"Kenelle se voi koskea" -kirjeen osoittaminen saattaa kuulostaa viralliselta, mutta se on varma tapa kadottaa kirjeesi joihinkin postihuoneisiin.
Kirjeiden kirjoittaminen saattaa tuntua vanhentuneelta ja tehottomalta sähköpostin ja tekstiviestien maailmassa, mutta joskus vain kirje tekee. Jos haluat lähettää muodollisemman viestin yritykselle, hallitukselle tai jopa ystävälle, voit kirjoittaa kirjeen. Noudata näitä yksinkertaisia ohjeita kirjeen kirjoittamiseksi.
Osoita kirjeessä kunnioittavasti. Jos mahdollista, selvitä sen henkilön täydellinen nimi, johon haluat ottaa yhteyttä. "Kenelle se voi koskea" -kirjeen osoittaminen voi kuulostaa viralliselta, mutta se on varma tapa kadottaa kirjeesi kadonneen johonkin postihuoneeseen. Jos tiedät sen henkilön nimen tai arvon, joka voi auttaa sinua, hänen nimensä tulee olla kirjeessä.
Tiedä mitä haluat sanoa. Ennen kuin kirjoitat kirjeen, hanki käsitys siitä, mitä haluat sanoa. Jos vastaat johonkin, joka häiritsi sinua, tai yrität kirjoittaa valituskirjeen, harkitse luonnoksen laatimista, joka sisältää kaikki tuuletuksesi, ennen kuin kirjoitat todellisen luonnoksen. Kirjeet, jotka ovat täynnä vitriolia ja pilkkaamista, saavat harvoin etsimäsi vastauksen. Esittele ajatuksesi niin, että kirjeelläsi on looginen ja organisoitu virta.
Mennä asiaan. Luo tekstin kulku aluksi vahvimmalla puolellasi. Saatat olla kiusaus tarjota vihjeitä tai johtaa vähitellen kohtaasi, mutta muista, että haluat jotain lukijalta, joten sinun on päästävä asiaan kolmen ensimmäisen virkkeen sisällä.
Pidä kappaleet lyhyinä ja ytimekkäinä. Kirjeistä on hyvä, että ne voivat olla pidempiä kuin keskimääräinen sähköpostiosoitteesi. Voit yrittää pitää kirjaimet enintään yhdellä tekstisivulla, mutta kyseinen sivu tarjoaa paljon tilaa. Kaikella tällä tilalla haluat välttää suuria tekstilohkoja. Sen sijaan jaa asiat useisiin pieniin kappaleisiin ohjaamaan lukijaa nopeasti kirjeesi läpi ja helpottamaan lukemista.
Jos noudatat näitä ohjeita, voit luoda kirjeen, joka saa tarvitsemasi vastauksen.
Dokumentoi kaikki mukana olevat paperit tai kopioidut henkilöt. Jos lähetät dokumentaatiota tukemaan mielipiteesi tai pyyntösi, ilmoita kirjeen tekstiin liitetty, jotta lukija tietää etsivän sitä. Jos aiot välittää kopion kirjeestä muille, varmista, että ilmoitat tämän kirjeessä. Tämä on kunnioittavaa ja antaa kaikille osapuolille tietää kuka muu on mukana.
Sisällytä ilmainen sulkeminen. Kirjeet vaativat sulkemisen, kuten vilpittömästi tai kunnioittavasti. Sulkemisen tyyppi on sinun tehtäväsi, mutta sen pitäisi olla ilmainen ja kunnioittava.
Sisällytä toimintakehotus. Jos haluat kaikenlaisen vastauksen, tarvitset toimintakehotuksen. Kerro ihmisille, mitä haluat heidän tekevän.
Allekirjoita kirje. Allekirjoittamaton kirje on puoliksi valmis. Allekirjoituksesi on se, miten seisot kirjoittamasi takana, joten muista sisällyttää sekä tyypin kirjoitettu nimi että allekirjoitus.
Kirjeiden kirjoittaminen on loistava tapa lähettää pyyntöjä tai vastata yritysten kirjeenvaihtoon. Olitpa yrittää pyytää väheneminen korko alkaen luottokorttiyhtiö tai yrittää selvittää velkaa et tunne olet velkaa, että voimme kirjoittaa virallisen, kunnioittava kirje on eduksi. Jos noudatat näitä ohjeita, voit luoda kirjeen, joka saa tarvitsemasi vastauksen.
