Tämä saa sinut mukauttamaan sanavalintasi ja selityksesi yksityiskohdista vastaamaan kuuntelijan tietämystä aiheestasi.
Yksi suurimmista ongelmista useilla työalueilla on tehoton viestintä. Yleensä sinulle ei ilmoiteta, mitä sinun on opittava, tai sinulle ilmoitetaan, mutta et vain ymmärrä. Joskus työtoverisi puhuvat töykeästi ja tarkoittavat toistensa kanssa tai vain yksinkertaisesti ilman vaatimusta. Muista, että terveellä viestinnällä on merkitystä tehokkaalle, tuottavalle ja viihtyisälle työpaikalle työntekijöiltä johdolle tai päinvastoin. Opi tapoja parantaa viestintätaitoja työpaikallasi.
Ole aktiivinen kuuntelija. (a) Keskitä huomiosi. Vastusta haaveilemista ja jätä huomioimatta ulkopuolinen melu, joka voi häiritä sinua. Älä ajattele puhujan ulkonäköä tai ärsyttäviä tapoja keskittyä pikemminkin hänen sanomaansa. (b) Tunnista viesti. Kysy itseltäsi, mitä puhuja haluaa sinun tietävän tai tekevän. (c) Kokoa taustatietosi. Ajattele mitä tiedät jo aiheesta. Tämä taustatieto auttaa sinua ymmärtämään puhujalta saamiasi uusia tietoja. (d) Tartu tärkeimpiin ajatuksiin. Kuuntele viestin tärkeimmät kohdat. Voit tehdä tämän kuuntelemalla kaiuttimen vihjeitä, kuten "Minun mielipiteeni..." tai "Mikä häiritsi minua..." Muista, että puhuja toistaa tai muotoilee usein tärkeitä ideoita ja sano ne äänekkäämmin tai dramaattisemmin tai tauko ennen niiden sanomista ja niiden jälkeen. (e) Visualisoi viesti. Yritä muodostaa mielessäsi kuvia puhujan viestistä. Tämä saa sinut muistamaan ideat helpommin, jos yhdistät ne sarjaan mielikuvia. (f) Tarkista ymmärryksesi. Esitä kysymyksiä, kun et ymmärrä avainkohtaa. Kun mahdollista, tiivistä pääideat omin sanoin. (g) Tee muistiinpanoja. Kirjoita pääkohdat muistiin, jotta ymmärrät ja muistat ne.
Ole tehokas puhuja. (a) Valitse aihe. Tunnista, mistä haluat puhua ja mitä haluat kuuntelijan tietävän tai tekevän. (b) Analysoi kuuntelijasi tai yleisösi. Selvitä, mitä kuuntelija tietää jo aiheesta. Ajattele kuuntelijan aikaisempaa kokemusta ja edellisiä keskusteluja, joita sinulla voi olla kahdella. Tämä saa sinut mukauttamaan sanavalintasi ja selityksesi yksityiskohdista vastaamaan kuuntelijan tietämystä aiheestasi. (c) Suunnittele viesti. Päätä, mitkä pääkohdat sinun on tehtävä. Löydä selkeä järjestys niiden esittämiseksi. (d) Lähetä viesti. Puhu mukavalla nopeudella. Pidä silmäkosketusta niin että kuuntelija tietää, että olet huolissasi siitä, että hän saa viestin. Korosta avainkohtia: toista tai muotoile ne uudelleen, tee tauko tai käytä signaalilausekkeita, kuten "Ensimmäinen" tai "Lisäksi". Tarkista kuuntelijan ymmärrys tarkkailemalla kuuntelijan kasvoja ja eleitä ja hyväksy hänen kysymyksensä. (e) Kannusta kuuntelijan vastausta. Kutsu kuuntelija esittämään kysymyksiä tai kommentoimaan viestiä.
Yleensä sinulle ei ilmoiteta, mitä sinun on opittava, tai sinulle ilmoitetaan, mutta et vain ymmärrä.
Näytä tehokas sanaton ilmaisu. Ihannetapauksessa sanattoman käyttäytymisenne työssä tulisi ilmaista luottamusta, kiinnostusta ja innokkuutta. Näyttää näitä hyviä käyttäytymismalleja, muista katsekontaktia, omaksumaan miellyttävä ilme ja istumaan suorassa ja nojata hieman eteenpäin. Varmista, että kaikki ilmaisemasi sanattomat signaalit tai käyttäytyminen ovat positiivisia, mutta sopivia.
