Jos haluat silti ylläpitää siteitä tähän asiakkaaseen, voit halutessasi lähettää tiedusteluasiakirjeen.
Toisinaan asiakkaat eivät pysty maksamaan sovitulla tavalla. Ammattimainen tapa pyytää rahaa näiltä asiakkailta on keräyskirje. Tässä on muutamia vinkkejä siitä, kuinka kirjoittaa sellainen loukkaamatta arvokkaita asiakkaitasi.
Kerää kaikki tarvittavat tiedot asiakkaastasi ja hänen tilistään. Mainitse kirjeessäsi olennaiset tiedot, kuten ostopäivä, velka, maksun eräpäivä ja mahdolliset osittaiset maksut. Kerro tarkasti, kuinka paljon ja milloin olet todennäköisesti maksamassa väärinkäsitysten välttämiseksi. Voit liittää valokopion alkuperäisestä laskusta ja korostaa summan, jonka hän on edelleen velkaa. Tämä lisää oikeutusta vaatimukseesi.
Kirjoittaessasi kirjettä sinun pitäisi kuulostaa miellyttävältä, mutta vakavalta. Pidä se yhden sivun alla ja ole kohtelias. Sinun on yksinkertaisesti muistutettava asiakkaitasi siitä, että heidän saldonsa on myöhässä. Määritä melun määräaika maksun suorittamiselle.
Sinun tulisi myös pyytää asiakasta ottamaan sinuun yhteyttä, jos heillä on ongelmia. Voit puhua toisesta maksutavasta, joka varmistaa, että saat maksun ilman, että sinun tarvitsee pakottaa rahaa asiakkaalta. Tilanteen väärinkäsittely voi johtaa uusiin komplikaatioihin.
Jos asiakkaasi ei vastaa, lähetä toinen kirje kiinteämmällä äänellä kuin ensimmäinen. Ilmoita, että lähetät seurantakirjeen erääntyneistä maksuista ja että odotat asiakkaalta nopeaa vastausta. Jos asiakkaasi ei vieläkään vastaa, tee seuraavista kirjeistä entistä vaativampia. Varoita heitä seurauksista, jos he eivät vieläkään maksa. Älä kuitenkaan unohda säilyttää kohteliaisuutta koko kirjeessä.
Anna kuittaus. Jos asiakkaasi maksaa laskun tai suorittaa osittaisen maksun vastauksena perintäkirjeeseesi, älä unohda ilmoittaa siitä seuraavassa kirjeessäsi päivitetyllä saldolla ja erillä.
Sinun on säilytettävä kohteliaisuus samalla kun pyydät asiakasta maksamaan erääntyneen laskunsa.
Muista seurata lähettämiäsi kirjeitä. Nämä ovat tärkeitä asiakirjoja, koska ne osoittavat, että yritit neuvotella asiakkaasi kanssa. Jos he eivät pysty vastaamaan, heidän on otettava huomioon seuraukset. Saatat joutua käyttämään niitä todisteina, kun aika tulee.
Ilmoita viimeisessä kirjeessäsi, kuinka monta kertaa olet yrittänyt vastata heihin, mutta et ole tehnyt niin. Anna heille viimeinen mahdollisuus valittaa ja aseta uusi määräaika ennen tarvittavien seuraamusten aloittamista.
Voit lähettää heille ilmoituksen heidän tilin peruuttamisesta tai saattaa asian asianajajallesi. Riippumatta rangaistuksesta, sinun on silti ilmoitettava asiakkaalle seuraavasta toimintatavastasi ja selitettävä, miksi olet päättänyt niin. Tämä ylläpitää ammattitaitoa asiakkaasi kanssa.
Jos haluat silti ylläpitää siteitä tähän asiakkaaseen, voit halutessasi lähettää tiedusteluasiakirjeen. Ymmärrä, että tilanteen on oltava hänelle vaikea ja että olet valmis tarjoamaan uusia ehtoja, kunhan he ottavat sinuun yhteyttä.
Kokoelmakirjeen kirjoittaminen on iso haaste. Sinun on säilytettävä kohteliaisuus samalla kun pyydät asiakasta maksamaan erääntyneen laskunsa. On vielä vaikeampaa saada hänet maksamaan lasku, varsinkin jos hänellä on tällä hetkellä tiukat taloudelliset ongelmat. Älä unohda, että sinulla on yrityksesi nimi, ja sinun on pidättäydyttävä käyttämästä mitään loukkaavaa kieltä, kun otat yhteyttä asiakkaaseen.
