Kuinka puhdistaa työpöytäsi ja pitää se puhtaana pysyvästi?

Kotiyrityksenä henkilökohtaiset ja yritysasiakirjat voivat tulla nopeasti ylivoimaisiksi. Kuitenkin, kun noudatat yksinkertaista järjestelmää ja sinulla on tapana lajitella usein, tunnet olevasi vähemmän stressaantunut, vähemmän hukkua ja paljon tuottavampi. Puhumattakaan siitä, että säästät todennäköisesti muutaman tunnin viikossa, kun EI tarvitse etsiä "kadonneita" paperityötä! Aina kun tarvitset tärkeän asiakirjan, se on aivan käden ulottuvilla.

ARKISTOINTIJÄRJESTELMÄ

Tämä hyvin yksinkertainen järjestelmä saa sinut tapaan ryhmittyä. Ryhmittele vain samanlaiset asiakirjat yhteen ja nimeä ne. Paperityötä on paljon helpompi käsitellä, jos sinulla on vain yksi kourallinen vastaavia esineitä kerrallaan.

Tämän järjestelmän avulla sinulla on nykyiset voiton ja tappion laskelmat käytettävissä milloin tahansa. Suurena bonuksena voit suorittaa kirjanpidon helposti viimeistään vuosittain 31. joulukuuta mennessä - ja yrityksesi vähennykset ovat valmiita kirjanpitäjälle valmistelemaan veroilmoituksesi aikaisin!

1. IN-laatikko. Aseta matala "IN" -laatikko tai kenkälaatikko työpöydän lähelle.

2. Jäteastiat. Laita 3 roskakoria lähelle ja merkitse se seuraavasti: roskakori, roskakori, silputtu roskakori.

3. Arkistointilajittelijat. Laita 2 muovista / lankaista seisovaa työpöydän tiedostojen lajittelijaa työpöydällesi. Merkitse yksi "Henkilökohtainen" ja toinen "Liiketoiminta". Lisää kuhunkin lajittelijaan seuraavat tiedostokansiot. Muoviset "laatikkopohjaiset" kansiot ovat riittävän suuria, jotta niihin mahtuu paljon paperia (eikä mikään putoa sivuilta), ja ne ovat myös värikoodattuja. Nimeä kukin kansio (tarrakirjoittimella tai mustalla Sharpie-merkinnällä) nopeaa käyttöä varten.

   Henkilökohtaiset asiakirjat - tarvitset 7 tiedostokansiota

   • Saapuva / lajiteltava
   • Tehdä
   • Erääntyvät laskut
   • Maksetut kuitit
   • Saadut tulot
   • Tiliotteet
   • Tiedostoon / Muut

   Yritysasiakirjat - tarvitaan 10 tiedostokansiota

   • Saapuva / lajiteltava
   • Tehdä
   • Erääntyvät laskut
   • Maksetut kuitit
   • Saadut tulot
   • Tiliotteet
   • Tapahtumat Tulossa
   • Aikataulut menneet
   • Yhteystiedot - Uusi
   • Tiedostoon / Muut

4. Alkuperäinen lajittelu. Kerää kaikki kasaamasi asiakirjat laatikoihin. Skannaa sitten jokainen asiakirja nopeasti ja heitä se oikeaan tiedostokansioon yllä olevan luettelon mukaisesti. Se vie vähemmän aikaa kuin luulet - jos työpöytäsi on erittäin sotkuinen ja kasattu, niin ehkä tunti tai kaksi. Tulet yllättymään siitä, kuinka paljon kevyempi sinusta tuntuu ja "asioiden päällä". Voit heittää väliaikaisia laatikoita, koska nyt käytät IN-laatikkoa päivittäin.

5. Erityishankkeet. Sinulla voi olla suuria, käynnissä olevia projekteja, jotka ovat liian suuria heittämään tiedostokansioihin. Jos näin on, projekti saattaa tarvita oman tiedostokansion tiedostokotelossa. Tai ehkä oma laatikko, jos projekti on suuri. Muista merkitä se, jotta löydät sen nopeasti!

SEURANTA

Sinulla on tapana lajitella tiedostokansioihisi nopeasti. Leikkaa sitten vähän aikaa viikossa ja kuukaudessa tiedostokansioiden tyhjentämiseksi ja tietojen syöttämiseksi tietokoneellesi. Paina nyt vain painiketta ja tulosta verotietosi vuoden lopussa!

1. Päivittäinen huolto. Lajittele se heti, kun saat postisi. Muista tyhjentää kuitit ja paperit taskuistasi, kukkarostasi ja autostasi IN-laatikkoon. Aseta yleinen roskaposti (sanomalehdet ja aikakauslehdet) RECYCLE-lokeroon ja henkilökohtainen roskaposti (joka sisältää nimesi tai muita tietoja) SHRED-lokeroon. Helpoin tapa lajitella postisi heti, kun saat sen, mutta jos sinulla on suurta kiirettä, voit heittää kaiken IN-ruutuun ja lajitella sen seuraavana päivänä.

2. Viikoittainen viimeistely. Syötä joka viikko maksettujen kuittien tiedostokansioiden sisältö ja tulot vastaanotetut tiedostokansiot kirjanpitotietojärjestelmään ja tallenna sitten arkistokaappiin. Kirjoita joka viikko myös uudet yhteystiedot (käyntikortit) yhteystietokantaan, laita ne seuranta-aikatauluusi ja heitä sitten kortit.

3. Kuukausittainen viimeistely. Vedä kuukausittain tiliotteesi (sekä henkilökohtaiset että liike-) tiedostokansioista ja tasapainota ne. Sitten viilaa ne arkistokaappiin. Suorita kuukausiraportit, kuten Tulot / kulut, Kassavirta ja Voitto ja tappio. Olet nyt valmis mihin tahansa tilinpäätökseen ja olet valmis veroilmoitukseen!

4. Asiakirjojen hävittäminen. SHRED-astiassa olevien asiakirjojen tulee olla kokonaan leikattuja tai silputtuja tai poltettuja takassa (muista valvoa). Kierrätä roskakorin asiakirjat voidaan kierrättää ruskeaan paperipussiin roskakorin kanssa (toivottavasti kaupunkisi kierrättää; jos ei, vie se kierrätysasemalle).

Tässä on toinen hieno tapa: vie paperit joka päivä, kun nouset autostasi, mukaan. Älä jätä dokumentteja autoon yöksi (varsinkin jos asiakirjoissa on luottamuksellisia tai arkaluontoisia tietoja, kuten asiakkaiden tietoja). Ja vähentää entisestään riskiäsi siitä, että asiakkaasi joutuvat henkilöllisyysvarkauksien uhreiksi (huolimattomuutesi vuoksi), muista pitää toimiston ovesi aina lukittuna!

Järjestäytyminen ja pysyminen on helppoa. Kyse on muutaman yksinkertaisen tapan luomisesta itsellesi. Ja sitten seuraa järjestelmääsi!