Kun kirjoitat minkä tahansa tyyppistä yrityskirjeä, on välttämätöntä käyttää yritystäsi paikallaan yrityksen logon tai kirjelomakkeiden kanssa.
Yksi on käytettävä suuri määrä ammattitaitoa ja kohteliaisuus kun siihen vastaaminen liikekirjeen. Olipa kyseessä asiakkaan tai liikekumppanin tiedustelu tai valitus, on tärkeää antaa vastauksesi muodollisesti ja oikea-aikaisesti.
Käytä yrityksen kirjelomaketta tai paperitavara. Kun kirjoitat minkä tahansa tyyppistä yrityskirjettä, on välttämätöntä käyttää yritystäsi paikallaan yrityksen logon tai kirjelomakkeiden kanssa. Avaa kirjeesi asianmukaisella tervehdyksellä ja lähettäjän nimellä. Jos vastaat henkilölle, jolla on korkeampi auktoriteetti, pomolle tai esimiehelle, muodollinen tyyli on paras ja turvallisin tapa aloittaa. Käytä Ms, Mr. tai Mrs, jota seuraa henkilön sukunimi. Älä käytä henkilön etunimeä, ellet tunne toisiasi hyvin.
Yritysvastauskirje
Yritysvastauskirjeesi tarkoituksena on antaa vastauksia kyselyihin ja / tai ratkaisuja ja selvennyksiä tiettyihin valituksiin. Älä unohda mainita joitain keskeisiä lauseita alkuperäisestä kirjeestä, jotta saat yhteyshenkilölle vaikutelman, että olet lukenut ja ymmärtänyt viestin, jonka henkilö yrittää välittää. Aloita avauksessa kanssa kohtelias linjat kuten "Kiitos kirjeen" tai "Viitaten kirjeenne (päivämäärä)."
Muista, että kirjeesi on voitava vastata lähettäjän tiedusteluihin tai huolenaiheisiin. Jos sinulla ei ole tietoja kyselyihin vastaamiseksi, sinun on ohjattava tai välitettävä pyyntö tai tiedustelu oikealle henkilölle. Jos satut olemaan oikea henkilö, vastaa sitten nopeasti. Älä viivytä.
Yrityskirjeeseen vastaamisessa on käytettävä paljon ammattitaitoa ja kohteliaisuutta.
Vältä olemasta liian puolustava, töykeä tai tuomitseva varsinkin kun vastaat valituksiin. Valitus syntyy yleensä, kun asiakkaasi tai työtoverisi jotenkin ei ymmärrä tai tulkitse väärin joitain käytäntöjäsi tai palveluitasi. Vastaa ja ilmoita tapauksesi kohteliaasti. On myös tärkeää vastata yksinkertaisella ja suoralla tavalla tavalla, jonka asiakkaasi voivat helposti ymmärtää. Käytä nöyriä ilmauksia, kuten "Olen syvästi pahoillani kaikista sinulle mahdollisesti aiheutetuista haitoista" tai "Minulla olisi ilo puhua kanssasi lisätietoja asiasta". Osoita asiakkaillesi halukkuutta toimia ja tee muutoksia asiakkaiden pyyntöjen täyttämiseksi.
Ymmärtämiskyvyt
Ole selkeä ja ytimekäs. Jos vastaat useisiin kyselyihin tai pyyntöihin, on parasta käyttää luettelomerkittyä luetteloa antamaan suoraviivaisia ja selkeitä tietoja tai vastauksia kontakteihisi liittyviin huolenaiheisiin. Muista, että suurin osa asiakkaistasi voi olla hyvin kiireinen tai joillakin saattaa olla puutteita tietyistä ymmärtämiskyvyistä, joten on parempi pitää se yksinkertaisena mutta ytimekkäästi. Vältä monimutkaisten sanojen ja liian monimutkaisten lausuntojen käyttöä.
Sulje kirjeesi lauseella, jossa ilmoitetaan lopullinen anteeksipyyntösi tai viittauksesi yritykseesi liittyvään tulevaan tapahtumaan. Jotkut tehokkaat loppuviivat ovat "Odotan kuulevani sinulta" tai "Jos tarvitset lisätietoja, älä epäröi ottaa yhteyttä minuun." Älä unohda allekirjoittaa ilmaista sulkeutumistasi "Ystävällisin terveisin" sinulle tuntemattomille vastaanottajille tai "Vilpittömästi", jos tunnet henkilön.
Välimerkkivirheet
Varmista, että olet lukenut kirjeesi perusteellisesti, ennen kuin tulostat sen tai lähetät sen asiakkaallesi. Tarkista ja muokkaa mahdollisia oikeinkirjoitus, kielioppi- ja välimerkkivirheitä.
Muista, että luotettavuutesi ja kykynsä käsitellä ja vastata asiakkaiden tarpeisiin, olipa kyse yksinkertaisesta tiedustelusta tai suuresta valituksesta, ovat ratkaisevan tärkeitä hyvän liiketoiminnan ylläpitämiseksi. Tarjoa lisäapua kirjeen lopussa ja älä unohda lisätä yhteystietojasi.
