Tästä lyhyestä toimittajien luettelosta ryhmä lopulta valitsee toimittajan, joka tarjoaa yrityksen henkilöstötietojärjestelmän.
Tietotekniikka on tunkeutunut ihmiselämän kaikkiin osa-alueisiin. Näemme tietotekniikkaa työssä joka kerta, kun kirjaudumme sisään sähköpostitileihimme, maksamme päivittäistavarastamme, käymme lääkärintarkastuksissa ja olemme työssä. Samalla tavalla näemme tietotekniikan olevan laajasti käytössä kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla. Henkilöstöhallinto (HR) on yksi alue, jolla tietotekniikkaa käytetään menestyksekkäästi.
Tietotekniikka on korvannut suuret arkistokaapit, jotka on täytetty päällekkäin henkilökunnan kansioilla ja kirjekuorilla, ohjelmistoilla, jotka pystyvät tallentamaan ja käsittelemään tietoja nopeasti. Henkilöstöpäällikön on nyt helppo hakea työntekijän tiedostot, koko yrityksen henkilöstötiedot vain muutamalla hiiren napsautuksella.
Henkilöstötietotekniikan strategia
Todellakin, henkilöstöhallinnon tietotekniikka on tehnyt eri toimintoja henkilöstöhallinnon johdon rajusti helpompaa. Kuitenkin valitsemalla henkilöstöhallinnon tietotekniikkaratkaisu yrityksesi on valtava ponnistus eikä yksikään pidä suhtautua kevyesti. Tämä tehtävä ei saisi joutua harteille on henkilöstöhallinnon johtaja yksin, vaan ryhmä päättäjille, joka sisältää yhtiön tietohallinnon ja henkilöstöhallinnon osastolla henkilökuntaa. Yhtenä tämän ryhmän ensimmäisenä tehtävänä on laatia yrityksen koko henkilöstötietoteknologiastrategia ja vaiheittainen suunnitelma uuden järjestelmän käyttöönotolle ja käyttöönotolle.
Seuraavaksi tämän ryhmän on määritettävä budjetti henkilöstötietotekniikan ohjelmistopaketin hankkimiseksi.
Seuraavaksi tämän ryhmän on määritettävä budjetti henkilöstötietotekniikan ohjelmistopaketin hankkimiseksi. Kaikki uudet laitteistot, joita tarvitaan järjestelmän käyttöönottoon, mukaan lukien palvelimet, otetaan huomioon myös budjetissa. Myös järjestelmän pilottitestaukseen ja käyttöönottoon liittyvät kustannukset sisällytetään tähän budjettiin.
Henkilöstötietotekniikkajärjestelmä
Kun budjetti on asetettu, ryhmän on nyt harkittava, onko parempi kehittää henkilöstötietotekniikkajärjestelmää sisäisesti vai ostaako markkinoilla olevia ohjelmistopaketteja. Jokaisella vaihtoehdolla on omat hyvät ja huonot puolensa. Ohjelmiston kehittäminen sisäisesti voi kestää kauemmin ja voi osoittautua paljon kalliimmaksi kuin kaupallisesti saatavan ohjelmistoratkaisun ostaminen. Ryhmä voi kuitenkin olla varma, että se on räätälöity vastaamaan heidän nykyisiä ja tulevia tarpeitaan. Toisaalta on monia toimittajia, jotka tarjoavat mukautettuja henkilöresursseja koskevia tietotekniikkaratkaisuja, jotka ovat paljon nopeammin ja helpommin toteutettavissa kuin sisäisesti kehitetty ratkaisu.
Siinä tapauksessa, että ryhmä päättää ostaa ohjelmistoratkaisun, on aika pyytää ehdotuksia eri toimittajilta. Tämä kestää jonkin aikaa, koska jokainen ohjelmistoratkaisu on arvioitava joustavuuden, skaalautuvuuden ja toiminnallisuuden suhteen. Jotta ohjelmisto voidaan arvioida oikein, voi olla tarpeen, että yksi tai useampi ryhmän jäsen osallistuu online-jatkokoulutukseen HR: ssä. Ryhmä voi pyytää eri toimittajia esittelemään tuotteitaan tarkistaakseen, täyttääkö ne yrityksen vaatimukset. Sieltä voidaan tehdä lyhyt luettelo toimittajista. Tästä lyhyestä toimittajien luettelosta ryhmä lopulta valitsee toimittajan, joka tarjoaa yrityksen henkilöstötietojärjestelmän.
