Viimeinen haluamasi asia on kääntää asiakas pois vain siksi, että näytät epämiellyttävältä tai töykeältä.
Vastaanottovirkailija on yksi toimiston aliarvostetuista, mutta erittäin tärkeistä työntekijöistä. Ensimmäinen potentiaalisen asiakkaan tapaama henkilö on vastaanottovirkailija, ja vastaanottovirkailija on vastuussa viehättävän ja ammattimaisen tunnelman luomisesta toimistoon. Jos työskentelet vastaanottovirkailijana, toimi näin mahdollisimman tehokkaasti.
Hymy. Tunnustatpa vai et, hymyily on itse asiassa osa virkailijan virkaa. Aivan kuten asiakaspalvelun edustajan tehtävänä on saada asiakas tuntemaan olonsa tervetulleeksi ja varmaksi, sinun tehtävänä on saada asiakkaat tuntemaan olonsa kotoisaksi ja mukavaksi toimistossa. Sinun tulee aina varmistaa, että tervehdit jokaista asiakasta hyvällä kädenpuristuksella ja hymyillen. Viimeinen haluamasi asia on kääntää asiakas pois vain siksi, että näytät epämiellyttävältä tai töykeältä. Muista, että melkein kaikki toimistot ja teollisuus ovat nykyään erittäin kilpailukykyisiä. Sinulla ei ole tilaa näyttää snobbilta, ellet ole varma, että asiakkailla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin saada palveluja toimistosta, josta työskentelet.
Mekko. Varmista myös, että esität itsesi kunnioittavasti toimistossa. Tämä voidaan tehdä valitsemalla sopivat vaatteet. Sinun ei tarvitse käyttää erittäin kalliita vaatteita, eikä sinun tarvitse näyttää supermallilta, kun menet töihin. Sinun on kuitenkin näytettävä kunnolliselta ja ammattimaiselta. Valitse vaatteet, jotka ovat hyviä toimistolle, mutta jotka ovat mukavia ja imartelevia hahmollesi ja kasvoillesi.
Ääni. Vastaanottovirkailijan tehtävä on vastata puhelimeen. Vaikka linjan toisessa päässä oleva henkilö ei näe sinua, sinun pitäisi itse asiassa hymyillä, kun vastaat puhelimeen. Hymyileminen puhuessasi saa äänesi näyttämään paljon pirteämmältä ja kirkkaammalta, mitä linjan toisessa päässä oleva henkilö pystyy arvostamaan. Varmista myös, että tervehdit soittajaa kohteliaasti ja kunnioittavasti.
Sinun tulee aina varmistaa, että tervehdit jokaista asiakasta hyvällä kädenpuristuksella ja hymyillen.
Armo. Jotkut suurimmista haasteista, joita kohtaat työskennellessäsi vastaanottovirkailijana, ovat kärsimättömät tai suorastaan töykeät asiakkaat. Näitä ei voida välttää. Riippumatta siitä, kuinka töykeä asiakas voi olla, muista kuitenkin, että he ovat edelleen asiakkaita ja he ovat silti ihmisiä, jotka maksavat laskut toimistossa päivän lopussa - mukaan lukien saamasi palkka. Sinänsä sinun on opittava, kuinka suhtautua tällaisiin ihmisiin armossa.
Kuuntele. Työskentele lopuksi kuuntelutaidoilla. Vastaanottovirkailijana puhut monien asiakkaiden kanssa ja ohjaat heidät toimistossa työskenteleville ammattilaisille. Sinun on tiedettävä, mitkä ovat heidän ongelmansa, jotta voit ohjata heidät oikeaan asiantuntijaan. Kun kuuntelet, muista tehdä muistiinpanoja, jotta pystyt välittämään tiedot esimiehillesi menettämättä tärkeitä yksityiskohtia.
Näiden vaiheiden avulla sinun pitäisi pystyä työskentelemään tehokkaana vastaanottovirkailijana.
