Oletko koskaan käynyt kokouksessa, jossa ratkaisun sijasta ei ole ratkaistu mitään? Mikä pahempaa, jotkut näistä tapaamisista lisäävät vielä ratkaistavia asioita. Näiden kokousten ongelmana on valmistelu. Ehkä joku pyysi kokousta ilman tarvetta kokoukseen. Tai ehkä joku perusti kokouksen päättymään tietyssä ajassa, mutta se päättyi selvästi asetetun ajan jälkeen.
Älä koskaan tee samoja virheitä uudelleen noudattamalla näitä yksinkertaisia kokouksen valmisteluvinkkejä:
Suunnitelma
Varmista, että on syytä pitää kokous. Miksi aiot kuitenkin kutsua kokouksen? Onko siitä jokaiselle tietoa? Jos kyllä, niin ehkä uutiskirje on parempi kuin tapaaminen. Mutta jos sinun täytyy puhua ihmisten kanssa ja saada heidän mielipiteensä, sen täytyy varmasti olla kokouksessa.
Valmista ilmoitus. Ilmoita kaikille kokouksesta. Se voi tapahtua lähettämällä, sähköpostitse, tekstiviestillä tai kirjeitse. Varmista, että sisällytät kokouksen paikan, päivämäärän, kellonajan ja esityslistan. Näin kaikki, joiden on osallistuttava kokoukseen, valmistautuvat. Ihmisillä voi olla joitain kysymyksiä asialistastasi tai heillä voi olla ehdotuksia tai ideoita.
Valmista materiaalisi. Käy läpi kokouksen esityslista. Jos jokin esityslista tarvitsee materiaaleja, valmista ne paremmin. Ehkä haluat esitellä uuden gadgetin tai uuden koneen. Ehkä ehdotat uutta liiketoimintasuunnitelmaa ja varmista sitten, että sinulla on esimerkki suunnitelmasta.
Aiemmat kokoukset
Varmista, että sisällytät kokouksen paikan, päivämäärän, kellonajan ja esityslistan.
Järjestä kokouksen esityslista. Pidä kokouksen esityslista loogisessa järjestyksessä. Voit halutessasi tilata ne tärkeyden tai kiireellisyyden perusteella. Voit myös haluta tilata ne sen mukaan, miten tärkeitä ne ovat edellisiin kokouksiisi.
Määritä tehtävät. Mitkä asiat on tehtävä kokouksen aikana? Joku joutuu ottamaan minuutteja, huolehtimaan esityksestä, järjestämään paikan, valmistamaan ja tarjoilemaan ruokaa sekä valmistamaan multimediaa. Varmista, että määrität nämä tehtävät ja päivitä jatkuvasti näitä ihmisiä tarkistaaksesi, ovatko he valmiita vai tarvitsevatko jotain apua.
Harjoittele. Jos otat vastuun kokouksesta, sinun tulee harjoitella sen käsittelyä varsinkin, jos et ole aiemmin käsitellyt kokousta. Sinulla on kokouksen hoitajana monia vastuita ja velvollisuuksia. Mutta tärkeintä on pitää kokous sujuvasti. Sinun pitäisi tietää, miten saada ihmiset kuuntelemaan, kun joku puhuu. Sinun tulisi myös osata pitää kokouksen järjestys.
Päivitetty tuntia
Muistuta. Et halua, että ihmiset eivät osallistu kokoukseesi vain siksi, että he ovat unohtaneet sen. Päivää ennen kokousta varmista, että päivität kaikki kokouksesta. Joistakin tehtävistä vastaavat henkilöt tulisi päivittää tunteja ennen kokousta tai valmistautuessaan siihen.
Valmistautuminen on avain onnistuneen kokouksen järjestämiseen. Älä unohda aloittaa ajoissa ja lopettaa ajoissa. Kokouksen ihmisillä on muita asioita. Jokainen minuutti on tärkeä asia, ja sinun pitäisi olla huomaavainen siitä. Et ansaitse kunnioitusta pitämällä sanaa.
