Kuinka määrittää prioriteetit?

Ottaa selkeyttä käydä läpi lukemattomia tehtäviä vain tärkeimmät ja kiireellinen asioita on laatu on erittäin tehokas henkilö. Oppiminen prioriteettien määrittämisessä auttaa paitsi hallitsemaan yritystäsi ja hoitamaan työsi tehokkaammin, myös auttamaan järjestäytyneemmän henkilökohtaisen elämän saavuttamisessa.

Peruskomponentit

Prioriteettien asettaminen on pohjimmiltaan järkevä tapa suunnitella, miten aika ja energia jaetaan eri, jopa kilpailevien tavoitteiden kesken. Tämä artikkeli opastaa sinut prosessin peruskomponenteissa, joita voit käyttää asettamalla prioriteetteja itsellesi, tiimillesi tai organisaatiollesi.

• Luo kattava luettelo kaikista tehtävistäsi. Käytä aikaa istua muutama tunti tehdäksesi luettelosi. Aseta kaikki muu sivuun ja kirjoita muistiin kaikki ajateltavat tehtävät. Päätät kirjoittaa luettelosi muistiin tai käyttää tietokonetta. Tallenna kaikki haluamasi asiat muistiin. Tämä toimii pääluettelona koko prosessin ajan.
• Selvitä standardisi. Arvioi tehtäviesi luonne. Sinun on oltava tietoinen kahdesta standardista. Kohteille, jotka ovat tiettyjä toimintoja tai määräajan mukaisia, on parasta käyttää aikaa vakiona. Jos luettelosi kuitenkin koostuu yleisemmistä tehtävistä tai tavoitteista, aseta prioriteetit ja sitten arvo tai voitto. Voit myös käyttää molempia, jos haluat olla kattavampi.
• Tarkista kunkin tehtävän kiireellisyys. Varmista, että sinulla on selkeä aikataulu mielessä, ennen kuin merkitset. Käy luettelosi läpi ja merkitse jokaiselle kohteelle "kiireellinen" tai "ei kiireellinen". Älä ohita mitään ja varmista, että kaikki tuotteet on merkitty oikein.
• Päätä kunkin tehtävän arvo. Selvitä, ovatko kohteet "tärkeitä" vai "ei tärkeitä". Kohteet, jotka voivat aiheuttaa vakavia kielteisiä seurauksia suorituksellesi, jos ne jätetään tekemättä, on merkittävä "tärkeiksi". Toisaalta kohteet, jotka haluat, mutta joita ei tarvitse suorittaa, tulee merkitä merkityksettömiksi.
• Tee matriisi kohteiden järjestämiseksi. Tässä vaiheessa jokaisella pääluettelosi kohdalla tulisi olla jompikumpi seuraavista tarroista: "Kiireellinen / tärkeä", "kiireellinen / ei tärkeä", "ei kiireellinen / tärkeä" ja "ei kiireellinen / ei tärkeä". Luo taulukko, jossa on kaksi riviä ja kaksi saraketta. Merkitse sarakkeet "Kiireellinen" ja "Ei kiireellinen" ja rivit "Tärkeää" ja "Ei tärkeä". "Sijoita kukin kohde sen tunnistetta vastaavien sarakkeiden ja rivien leikkauspisteeseen.
• Arvioi seuraukset. Tämän matriisin avulla sinulla pitäisi olla jo selkeä käsitys siitä, mitkä kohteet priorisoidaan ja mitkä päästävät irti. Tarkista kuitenkin mahdolliset ristiriidat jokaisen priorisoidun tehtävän suorittamisessa. Selvitä mahdolliset ristiriidat arvioimalla yhden tuotteen sijoittamisen edut ja haitat. Kysy itseltäsi, mikä seuraus on vahingollisempi, ja käytä tätä pohjaa päättääksesi.

Älä odota luoda tehokkainta luetteloa muutaman ensimmäisen yrityksen aikana. Prioriteettitaidon hallitseminen vie aikaa, joten sinun on oltava kärsivällinen. Ajan myötä huomaat, että huolettoman elämän edut kompensoivat oppimiseen vietetyn ajan ja harjoittelun.