Kuinka harjoitella sähköpostietikettiä?

Martta Arhila

13 touko 2021 • 4 min lukea

1. Aloita loppuun.
   
   • Aloita jokainen viesti aina sydämellisellä tervehdyksellä, kuten rakas tai hei, tai ainakin henkilön nimellä .
   • Älä koskaan kolhi eteenpäin. Ole mahdollisimman ytimekäs, tarkka ja lyhyt.
   • Muista allekirjoittaa viestejä sekä etu- että sukunimelläsi ja määrittää automaattinen "allekirjoitus" järjestelmään, joka sisältää kaikki tärkeät yhteystiedot (mukaan lukien koko nimesi, osoitteesi, puhelin- ja faksinumerosi sekä sähköpostiosoitteesi toistaminen)).
2. Oikolukemat viestit.
   
   • Lue aina viestit uudelleen ennen lähettämistä. Lue paljastaa väärä kielioppi, väärä sanankäyttö ja lue sanojesi ääni ja sävy.
   • Älä koskaan lähetä viestejä heti, kun kirjoitat ne. Pidä viestejä "Lähtevät" -kohdassa lopullista tarkistusta ja oikeinkirjoituksen tarkistusta varten ennen lopullisen "Lähetä" -painikkeen painamista.
   • Muista määrittää järjestelmä aktivoimaan oikeinkirjoituksen tarkistus viimeisenä toimintona ennen kaikkien viestien lähettämistä.
3. Otsikkorivi.
   
   • Sano aina jotain aiheriviltä. Roskapostisuodattimet käyttävät tätä usein indikaattorina viestin poistamiseksi ennen järjestelmään siirtymistä.
   • Älä koskaan jätä sitä tyhjäksi.
   • Muista, että aiherivien on oltava nopeasti huomiota herättäviä sanoja, jotka kehystävät sen, mitä haluat välittää viestialueella.
4. Vastaaminen ja vastaaminen.
   
   • Aina viitataan sen puheenaihe viestisi. Ei ole mitään ärsyttävämpää kuin saada salattu vastaus ilman avaus tervehdystä, nimeä lopussa eikä edellistä viestiä. Kaikki, mikä osoittaa, on ok... olen samaa mieltä... mene sinne!... Ja vastaavia. Käytä aikaa lisätä yksi tai kaksi sanaa, jotka auttavat lukijaa nollautumaan tiettyyn keskustelunaiheeseen.
   • Älä koskaan käytä edellistä viestiä ja osoitetta uuden keskustelun avaamiseen poistamatta ensin kaikkia aiempia viestejä, etenkin vanhaa aiheriviä, ja lisäämättä uutta aihetta.
   • Muista pyrkiä kaikin tavoin vastaamaan kaikkiin viesteihin 24–48 tunnin kuluessa, mikä ei eroa puhelimista.

   

5. Viestien edelleenlähetys.
   
   • Käytä aina kopiointi- ja liittämistoimintoja, kun välität viestejä uudelle joukolle ihmisiä, jotka eivät kaikki tunne toisiaan.
   • Älä koskaan jätä aiempia osoitteita ja tietoja uuteen viestiin. Poista ne ennen edelleenlähetystä.
   • Muista, että ei ole tarkoituksenmukaista välittää osoitteita ja tietoja henkilöille, jotka eivät ehkä halua osoitteidensa jakamista ilman heidän tietämystään ja lupaa.
6. Eräviestit.
   
   • Ole aina herkkä sille, miten päätät lähettää eräviestejä. "-" - ominaisuuden käyttäminen ei saisi olla ensimmäinen ja ainoa käytetty menetelmäsi. Ensinnäkin sinun tulisi käyttää "piilokopio" -ominaisuutta, ellet ole varma, että kaikki postituslistallasi olevat tuntevat toisensa ja heidän pitäisi nähdä kaikki nimet, joille se lähetettiin.
   • Älä koskaan näytä kaikkien sähköpostiosoitteita, paitsi jos kaikki luettelossa olevat tuntevat toisensa poikkeuksetta.
   • Muista, kun vastaat eräajoviesteihin, vastaamaan vain niille henkilöille, joiden on todella nähtävä vastauksesi.
7. Formaatit ja fontit.
   
   • Ota aina huomioon kaikki viestissä käytettävät erityiset fontit ja muodot. Tämä saa vastaanottajan usein katsomaan ei-toivottujen koodien ja muun jibelin rivejä.
   • Älä koskaan käytä kaikkia korkkeja, koska näyttää siltä kuin huutaisit, äläkä käytä kaikkia pieniä kirjaimia. Tämä osoittaa, että sinulla ei ole huolta ja kiinnostusta kirjoittaa oikein.
   • Muista tuntea kaverisi. Niin paljon kuin tekniikka on edennyt, Macit ja PC: t eivät vieläkään kommunikoi 100% ajasta.
8. Sähköpostin sävy.
   
   • Käytä aina oikeaa ja kohteliasta kieltä ja kielioppia kokonaisina, kokonaisin lausein. Vältä lyhenteiden, slangin ja ammattikielten käyttöä.
   • Älä koskaan käytä sähköpostia välittääksesi henkilökohtaisia tietoja, jotka on parasta jättää jakamiseen henkilökohtaisesti tai puhelimitse.
   • Muista, että sähköposti on loistava, nopea ja helppo tapa kommunikoida. Emme kuitenkaan saa koskaan unohtaa käyttää kirjoituksissamme samaa huolellisuutta ja kohteliaisuutta kuin puhuessamme jollekulle henkilökohtaisesti.

Lue myös: Kuinka työskennellä kotona käsityönä?

Katso myös

1. 
   Kuinka valmistautua suorituskyvyn tarkasteluun?Johanna Öysti
2. 
   Kuinka valmistautua julkiseen puhumiseen?Hra. Antton Mikkonen
3. 
   Kuinka lopettaa kiroaminen?Johanna Öysti
4. 
   Kuinka protestoida epäreilua suorituskykytarkistusta?Ellen Hoikkanen
5. 
   Kuinka aloittaa puhe?Otto Pikkarainen
6. 
   Kuinka opiskella etiikkaa?Malla Tolonen