Kuinka lähettää sähköposteja Excelistä?

Voit käyttää postin yhdistämistekniikkaa joukkopostituksiin. Tähän sisältyy tietolähteenä toimivan Excel-tiedoston luominen ja linkittäminen sitten Word-asiakirjaan, johon teit luonnoksen sähköpostistasi. Tämä tekniikka toimii vain MAPI (Messaging Application Programming Interface) -yhteensopivissa sähköpostiohjelmissa, kuten Outlook.

1. Tee luettelo MS Excelin kontakteista.
Kirjoita kunkin sarakkeen ensimmäiselle riville erilliset otsikot, jotka määrittelevät kyseisen sarakkeen tietotyypin. Yhteystiedot (tai minkä tahansa muun tyyppiset tiedot) tulisi jakaa tarkempiin yksiköihin. Käytä esimerkiksi otsikkoa 'Etunimi' yhdessä sarakkeessa ja 'Sukunimi' seuraavassa sarakkeessa. Osoitteissa tulisi olla yksi sarake kadun numeroille ja nimille ja erillinen sarake kaupunkien nimille. Nämä tarrat ovat tärkeitä, koska ne ovat vertailupiste, kun suoritat postin yhdistämisen. Word-tiedostoon lisättävien yhdistämiskenttien on vastattava Excel-tiedostosi sarakeotsikoita. Kun olet saanut luettelon valmiiksi, tallenna Excel-tiedosto.

Postin yhdistäminen

2. Kirjoita sähköpostiosoitteesi MS-sanalla.
Jätä tyhjäksi alueet, joihin vastaanottajan tiedot menevät. Esimerkiksi tervehdyksessä laita vain 'Hyvä' tai 'Vastaanottaja' ja jätä nimi tyhjäksi. Vastaanottajien nimet sijoitetaan automaattisesti postin yhdistämisen kautta. Tee tämä sähköpostikirjeen kaikkien muiden osien kanssa. Kirjoita vain yleinen viesti, jonka vastaanottajat haluavat lukea.

3. Aktivoi ohjattu postin yhdistäminen.

Laajenna Työkalut-valikkoa ja vie hiiren osoitin Kirjeet ja postitukset -kohdassa. Napsauta sivulle ilmestyvässä alivalikkoluettelossa Ohjattu yhdistämistoiminto. Tämä opastaa nyt postin yhdistämisen eri vaiheissa. Suorita jokainen vaihe ja siirry seuraavaan napsauttamalla Seuraava.

Oikea otsikko / tietotyyppi

3,1 Valitse asiakirjatyyppi valitsemalla 'Sähköpostiviestit'.
3,2 Valitse aloitusasiakirja valitsemalla Käytä nykyistä asiakirjaa.
3,3 Valitse vastaanottajat napsauttamalla Selaa. Valitse tietolähde ikkuna avautuu. Etsi aiemmin luomasi yhteystiedot Excel-tiedosto, korosta se ja napsauta Avaa. Seuraava ikkuna pyytää sinua valitsemaan taulukon Excel-tiedostostasi. Varmista, että yhteystietoihin kirjoittamasi taulukko on korostettu ja napsauta OK.
3,4 Koska olet jo kirjoittanut kirjeen, voit jatkaa yhdistämiskenttien lisäämistä. Siirrä kohdistin Word-dokumenttisi asianmukaiseen tyhjään kohtaan ja napsauta sitten Lisää kohteita näyttääksesi sarakeotsikot Excel-tiedostossasi. Valitse oikea otsikko / tietotyyppi ja napsauta Lisää. Tee tämä kaikilla kirjeesi alueilla, joihin sinun on annettava vastaanottajan tiedot. Sähköpostiosoitteiden tulisi olla asiakirjan yläosassa.

4. Lähetä sähköposti.
Ohjatun postin yhdistämistoiminnon kahden seuraavan vaiheen avulla voit esikatsella sähköpostiviestiä ja suorittaa yhdistämisen loppuun. Valitse viimeisessä vaiheessa vaihtoehto Sähköposti. Kirjoita Aihe-kentän kenttään teksti ja napsauta OK. Outlook käynnistää ja lähettää sähköpostisi kaikille vastaanottajille, jotka olet sisällyttänyt Excel-luetteloon.

Tämän menettelyn oppiminen voi nopeuttaa suuresti viestintääsi, oli se sitten liike- tai henkilökohtaista. Se antaa sinulle myös mahdollisuuden maksimoida MS Office -ohjelmiesi interaktiivisuus.