Näiden vaiheiden avulla voit luoda budjetin kohdentamissuunnitelman, joka sopii kaikkiin yrityksesi tarpeisiin.
Yrityksen rahoitusosasto hoitaa yrityksen rahan ja pääoman virtauksen. Se saattaa kuulostaa yksinkertaiselta, mutta varojen kohdentamisprosessi on erittäin tylsä, luottamuskeskeinen ja herkkä työ, joka voi tehdä yrityksen tai rikkoa sen. Riippumatta siitä, onko yritykselläsi koko osasto vai luotatko omiin päätöksiisi varojen kohdentamisessa yrityksellesi, toimi seuraavasti:
Mitata. Määritä nykyinen kassavirta käyttämällä säännöllisiä tuloslaskelmia ja muita tilinpäätöksiä, kuten tasetta. Nykyisen taloudellisen tilanteen ymmärtäminen auttaa sinua tunnistamaan yrityksesi taloudellisen tilanteen, mikä sanelee voimakkaasti, kuinka varat jaetaan. Rajoitettu kassavirta tarkoittaa, että sinun on leikattava budjettiasi eri osastoille ja yrityksellesi aiheutuvia kuluja. Massiivinen kassavirta puolestaan tarkoittaa, että voit sijoittaa uusiin yritysostoihin, kuten tietokoneisiin ja tuotantolaitteisiin.
Tunnistaa. Tutustu yrityksesi avaintoimintoihin. Yrityksen koosta riippuen tärkeimmät toiminnot ja osastot sisältävät henkilöstöresurssit, tuotannon, mainonnan ja tuotetestauksen. Luettele nämä paperille ja määritä toiminnot ja budjetit, joita nämä osastot tarvitsevat toimiakseen. Muista sisällyttää kunkin osaston työntekijän palkka budjetin kohdentamissuunnitelmaan. Työntekijöiden budjetti voi olla hankalaa työskennellä, varsinkin jos hallinnoit suurta yritystä, jolla on suuri henkilöstö. Kaikille työntekijöille ei makseta samoja palkkoja, mikä voi tehdä budjetin kohdentamisesta entistä vaikeampaa.
Määritä nykyinen kassavirta käyttämällä säännöllisiä tuloslaskelmia ja muita tilinpäätöksiä, kuten tasetta.
Priorisoi. Tarkastellaan tunnistettua luetteloa ja luokitellaan osastot tai liiketoimintaprosessit prioriteetin mukaan. Sijoitus tulisi määrittää yrityksesi vahvuuksien ja heikkouksien perusteella. Jos sinulla on jo hyvä tuotevarasto myyntiin, voit leikata tuotantobudjettia ja keskittyä sen sijaan mainontaan ja markkinointiin. Jos tarvitset enemmän työntekijöitä, voit kanavoida enemmän varoja henkilöstöosastolle. Muista, että millään yrityksellä ei ole kaikkea mitä tarvitsee tulojen suhteen. Tämän vuoksi et aina pysty vastaamaan kaikkien osastosi tarpeisiin. Huolellisen priorisoinnin avulla voit kuitenkin pitää yrityksen sujuvan.
Matematiikka. Laske tarvittavien toimintojesi kokonaiskustannukset. Vertaa summaa tuloslaskelmaasi ja katso, voiko luomasi budjetin kohdentamisjärjestelmä toimia yrityksen nykyisen taloudellisen tilanteen kanssa. Muista kuitenkin jättää 10-20 prosenttia budjetistasi hätätilanteisiin. Esimerkiksi äkilliset rikkoutuneet tuotantolaitteet on vaihdettava välittömästi. Murrot, luonnonkatastrofit ja muut odottamattomat tapahtumat olisi otettava huomioon. Tämä tapahtuu hätäbudjetilla.
Näiden vaiheiden avulla voit luoda budjetin kohdentamissuunnitelman, joka sopii kaikkiin yrityksesi tarpeisiin. Muista ottaa aikaa ja harkita tarkasti budjettiasi kohdistaessasi, sillä budjetilla ja varojen jakamisella on suuri merkitys yrityksesi kasvussa tai pysähtymisessä.
