Toimiston avustaja voi olla hallinnollinen avustaja tai työskennellä tukihenkilöstönä avustamaan hallinnollisia avustajia, sihteerejä ja avustajia.
Toimiston avustaja voi olla hallinnollinen avustaja tai työskennellä tukihenkilöstönä avustamaan hallinnollisia avustajia, sihteerejä ja avustajia. Toimiston avustajan odotetaan suorittavan monia tehtäviä toimistoympäristössä ja vaatii, että sinulla on jonkin verran toimistotaitoa työn suorittamiseen. Nämä työpaikat kuuluvat toimiston hallinnolliseen osastoon tai osastoon, ja niillä on kaksi alaluokkaa, nuorempi ja vanhempi.
Jotkut lähtötasolta tai nuoremmalta toimistoavustajalta vaadittavista tehtävistä voivat sisältää seuraavan asiakirjojen lajittelun ja arkistoinnin, puhelimeen vastaamisen ja viestien vastaanottamisen, tekstinkäsittelysovelluksen avulla asiakirjojen ja kirjeiden kirjoittamiseen ja tietojen syöttämiseen, suorittamiseen käsittelee ja käyttää joitain toimistolaitteita, kuten faksia ja kopiolaitetta. Saatat myös joutua tekemään kirjanpitoyksikölle toimistotyötä, joka edellyttää, että sinulla on tietoa taulukoista ja tietokannoista tai avustaa muita osaston jäseniä. Toisia voidaan vaatia lähettämään ja jakamaan postia, tekemään matkajärjestelyjä, ottamaan sanelu ja transkriptoimaan muistiinpanoja.
Edistynyt toimistoavustaja tai vanhempi toimistoavustaja voi suoraan tukea yrityksen johtajia, ja heidät voidaan jättää toimistoa johtamaan ja valvomaan muita työntekijöitä. Tämäntyyppiset toimistoavustajat ansaitsevat hallinto- tai johtajaavustajan arvonimen. Muut yritykset kutsuvat heitä toimistopäälliköksi.
Toimiston avustajana työsi voi vaihdella päivittäin ja sinut voidaan määrätä yrityksen eri osastoihin, kun he tarvitsevat lisäapua. Koska sinun odotetaan tuntevan ja suorittavan erilaisia tehtäviä eri ihmisille ja yksiköille, se maksaa suuria osinkoja, jos sinulla on keskimääräistä enemmän laskentataitoja ja koulutustasoa. Voit olla joko suorittanut perustutkintokurssin yhteisön korkeakoulussa tai suorittanut ammatti- tai kauppakorkeakoulun sertifikaattiohjelman saadaksesi toimistoavustajan.
Tärkeimmät taidot, jotka toimistoavustajan tulisi olla, ovat ihmisten taidot, järjestäytyneisyys, hyvät puhelintavat ja kyky kirjoittaa tarkasti ja nopeasti. Sinulla on oltava osoitettu kyky käyttää toimiston peruslaitteita ja vaaditut taidot käyttää yleisiä toimisto-ohjelmia.
Tämäntyyppiset toimistoavustajat ansaitsevat hallinto- tai johtajaavustajan arvonimen.
Ylemmän tason toimistoavustajat, jotka työskentelevät suoraan ammattimaisten johtajien kanssa, ovat kokeneempia ja pystyvät käsittelemään tehtäviä, jotka auttavat johtajaa keskittymään heidän todellisiin tehtäviinsä sen sijaan, että heidät kannattaisi hoitaa toimistoa päivittäin. Nämä avustajat ja hallintoavustajat tuntevat enemmän toimisto-ohjelmistosovelluksia ja ovat yhteyshenkilöinä suorien johtajiensa ja asiakkaiden välillä. Heillä voi olla valtuudet palkata ja vapauttaa toimistoavustajia, jotka voivat auttaa heitä heidän työssään palvellessaan johtajiaan.
Kiinnostuksesi ja pätevyytesi perusteella voit olla avustaja lakitoimistossa, lääketieteellisessä toimistossa, teknisessä toimistossa tai opetustoimistossa. Oikealla pätevyydellä ja sertifikaatilla voit työskennellä myös toimistoavustajana valtion virastossa.
Tukkukauppa ja vähittäiskauppa, valmistus- ja kuljetusalat tarvitsevat aina toimistoavustajia. Rakennus- ja viestintäteollisuudessa on myös toimistotyöntekijöitä.
Varmista, että hankit oikeat taidot ja koulutustaustan, kun haluat olla toimistoavustaja. Palkka on hyvä ja työajat säännölliset. Saat säännölliset edut, jotka toimihenkilö saa, samalla kun hankit lisää tietoa, joka voi johtaa ylennykseen tai uuteen työhön.
