Kuinka kirjoittaa toimintasuunnitelma, joka tuottaa tuloksia?

Tietyt tavoitteet, olivatpa ne yrityksiä tai kouluja varten, edellyttävät tehokkaan toimintasuunnitelman laatimista. Jokainen, joka kirjoittaa toimintasuunnitelman asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, on henkilö, joka on järjestäytynyt ja tehokas. Kaikki eivät kuitenkaan ole perehtyneet tähän tehtävään. Jotkut ihmiset voivat luoda toimintasuunnitelman, joka ei todellakaan ole niin tehokas. Tappajan toimintasuunnitelman luominen voi olla lippu menestykseen, ja tässä on joitain vinkkejä sen tekemiseen.

• Luettele tavoitteet. Jokainen toimintasuunnitelma alkaa useilla tavoitteilla, jotka on saavutettava. Määritä tavoitteet ja listaa ne paperille tai taululle. Kun määrität tavoitteita, varmista, että ne ovat realistisia ja mitattavissa. Se on jätettä aikaa asettaa tavoitteita, joita ei oikeastaan voida saavuttaa tai ei oikeastaan mitata. Samaan aikaan tavoitteilla tulisi olla aikataulu ja niiden tulisi olla tarkkoja. Tästä huolimatta, muista luetella tavoitteet, joilla on kaikki nämä ominaisuudet, muuten laatima toimintasuunnitelma on kiistanalainen.
• Luettele tehtävät. Kun jokainen tavoite on määritetty ja kirjoitettu muistiin, jatka luetteloimalla kaikki tehtävät, joita tarvitaan kunkin tavoitteen saavuttamiseksi. Aloita ensimmäisestä tavoitteesta ja listaa tehtävän saavuttamiseksi tarvittavat tehtävät. Jotkut tehtävät voivat olla liian laajoja, valtavia ja yleisiä. Jos näin on, älä epäröi jakaa nämä tehtävät pienempiin ja pienempiin toimintoihin. Varmista, että kaikki nämä tehtävät ovat merkityksellisiä ja tarpeen tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Toista sama prosessi muille tavoitteille.
• Aseta aikajana. Nyt kun kaikki tehtävät on lueteltu, aseta aikataulu kullekin tehtävälle. Tehtävän alkamiselle ja päättymispäivälle tai -päivämäärälle tulisi olla päivämäärä. On kuitenkin parempi olla täsmällinen, jos tämä aiheuttaa ongelman, kun otetaan huomioon jokaiselle tehtävälle yleinen aikajana, joka yleensä mitataan viikoissa.

  

• Määritä resurssit kullekin tehtävälle. Kun aikajana on määritetty kullekin tehtävälle, aloita laskenta kunkin tehtävän kustannuksille. Tämä sisältää tehtävän materiaalit, varat ja työvoiman. Tätä voidaan pitää myös alkuperäisenä budjetointina. Varmista, että annat vähän jalkatilaa budjetin suhteen, jos mahdollista.
• Delegoi työ. Kun kaikki on asetettu, delegointi on seuraava askel. Määritä tietty henkilö tai ryhmä työskentelemään jokaisen tehtävän kanssa. Voit määrittää useita tehtäviä tietyille ihmisille riippuen henkilöresurssien saatavuudesta.
• Harkitse aivoriihiä. Kun kirjoitat toimintasuunnitelmaa, ota huomioon joidenkin saman projektin parissa työskentelevien ihmisten saaminen mukaan. Tämä on käytännöllinen tapa saada asiat hoidettua tehokkaasti. Mitä enemmän aivoja työskentelee, sitä kekseliäitä ideoita löydetään ja käytetään. Tämä voi suuresti auttaa koko prosessia.

Muista sisällyttää tarkistamisaikataulut suoritettujen tehtävien arvioimiseksi asetettujen aikataulujen perusteella. Tarkastus tulisi tehdä säännöllisesti. Varmista, että tarkistuksen päivämäärät on ilmoitettu selkeästi toimintasuunnitelmassa, jotta vältetään sekaannukset ja väärinkäsitykset tiimin jäsenten keskuudessa.