Viestintästrategiamuistion kirjoittavat periaatteessa yrityksen johtaja tai muut korkeamman tason esimiehet.
Viestintästrategiamuistion kirjoittavat periaatteessa yrityksen johtaja tai muut korkeamman tason esimiehet. Päätavoitteena on levittää uutta viestintästrategiaa tai vahvistaa strategiaa, joka on jo olemassa, mutta jota ei ole toteutettu.
Kirjoitettu ytimekkäästi
Lyhyesti kirjoitetut muistiot helpottavat vastaanottajan viestin ja sisällön ottamista heti saatuaan ja lukeneensa. Päinvastoin, pidempiä viestintämuistioita pidetään yleensä ajankohtana, jolloin lukija ei ole kiireinen.
Toinen syy viestintästrategian muistion kirjoittamiseen on tapaus.
Nämä ovat ohjeet, joita sinun on noudatettava kirjoittaessasi tehokkaan viestintästrategian.
Kun rakennat viestintästrategian muistion ensimmäisiä lauseita tai ensimmäistä kappaletta, sinun tulee selittää sen kirjoittamisen syy tai tarkoitus. Muistio kannustaa työntekijöitä reagoimaan paremmin, jos he ymmärtävät sen levittämisen vilpittömät syyt. Tärkein syy näiden kirjeiden kirjoittamiseen edellä esitetyllä tavalla on, kun työntekijät ovat laiminlyöneet yrityksen nykyisen politiikan ja se vaikuttaa jonkin verran työn laatuun ja työntekijöiden suorituksiin. Toinen syy viestintästrategian muistion kirjoittamiseen on tapaus. Jos tämä on syy, selitä lyhyesti, mitä tapahtui ja mitkä ovat toimet ongelman ratkaisemiseksi.
Seuraava osa viestintästrategian muistioasi on tarkastella ongelman seurauksia. Selitä mahdolliset komplikaatiot, jotka aiheutuvat siitä, että työntekijät eivät noudata yrityksen käytäntöjä, ja tapahtuman seuraukset. Kirjoita ne järkevällä tavalla ja ymmärrettävällä tavalla, joka voidaan helposti ymmärtää. Tämä muistion osa toimii järkeistämisenä ja selityksenä useille toimille ja muutoksille viestintästrategiassa.
Luo sitten strateginen suunnitelma. Kirjoita tarkat toiminnot, jotka haluat työntekijöiden tekevän. Kirjoita ne askel askeleelta, jotta se on helposti ymmärrettävissä ja työntekijöiden on helppo seurata sitä. Esitä ne yrityksen uusina ohjeina, joita kaikkien on tarvittaessa noudatettava. On välttämätöntä käyttää ymmärrettäviä sanoja ja maallikkotermiä kirjoittaessaan viestintästrategiamuistio, jotta viesti ilmaistaan selkeästi eikä kysymyksiä tarvita.
On myös tärkeää kirjoittaa joitain lisävaikutuksia, joita voi esiintyä. Ensimmäisten kolmen vaiheen kirjoittamisen jälkeen lukijoiden on ymmärrettävä selvästi muistiosi viesti. Seuraava osa on keskustella tilanteen mahdollisista vaikutuksista. Lisää tärkeitä tietoja, jotka työntekijöiden tulisi tietää, ja korosta uuden viestintästrategian noudattamisen merkitystä.
Sinun on kirjoitettava useita versioita viestintästrategiamuistiosta yrityksesi eri osastoille. Sinun on osoitettava kunkin osaston muistio, jonka kanssa olet yhteydessä. Tämä voi auttaa lisäämään työntekijöiden mahdollisuuksia osallistua muistioon.
Näiden muistioiden kirjoittamisen tarkoituksena on levittää tietoa yrityksen työntekijöille. Se kirjoitetaan yleisesti yrityksen politiikan muutoksen tai tapahtuman jälkeen. Joten pysy pääsääntöisesti, ole ytimekäs ja ole tietoinen siitä, että muistio on pysyvä kirjaa ajatuksistasi.
