjelmaa esityslistan laatimisesta.
Vaihe 1
Valmistaudu etukäteen. Koko ajatus esityslistasta on niin, että olet valmis kokoukseen etukäteen. Käytä siis aikaa muistiinpanojen lisäämiseen kokoukseen. On myös hyvä lähettää sähköpostitse kaikille kokoukseen osallistujille kerätäksesi aiheita, joista he haluavat keskustella. Tee tämä vähintään 2 päivää ennen kokousta.
Vaihe 2
Koko ajatus esityslistasta on niin, että olet valmis kokoukseen etukäteen.
Sijoita aiheet parhaaseen järjestykseen. Esityslistan pitäisi auttaa kokousta sujumaan sujuvasti. Sinun tehtäväsi on varmistaa, että tämä tapahtuu asettamalla keskusteluaiheet parhaaseen mahdolliseen järjestykseen. Jos muutama kohde voidaan yhdistää, tee se. Järjestä sitten keskusteltavat asiat tärkeyden ja ajan järjestyksessä. Voit päättää saada nopeat aiheet pois tieltä asettamalla ne esityslistan alkuun. Lisää sitten tärkeimmät asiat, joista on tärkeää keskustella ja jotka vievät todennäköisesti eniten aikaa. Tai päinvastoin. On sinun mieltymyksesi, laitatko suurimmat keskusteluaiheet ensin (jotta voit olla varma, että heitä käsitellään) tai lähellä esityslistan loppua (jotta voit olla varma, ettei mitään suljeta pois kokouksesta). Löydät nopeasti, mikä menetelmä toimii parhaiten yrityksellesi.
Vaihe 3
Kirjoita esityslista. Luo ammattitaitoinen ohjelma kirjoittamalla se nopeasti tekstinkäsittelyohjelmaasi. Ilmoita kaikkien läsnä olevien nimet, päivämäärä ja numeroi sitten kokouksessa keskusteltavat asiat. Voit myös varata ennustetun ajan kullekin keskusteluaiheelle, jotta voit muotoilla arvauksen siitä, kuinka kauan kokous kestää (tai sen pitäisi kestää). Tarkista, ettei esityslistalla ole virheitä ja välitä se sitten kaikille kokoukseen osallistuville. (Saatat joutua tekemään muutamia muutoksia kirjoittamaasi esityslistaan, kun olet saanut palautetta siitä kollegoiltasi. Varmista, että jokaisella henkilöllä on päivitetyin sähköinen versio kirjallisesta esityslistasta ennen kokouksen alkua.)
Vaihe 4
Kopioi esityslista. Kopioi kaikkien osallistujien asialista useita minuutteja ennen kokouksen alkua. (Et halua tehdä tätä paljon aikaisemmin kuin kokousaika, koska siihen tehdään epäilemättä muutoksia. Tallenna puu!) Jaa esityslista kollegoillesi heidän saapuessaan kokoukseen. Ja anna esityslista kenelle tahansa, joka tallentaa kokouksen pöytäkirjan puolestasi. Se auttaa häntä järjestämään työnsä.
