Tässä on yleinen ohje lokikirjan käytöstä, jotta saat käsityksen.
Lokikirjoja käytetään eri asetuksissa, työpaikoilla ja toimialoilla. Heidän ensisijainen tehtävänsä on pitää kirjaa toiminnasta, tapahtumasta, työstä tai projektista. Lokikirjoja voidaan ostaa tai personoida, mutta käyttö on melkein sama. Sinun tarvitsee vain antaa kaikki tarvittavat tiedot annetuissa kentissä. Tässä on yleinen ohje lokikirjan käytöstä, jotta saat käsityksen.
Tee otsikko lokikirjaan. Varsinkin jos pidät useita lokikirjoja, on järkevää kirjoittaa tai tulostaa lokikirjan nimi etusivulle. Tämä estää yhden lokikirjan vaihtamisen toisen kanssa. Muista sisällyttää myös päivämäärä tai kattavat päivämäärät. Anna tarvittaessa lyhyt kuvaus lokikirjasta. Voit esimerkiksi ilmoittaa lokikirjan tarkoituksen tai henkilöt, jotka ovat mukana toiminnassa tai projektissa, josta pidät kirjaa.
Nimeä otsikot. Lokikirjassa on oltava useita sarakkeita jokaisella sivulla. Tähän sinun pitäisi laittaa kaikki yksityiskohdat. Jos haluat tehdä tiedoista paljon järjestäytyneempiä, anna nimi jokaiselle sarakeotsikolle. Esimerkiksi, jos päiväkirjasi on tarkoitettu kuukausikulujen kirjaamiseen, otsikot voivat olla "Ruokakulut", " Yleislaskut ", "Korvaukset", "Matkakulut", "Kaasu" ja "Vakuutukset". Ole niin tarkka kuin voit nimittäessäsi otsikoita, jotta voit helposti tunnistaa, minkä otsikon alle tietyt tiedot sijoitetaan.
Kirjoita kuvaukset. Kuvaukset ovat välttämättömiä tietyntyyppisissä kalastuspäiväkirjoissa, kuten lääketieteellisessä päiväkirjassa, kuukautiskirjassa ja matkapäiväkirjassa. Jos haluat kirjoittaa kuvauksia, varmista, että varataan sarake, joka on tarpeeksi leveä lauseiden ja lauseiden sijoittamiseen. Muista pitää kuvaukset lyhyinä ja täsmällisinä, koska ne on tarkoitettu ymmärrettäviksi yhdessä käsittelyssä.
Jos haluat tehdä tiedoista paljon järjestäytyneempiä, anna nimi jokaiselle sarakeotsikolle.
Syöttönumerot. Useimmat lokikirjat sisältävät lukuja ja määriä. Jos pidät tällaista lokikirjaa, varmista, että antamasi numerot ovat oikein. Ota huomioon desimaalit, murtoluvut ja prosentit. Muista olla tarkka laskelmia tehtäessä. Tarvittaessa pyöristä luvut ylöspäin. Luvut lasketaan yhteen ja kirjoitetaan summa annettuun kenttään.
Tarkista merkinnät. Muista käydä läpi lokikirjan tiedot useita kertoja havaitaksesi mahdolliset virheet. Jos näet sellaisen, tee heti korjaus, varsinkin kun mikä tahansa virhe voi vaikuttaa lokikirjan eheyteen. Jos käytät tietokoneohjelmaa päiväkirjan tekemiseen, merkinnän korjaaminen on melko helppoa. Mutta jos kirjoitat merkinnät käsinkirjoituksella, korjaukset voivat jättää lokikirjan hieman sotkuiseksi. Joten tässä on yksi muistettava vinkki: Varmista, että tiedot ovat oikein, ennen kuin syötät ne lokikirjaan, jotta virheet voidaan välttää.
Muista pitää lokikirjasi turvallisessa paikassa. Jos ryhmä aikoo käyttää sitä, varmista, että siihen pääsee helposti. Jos se on henkilökohtainen lokikirja, säilytä sitä paikassa, josta kukaan ei pääse siihen. Päivitetyn ja tarkan lokikirjan pitäminen vaatii johdonmukaisuutta ja huolellisuutta. Joten jos tarvitset sitä työssäsi, terveytesi seuraamiseksi tai kulujen hallitsemiseksi, sinun on oltava erityisen kärsivällinen.
