Tarkista yrityspuhelimesi tiedostomuodovaatimus ja vie tallennettu viesti siinä muodossa ladattavaksi yrityspuhelimeesi.
Jos käytät oman yrityksen olet käytännön johtamisessa liiketoimintaa. Olet miehitetty suurimman osan ajasta. Useimmiten et ole työpöydällesi, vaan olet jonnekin hoitamassa asiakkaita ja käsittelemällä liiketoiminnan eri puolia. Sinulla voi olla tai ei ole ylellisyyttä, että sinulla on vastaanottovirkailija tai avustaja, joka hoitaa puhelinta ja vastaa puheluihin.
Ammattimainen äänitetty tervehdys
Tässä on vaiheet siitä, miten voit tallentaa nauhoitetun puhelimesi ammattimaisemmaksi.
Ensimmäiset näyttökerrat laskevat paljon, kun asiakas soittaa sinulle. Jos et pysty vastaamaan puheluun kerralla, soittajan tulisi kuulla viesti, jossa kerrotaan, että et ole tällä hetkellä käytettävissä. Ammattitaitoinen tervehdys, joka sisältää viestin, jonka asiakkaasi olisivat tyytyväisiä, on siksi erittäin tärkeää yrityksellesi ja asiakkaiden säilyttämiselle. Tässä on vaiheet siitä, miten voit tallentaa nauhoitetun puhelimesi ammattimaisemmaksi.
Osta yrityspuhelin automaattisella hoitajaominaisuudella.
Kirjoita käsikirjoituksesi muistiin. Sen tulisi olla lyhyt ja asiaankuuluva, ja siinä tulisi olla riittävästi yksityiskohtia asiakkaan tyydyttämiseksi siitä, miksi et pysty osallistumaan hänen puheluunsa. Sen tulee sisältää yrityksesi nimi, lyhyt lausunto puhelun arvostamisesta ja lausunto, joka ilmoittaa soittajalle, että hänen puheluunsa ei voida vastata tällä hetkellä. Komentosarjan tulee sisältää kutsu soittajalle jättää viesti ja ohjeet viestin nauhoittamiseen. Sinun tulisi myös antaa heille aikataulu, jolloin voit palauttaa heidän puhelunsa. Aikaa käsikirjoituksesi. Sen pitäisi olla enintään 25 sekuntia. Veer pois melkein tavallisesta alkulauseesta soittajalle, että heidän puhelunsa on sinulle tärkeä. Tätä ilmausta on käytetty yhä uudelleen ja se on jopa osa joistakin ennalta tallennetuista puhelinviesteistä.
Muokkaa viestiskriptiäsi sopivaksi, kunnes olet tyytyväinen siihen. Harjoittele lukemista ääneen useita kertoja ja tarkista, kuuluuko komentosarja oikein. Pyydä ystävääsi lukemaan tai kuuntelemaan sitä, jotta saat syötteitä. Ystäväsi on varmasti kuunnellut myös useita nauhoitettuja tervehdyksiä.
Jos tietokoneellasi on asennettuna äänen tallennusohjelmistosovellus, tee siitä otos tervehdyksestä. Sitten voit kuulla, miltä se todella kuulostaa, ja selvittää, kuulostaako äänesi, aksenttisi ja sävelkorkeutesi ammattimaiselta ja liikemiehiseltä, mutta kutsuvalta.
Tallenteen tulee olla terävä ja selkeä. Tee äänitys yöllä, kun kaikki olivat menneet kotiin ja toimisto on hiljaa. Ulkopuoliset äänet voivat pilata tallennuksen.
Tarkista nauhoitus. Sen pitäisi olla oikeassa tahdissa, eikä se saa kuulostaa kiireiseltä. Jos äänesi ei kuulosta ammattimaiselta ja asialliselta, pyydä joitain henkilöstösi tekemään se tai voit pyytää ystävää, jolla on hyvä ääni, äänittämään se sinulle.
Tarkista tiedostomuoto vaatimus oman yrityksen puhelinjärjestelmän ja viedä nauhoitettu viesti tässä muodossa lataamalla yrityksesi puhelimeen. Ohjelmoi puhelimesi toistamaan ammattimaisesti nauhoitettu viesti aina, kun et voi osallistua puheluun kerralla.
