Kirjoita lyhyt, yhden sivun muistutuskirje, jossa kerrot perustiedot velasta, jonka haluat kerätä, ja määritä maksuaika.
Heidän mukaansa ei ole liikekirjeenvaihtoa, joka vaatii enemmän ymmärrystä ihmisen psykologiasta tai suurempaa diplomatiaa kuin keräilykirjeen kirjoittaminen. Siksi henkilö, joka työskentelee kokoelman liiketoiminnan pitäisi olla erinomaiset viestintätaidot kuin kirjallisesti ollakseen tehokas kokoelma. Perintäkirje, jota kutsutaan myös hämäräksi kirjeeksi, on myyntisaamisten tai luottohenkilöstön perimmäinen keräystyökalu, jota käytetään aina, kun asiakas tai asiakas ei suorita maksuja sovitun mukaisesti. Kuinka kirjeesi kirjoitetaan, voi olla yhtä tärkeää kuin mitä sanot.
Muistutus kokoelmakirje
Tässä on joitain ohjeita siitä, miten kirjoitetaan muistutusten keruukirje.
Tarkista kaikki tosiasiat. Sekaannusten ja mahdollisten viivästysten minimoimiseksi se auttaisi hahmottamaan kaikki velkaan liittyvät yksityiskohdat. Kerää kaikki tärkeät tiedot tilistä ja asiakkaasta, jolta yrität kerätä. Tarvittavien perustietojen joukossa ovat palvelun tai oston päivämäärät, ostettu tuote tai palvelu, toimituskuitti, erääntynyt kokonaismäärä, mahdolliset osamaksut, jäljellä oleva summa tilin eräpäivänä ja sovitut maksuehdot.
Kirjoita lyhyt muistutuskirje. Kirjoita lyhyt, yhden sivun muistutuskirje, jossa kerrot perustiedot velasta, jonka haluat kerätä, ja määritä maksuaika. Levitä jännitteitä ja vältä syytöksiä tunnustamalla tai pyytämällä anteeksipyyntöä ja pyytämällä vastaanottajaa jättämään huomioimatta kirje, jos maksu on jo lähetetty. Olisi myös parasta liittää alkuperäinen lasku kirjeeseen, jotta lukijalla on viittaus siihen, mihin laskuun viittaat ja mikä eräpäivä on alkuperäisessä laskussa.
Lähetä selkeä viesti halutusta toiminnosta. Selvitä, mitä toimintatapoja vastaanottajalta odotetaan, mikä on tilin maksaminen. Ilmoita selkeästi kaikki yksityiskohdat, kuten maksettavan palkkion määrä ja eräpäivä. Harkitse myös maksuvaihtoehtojen tarjoamista, jotta maksaminen olisi mahdollisimman kätevää. Esitä maksamisen laiminlyönnin seuraukset selkeällä, ei-laillisella kielellä varmistaaksesi, että lukija saa viestin.
Avoimet linjat viestintään. Sen lisäksi, että lasku on väärin asetettu tai sinulla on taloudellisia vaikeuksia, ota huomioon, että mahdollinen syy asiakkaasi maksamatta jättämiseen voi olla se, että hän on eri mieltä tai sinulla on ongelmia laskun tai vastaanotettujen tavaroiden tai palvelujen laadun kanssa. Siksi on tärkeää, että annat yhteystietosi ja olet jatkuvasti tavoitettavissa, jos asiakkaan on soitettava, lähetettävä sähköpostia tai vierailtava sinulle tiedusteluja varten.
Aseta selkeät ja kohtuulliset odotukset. Lopeta kirjeesi kiittämällä asiakasta etukäteen, että hän on osallistunut asiaan nopeasti. Se voi myös auttaa mainitsemaan tilin maksamisen edun, kuten hyvän liikesuhteen säilyttämisen tai avoimen tilin ylläpitämisen yrityksellesi. Tällä tavoin korostat odotustasi maksusta samalla kun ilmaiset halusi ylläpitää hyviä suhteita.
Tässä on joitain ohjeita siitä, miten kirjoitetaan muistutusten keruukirje.
Käytä muistutusten keruukirjettä kirjoittaessasi kiinteää, kiireellistä ja anteeksiantamatonta ääntä. Pyri välittämään luottamusta ja auktoriteettia varmistaaksesi, että vastaanottaja ottaa sen vakavasti. Muista kuitenkin, että lähetät muistutuskirjeen, joten älä nuhda henkilöä. Harkitse tarjoamista avuksi henkilölle, jos hänellä on vaikeuksia sopimuksen täyttämisessä.
Jos et saa vastausta ilmoitettuun päivään mennessä, lähetä toinen kirje, joka viittaa edelliseen lähettämääsi kirjeeseen, ja tarkista tili- ja maksutiedot. Ole lujempi ja arvovaltainen ja käytä kiireellistä ääntä. Varmista, että dokumentoit lähettämäsi kirjesarjan ja pidät kirjaa kaikista keräystoimista tai osittaisista maksuista. Parasta olisi lähettää kirje varmennetulla postilla, koska se vaatii kuitin allekirjoituksen.
