Tarvitset joitain puhujia ja erityisvieraita osallistumaan kokoukseesi houkutellaksesi lisää ihmisiä.
Konferenssin järjestäminen ei ole helppo tehtävä, mutta se ei ole mahdotonta. Sinun täytyy vain olla omistautunut ja sinun on osattava käyttää resurssejasi. Voit seurata alla olevia vinkkejä oppiaksesi kuinka järjestää kokous helposti.
Etsi sijainti. Ensimmäinen vaihe on etsiä paikkaa, jossa voit pitää konventin. Sinulla on paljon vaihtoehtoja tähän. Voit varata juhlasaleja, kokouskeskuksia, hotelleja ja jopa ulkotiloja. Valitse sijainti, joka sopii parhaiten järjestettävälle konventtityypille. Keskustele sijainnin johtajan kanssa ja kysy joitain kysymyksiä.
Aseta päivämäärä ja kellonaika. Määritä kokouksen tarkka päivämäärä ja kellonaika, jotta voit varata sijainnin ja aloittaa seuraavien vaiheiden suorittamisen. Jotkut konventit kestävät muutaman päivän. Kun asetat kokouspäivää, älä valitse vapaapäiviä ja päivämääriä, joihin on varattu myös muun tyyppisiä konventteja. Tämä vähentää ihmisiä, jotka osallistuvat konventtisi.
Varaa vieraita. Tarvitset joitain puhujia ja erityisvieraita osallistumaan kokoukseesi houkutellaksesi lisää ihmisiä. Kutsu vieraasi kuukausia etukäteen, jotta saat heti selville, ovatko he käytettävissä. Tällöin sinulla on enemmän aikaa etsiä muita mahdollisia vieraita, jos ensimmäinen valinta ei ole käytettävissä.
Mainosta konventtisi. Mainonta on iso osa konventin järjestämistä. Laita esitteitä ja julisteita eri alueille. Käytä Internetiä levittääksesi tietoja useammille ihmisille. Voit lähettää kokoustiedot online-ilmoitustauluille ja foorumeille. Suusanallisesti on myös hieno idea.
Valitse sijainti, joka sopii parhaiten järjestettävälle konventtityypille.
Ennakkorekisteröintiaika. Anna ennakkorekisteröitymisaika niille, jotka ovat kiinnostuneita osallistumaan konventtiin. Tämä on hyödyllistä, jotta sinulla olisi heti rahaa, jonka voit käyttää konventin parantamiseen. Tarjoa kannustimena alennuksia niille, jotka aikovat ilmoittautua aikaisin.
Etsi vapaaehtoisia. Etsi vapaaehtoisia, jotka auttavat sinua konventin aikana. Lähetä ilmoituksia siitä, että etsit vapaaehtoisia, jotta voit saada heidät mahdollisimman aikaisin. Vapaaehtoisten tulisi olla kiinnostuneita konventista ja heidän tulee olla aktiivisia osallistumisessa voidakseen auttaa vieraita ja vierailijoita konventin aikana.
Määritä paikka. Muutama päivä ennen konferenssia työskentele paikan johtajan kanssa, jotta voit valmistautua varhain konventtiin. Sijoita koristeet, julisteet, tuolit, pöydät, näyttämö ja muut tarvitsemasi esineet. Varmista, että kaikki on kunnossa, jotta konventti sujuu suunnitellusti.
Viimeiset valmistelut. Kerro kokouspäivänä vapaaehtoisillesi heidän erityistöistään ja saavu aikaisin, jotta voit tarkistaa, onko kaikki järjestetty.
Käytä näitä vinkkejä helpottaaksesi konventin järjestämistä. Odota pitkiä unettomia öitä valmistellessasi konventtia. Uhriisi ja ahkera työsi kannattaa konventin jälkeen.
