Koska kirjoitat yrityksesi puolesta, yritä olla muodollinen eikä olla liian henkilökohtainen kirjoittaessasi kirjeenvaihtoa yrityksessä.
Nykypäivän nopeatempoisessa elämäntyylissä liikemiehet unohtavat usein muodollisen viestinnän arvon. Sähköpostiviestien avulla yritykset ovat usein yhä rennompia kirjallisesti asiakkaille, yhteistyökumppaneille, sijoittajille ja yleisölle. Hyvien liikekirjeiden kirjoittaminen on kuitenkin arvokasta, mikä voi auttaa vahvistamaan yrityksen uskottavuutta ja ammattitaitoa. Vaikka tämä artikkeli kattaa vain liikekirjeiden kirjoittamisen, liike- elämän ammattimaisuuteen liittyy monia muita näkökohtia, jotka ovat yhtä tärkeitä. Voit Lisätietoja näistä standardimenetelmiä viestinnän ja esittelyn ottamalla verkkokursseja vuonna liikkeenjohdon.
Yrityskirjeiden kirjoittaminen vaatii
Yrityskirjeiden kirjoittaminen vaatii muodollisemman sävyn kuin henkilökohtaista kirjeenvaihtoa kirjoitettaessa. Muista, että edustat yritystäsi ja että henkilö, jolle kirjoitat, edustaa myös yritystään. Siksi kirjeen sisällön tulisi olla itsestään riippumatta siitä, kuka sitä kirjoittaa tai lukee, joten keskitytään pikemminkin ammatillisiin asioihin kuin henkilökohtaisiin. Tässä on muutama vinkki liiketoiminnan kirjeenvaihdon parantamiseen.
Osoita vastaanottajalle oikein. Liiketoiminnan kirjeenvaihto on yleensä muodollista, ja siksi sinun on käännyttävä vastaanottajan puoleen virallisesti. Lisää otsikkoon hänen nimensä, asema ja yrityksen nimi. Käytä "Mr." tai "Ms" jos olet epävarma. Naisia kutsutaan nimellä "Ms" siviilisäätystä riippumatta. Otsikko saattaa näyttää tältä:
Herra John Doe
Toimitusjohtaja, Acme Corporation
Hyvä herra Doe:
Nimi "Rakas" jälkeen olisi yleensä myös muodollinen. Mutta jos kirjoitat läheistä liikekontaktia, etunimi riittää. Voit sanoa "Dear John" "Dear Mr. Doe" sijaan. Tämä koskee erityisesti liikekumppaneita, tai jos kirjoittamaasi henkilöä pidetään liiketoiminnan tasavertaisena tai ikätoverina.
Ilmoita syy kirjoittamiseen. Kun kirjoitat liikekirjeenvaihtoa, siirry suoraan asiaan. Ensimmäisessä virkkeessä tai kappaleessa on viitattava kirjoituksesi tarkoitukseen. Voit sanoa jotain tällaista:
Kirjoitan teille viittaamalla viiden laatikon tilaukseen Acme Industrial Strength Desinfectant, jonka tein kaksi viikkoa sitten. Pahoittelen ilmoittaessani sinulle, että toimistomme ei ole vielä saanut mainittua tilausta, ja haluamme seurata sitä myyntiosastollasi.
Liiketoiminnan kirjeenvaihto on yleensä muodollista, ja siksi sinun on käännyttävä vastaanottajan puoleen virallisesti.
Ole tarkka tarvitsemasi suhteen. Jos sinulla on ehdotettu ratkaisu tai jos aiot tehdä jotain, muista sisällyttää nämä seurantakappaleisiin.
Olemme olleet uskollinen asiakas viisi vuotta. Toivomme kuitenkin saavansa tilauksemme kahden seuraavan päivän kuluessa, tai meidän on pakko miettiä liikesuhteitamme Acmeen ja etsiä muita vaihtoehtoisia teollisuuden vahvuus desinfiointiaineiden toimittajia.
Anna vastaanottajalle tapa ottaa sinuun yhteyttä. Vaikka palautusosoitteesi sisältyy yleensä kirjekuoreen (tai sähköpostivastaukseen, jos lähetät viestin sähköpostitse), on kätevää sisällyttää yhteystiedot, joissa vastaanottaja voi ottaa sinuun suoraan yhteyttä.
Jos haluat antaa joitain selvennyksiä tai päivityksiä, lähetä minulle sähköpostia osoitteeseen xyz@company.com, tai voit soittaa meille numeroon 555-1212 työaikana.
Lopeta sitten kirjeenvaihto tavallisilla loppuviesteillä, kuten "Ystävällisin terveisin" tai "Ystävällisin terveisin", ja sitten nimesi ja allekirjoituksesi.
Ole muodollinen. Koska kirjoitat yrityksesi puolesta, yritä olla muodollinen eikä olla liian henkilökohtainen kirjoittaessasi kirjeenvaihtoa yrityksessä. Jos kirjoitat henkilölle, jonka tunnet henkilökohtaisesti, voit sisällyttää muutaman rivin henkilökohtaisia terveisiä tilanteesta riippuen (esimerkiksi jos kyseessä on loma). Muussa tapauksessa pidä aiheesta kiinni ja pidä se lyhyt ja yksinkertainen.
Katso oikeinkirjoitustasi ja kielioppiasi. Et halua törmätä epäpätevään tai huolimattomaan, koska tämä saattaa heijastaa yritystäsi tai yritystäsi. Siksi tarkista ja tarkista kirjeessä virheiden oikeinkirjoitus ja kielioppi. Tekstinkäsittelyohjelmissa on yleensä sisäänrakennetut oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistimet. Näiden suorittaminen vie vain muutaman minuutin. Mutta paras tapa tarkistaa on silti ihmisen silmien kautta. Jos et ole varma oikeinkirjoituksesta ja sanankäytöstä, tarkista sanakirja. Jos et ole varma välimerkkien oikeasta käytöstä, tutustu käsikirjojen kirjoittamiseen.
