Jokaisen yrityksen pyrkimyksenä suojata yritystietojaan tulisi olla säännellyn ja valvotun tiedon ja tietojen käytön varmistaminen sisäisen työsuhteen aikana ja samalla, kun näitä tietoja käytetään kolmansien osapuolten kanssa.
Yritystietoja missä tahansa yrityksessä voidaan verrata ihmisen elimistöön. Se kulkee ympäri, kerää tai tallettaa materiaalia aiheuttaen muutoksia tai heikentäen suorituskykyä. Siksi on välttämätöntä varmistaasujuva kulku ja varmistaa samalla turvallisuuden valvonta tällaisen tiedon levittämisessä.
Yritystietoja missä tahansa yrityksessä voidaan verrata ihmisen elimistöön.
Yritystiedot voivat vaihdella tavallisista päivittäisistä tiedoista erittäin luottamuksellisiin ja omistettuihin tietoihin. Joskus eri tietomuotoja ei voida erottaa ja hallita. Tutkitaan joitain tapoja suojella yritystietoja.
Vastuullisuus, uskollisuus ja omatunto. Yksi perinteisimmistä keinoista suojata yritystietoja on lisätä vastuuntuntoa, uskollisuutta ja omatuntoa samalla, kun yrityksen henkilöstö on palkattu yrityksen palveluksessa. Vaikka automatisoidut järjestelmät parantavat tuotannon tehokkuutta, se myös syrjäyttää inhimillisen elementin ja sellaisenaan työntekijöillä on pettymyksen tunne, työtään ei arvosteta eivätkä he tunne olevansa sidottuja eikä vastuussa suoritettavasta työstä. Vastuullisuus, uskollisuus ja omatunto voidaan saavuttaa säätämällä suoraa henkilöiden välistä vuorovaikutusta seniorien ja juniorien välillä yrityksen sisällä.
Yritystietojen käyttöä koskevat käytännöt. Kun työntekijät liittyvät yritykseen tai poistuvat siitä, heille on kerrottava tietojen käytöstä yrityksessä. Politiikoissa tulisi kuvata yksityiskohtaisesti, kuinka tällaista käyttöä on käytettävä, noudatettavista menettelyistä ja siitä, missä tällaiset tiedot ovat. Tämä mahdollistaa sujuvan ja enemmän kaikkea säädellään virtauksen ja yritysinformaatio ja dataa.
Fyysinen hallinta. Tiedot tallennettiin perinteisesti paperiversiona, kuten paperina ja nauhoina. Myöhemmin käytetään kannettavia tietovälineitä, kuten levykkeitä, CD-levyjä ja peukaloasemia. Tällainen siirrettävyys mahdollistaa helpon tietojen vuotamisen ja varkauden. Fyysisten tarkastusten lisäksi monilla yrityksillä on keskitetty palvelin, jossa sähköiset tiedot säilytetään ja niiden käyttöä valvotaan. Mahdolliset erilliset koneet, joissa on sähköisiä lukuvälineitä, kuten CD- tai DVD-lukijoita, on fyysisesti poistettu käytöstä tai poistettu. Nämä järjestelmät auttavat suojaamaan yritystietoja suuressa määrin.
Sopimukset. Työnantajan ja työntekijän väliset sekä yrityksen ja ulkopuolisten tahojen tai virastojen väliset sopimukset suojaavat tehokkaasti yritystietoja. Sopimukset tarjoavat tehokkaan valvonnan itse sopimuksen voimassaoloaikana ja sen jälkeen. Sopimukset voivat olla itsenäisiä tai osa työ- tai kolmannen osapuolen työsopimuksia.
Irtisanominen. Yksi monista unohdetuista mutta erittäin merkityksellisistä yritystietojen suojan muodoista on sopimusten virallinen irtisanominen. Paitsi työntekijöiden rauhanomaiset eroamiset, kun yrityksessä on tyytymättömiä työntekijöitä tai se on irtisanonut työntekijät laiminlyönnin, väärinkäytösten tai muiden kielteisten syiden vuoksi, yrityksen tietojen vuotamis- tai vahingoittumismahdollisuudet ovat erittäin suuret. Siksi yrityksen on noudatettava varovaisuutta purkamalla sopimus työntekijöiden ja kolmansien osapuolten kanssa.
Yritystietojen hallinta ja suojaaminen vaatii kykyä ylläpitää yrityksen tehokkuutta tinkimättä inhimillisestä elementistä. Jokaisen yrityksen pyrkimyksenä suojata yritystietojaan tulisi olla säännellyn ja valvotun tiedon ja tietojen käytön varmistaminen sisäisen työsuhteen aikana ja samalla, kun näitä tietoja käytetään kolmansien osapuolten kanssa.
