Hyvä työnkuvaus saa työntekijät tuntemaan olonsa varmemmaksi ja turvallisemmaksi, ja se voi myös selventää jonkun toimintaa toimistossa.
Hyvän työnkuvan kirjoittaminen ei ole suuri haaste - mutta se on tärkeää, ja on hyvä idea päivittää toimenkuvaukset muuttuessaan yrityksesi muuttuvan luonteen kanssa.
Työn kuvaukset ovat hyödyllisiä haastattelujen aikana, ja ne on aina liitettävä työntekijöiden käsikirjoihin, jotta työntekijöillä on selkeä käsitys siitä, mitä heiltä odotetaan. Työnkuvauksista voi olla hyötyä myös säännöllisten tarkastelujen aikana, koska niitä voidaan käyttää vertailukohdan ja keskustelupohjan muodostamiseen.
Vahvan työnkuvan kirjoittaminen:
Vaihe 1
Keskustele työn tekijän kanssa. Jos mahdollista, keskustele henkilön kanssa, joka jo tekee työtä. Pyydä häntä laatimaan luettelo tehtävistä, jotka suoritetaan säännöllisesti osana työtä. Voit myös halutessasi kuulla työntekijän esimieheltä tarvittaessa ja kysyä, mikä ei ole työn osa työntekijän mielestä.
Saatat olla hyödyllistä yksinkertaisesti pyytää työntekijää kirjoittamaan lyhyt työnkuva; voit käyttää tätä lähtökohtana omalle viralliselle työnkuvallesi.
Vaihe 2
Ajattele, mitä odotat henkilöltä, joka palvelee tehtävässä, jota yrität kuvata. Jopa saatuasi jonkun puhumaan siitä, mitä hän tekee töissä, sinulla on todennäköisesti muutama oma idea. Kirjoita muistiin luettelo asioista, jotka liität tehtävään, ja jos olet saanut aktiivisesti toimivan työntekijän toimenkuvauksen, vertaa hänen ajatuksiaan työstään omaan.
Kun keksit luettelon tehtävistä, ajattele kaikkea ja kaikkea, mitä joku siinä asemassa saatetaan pyytää tekemään. Voit myös laatia luettelon asioista, jotka eivät kuulu kyseisen yrityksen asemaan.
Vaihe 3
Vahvan työnkuvan kirjoittaminen.
Järjestä ideoitasi tärkeyden mukaan. Kaikki tehtävät eivät tietenkään ole yhtä tärkeitä. Sinun pitäisi pystyä keksimään kolmesta kuuteen asiaa, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä; Jos kirjoitat esimerkiksi sihteerin virkaa, saatat kuulua vastaamaan puhelimiin, valmistelemaan kirjeenvaihtoa, tekemään kopioita ja auttamaan yrityksesi kävijöitä luettelossa tärkeistä työhön liittyvistä tehtävistä.
Jaa luettelo kiinteisiin, yleisesti suoritettaviin ja satunnaisiin tehtäviin. Jos jo työskentelevä työntekijä on kirjoittanut toimenkuvan tai tehtäväluettelon, voit pyytää häntä merkitsemään tärkeimmät tai useimmin suoritettavat tehtävät.
Vaihe 4
Kirjoita varsinainen työn kuvaus. Järjestettyjen luetteloiden kanssa tämän pitäisi olla helppoa. Haluat pitää työnkuvan lyhyen, jotta et olisi ylivoimainen, mutta myös tarkka. Jotkut työpaikat edellyttävät yksityiskohtaisempia kuvauksia kuin toiset, mutta työnkuvan ei pitäisi koskaan ylittää sivua. Jotkut kannat voivat vaatia vain lyhyen selityksen; esimerkiksi jäätelökaupan virkailijalla on paljon vähemmän monimutkainen työ kuin henkilöstöpäälliköllä.
Jos työhön liittyy tiettyjä oikeudellisia kysymyksiä, muista täsmentää ne työnkuvassa ja huomauttaa, että työntekijän laillisista oikeuksista ja velvollisuuksista on kattava keskustelu työntekijän käsikirjassa.
Vaihe 5
Pidä työnkuvasi ajan tasalla. Pidä kaikki yrityksesi työpaikat yhdessä paikassa, mikä helpottaa niiden nopeaa päivittämistä. Kun työntekijä lähtee yrityksestäsi, pyydä häntä tarkistamaan työnkuvan uusin versio osana poistumishaastattelua ja selvittämään, onko siihen tehtävä muutoksia. Kysy myös poistumishaastattelun aikana, onko työntekijän toivomuksessa ollut jotain selvää, kun hän aloitti.
Hyvää työtä kuvaus tekee työntekijöistä tuntuu varmempi ja turvallinen, ja se voi myös selventää jonkun toiminnon toimistossa. Varmista, että kaikilla työntekijöillä on nykyiset virkanimitykset ja että esimiehillä on jäljennökset valvomiensa ihmisten toimenkuvista, jotta he ymmärtävät, mitä odotat kaikilta työntekijöiltäsi. Voit saada vinkkejä siitä, miten kirjoittaa ja toteuttaa liiketoimintasuunnitelmien kanssa hyvä online liikkeenjohdon kurssin.
se smith on kirjallisuuden, seikkailujen ja hienon ruoan tuntija, joka rakastaa tiedon jakamista muiden kanssa ja muuten marginaalisesti hyödyllisen taiteiden tutkinnon hyödyntämistä.
