Kuinka järjestää konferenssitapahtumia?

Konferenssit voivat olla tappaja organisoitavaksi - jos olet konferenssin järjestämisen johtaja, sinun on yksinkertaisesti otettava huomioon paljon yksityiskohtia. Ota siitä huolimatta mieli! Muista vain, että tarvitsee vain asianmukainen suunnittelu ja valmistelu, keskittyminen yksityiskohtiin ja tärkeimpien tehtävien jakaminen osiksi, jotta ne olisivat paremmin toteutettavissa. Rohkaise myös se tosiasia, että mitä suurempi haaste on, sitä suurempi on palkkiosi ja saavutustuntemuksesi, kun olet suorittanut sen lentävillä väreillä. Katsotaanpa tarkkaan joitain vinkkejä, jotka auttavat sinua, jos aiot tai olet parhaillaan perustamassa konferenssitapahtumia:

Konferenssipaikat. Yksi ensimmäisistä asioista, jotka sinun on perustettava, olisi paikka. Jos asiakkaallasi, yrityksellesi tai yrityksellesi on jo määritetty paikka, niin hyvä. Voit keskittyä enemmän tämän paikan valmisteluun. Jos osa vastuustasi olisi paikan valitseminen, jotkut tekijät, jotka sinun on otettava huomioon valinnassasi, ovat: huoneen koko ja mitat, sen saavutettavuus, vuokran hinta ja yleinen tunnelma. Muista tarkistaa oheislaitteet, kuten vessat, virtalähteet jne.

Tukeva laitteisto

Kun olet valinnut paikan, seuraava asia, jonka sinun pitäisi suunnitella, on fyysinen kokoonpano. Jälleen tämä riippuu tekijöistä, kuten konferenssin tyypistä (onko kyseessä konferenssikokous, vuosittainen konferenssi, konferenssiseminaari jne.); osallistuvien ihmisten lukumäärä muodollisuuden aste; ja paikka itse. Hanki painettu ulkoasu koko tapahtumapaikasta, jotta voit työskennellä sen koon ja mittojen suhteen. Tyypillisesti konferenssissa yleisö istuisi alaspäin ja kohdistuisi kohdealueen eteen. Tällä etualueella voi olla kaikki tarvittavat laitteet tietojen esittämiseen (jos ohjelma sitä vaatii), kuten valkoinen näyttö diaesitysesityksiä varten; takaosassa (yleisön takaosassa) olisi yleensä tukilaitteita, kuten tietokone tai kannettava tietokone ja projektori.Vahvistimien tulisi olla hyvin jakautuneita paikan ympäri varmistaakseen, että kaikki yleisön kuulijat kuulevat hyvin.

Ruoka. Jos osa konferenssitapahtumapakettiasi on ruoka, varmista, että saat yksityiskohdat alas: onko se aamiaiseksi, lounaaksi tai illalliseksi? Kuinka moni syö? Mikä valikko on (on erittäin tärkeää, että otat ruokalistaa suunniteltaessa huomioon esimerkiksi uskonto, kulttuuri ja ikäryhmä)? Mikä syömistyyli tapahtuisi (buffet-tyyli, tarjoilijat palvelevat jne.)? Konferenssien aikana yleisenä sääntönä on kuitenkin sormiruokien ja yksinkertaisten juomien tarjoaminen. Toisin sanoen ruoka, mikä tahansa ei ole raskasta vatsassa - loppujen lopuksi tämä ei ole juhla tai tapaaminen, vaan ammattitoiminto.

Realistinen aikataulu

Vieraat. Varmista, että kutsut lähetetään realistisessa aikataulussa hyvissä ajoin ennen varsinaista konferenssia - mutta ei liian pitkälle, koska vieraat saattavat unohtaa kaiken. Hyväksyttävän ajan olisi olevan kolmesta jopa neljä viikkoa ennen tapahtumaa. Varmista, että vahvistat läsnäolon, jotta voit luoda lopullisen osallistujien luettelon noin kaksi viikkoa (viimeistään) ennen tapahtumaa.

Epäsäännöllinen sää ja muut varotoimenpiteet. Yksinkertaisesti sanottuna on tärkeää, että ennakoit kaikki mahdolliset asiat, jotka voivat mennä pieleen konferenssin aikana, ja suunnittele ne sitten. Suunnittele telttoja esimerkiksi sateiden sattuessa, jos kyseessä on ulkokonferenssi. Jos on sähkökatko, vuokraa generaattori. Hanki ylimääräinen kannettava tietokone siltä varalta, että tietokone ei toimi.

Palkkaa ammattitapahtumapalvelut. Voit halutessasi ulkoistaa kaiken suunnittelun. Loppujen lopuksi on parasta jättää kaikki ammattilaisille, varsinkin jos kyseessä on valtava konferenssitapahtuma esimerkiksi 5 tähden hotellissa Las Vegasissa. Voit tarkistaa luettelosi tapahtumajärjestäjistä omalla alueellasi tai pyytää suosituksia kollegoiltasi, jotka ovat aiemmin hyödyntäneet tällaisia asiantuntijapalveluita.

Muista, että avain on suunnitella hyvin! Valmista konferenssikalenteri, jonka avulla voit järjestää kaiken suunnittelusi ja auttaa keskittymään tehtäviisi. Kun kaikki on ohi, taputtele itseäsi ja onnittele itseäsi hyvin tehdystä työstä!