Tehokkaalla kokouksen esityslistalla voidaan määrittää kaikki keskusteltavat asiat sekä avainhenkilöt, mikä johtaa tiiviin, mutta täydellisen kokouksen järjestämiseen.
Kokoukset ovat tärkeitä tiedon levittämiselle ja päätöksenteolle, mutta ne voivat tuhlata paljon aikaa, joka muuten voidaan käyttää tuottavuuteen. Kokousten järjestämisestä vastaavana saatat ajatella, että esityslistan kirjoittaminen on yhtä aikaa vievää kuin varsinainen kokous itse, mutta olisit väärässä. Tehokkaalla kokouksen esityslistalla voidaan määrittää kaikki keskusteltavat asiat sekä avainhenkilöt, mikä johtaa tiiviin, mutta täydellisen kokouksen järjestämiseen. Hyvin harkittu asialista johtaa siis kokoukseen, jossa ei ole tarpeettomia viivästyksiä ja häiriötekijöitä, mikä säästää kaikkien aikaa.
Hyvin kirjoitettu esityslista voi parantaa kokouksen kulkua antamalla osallistujien valmistautua siihen etukäteen.
Tässä on useita vinkkejä kokouksen esityslistan kirjoittamiseen.
Valmista esityslista vähintään viikkoa etukäteen. Anna henkilöstön jäsenille aikaa valmistautua kokoukseen tai tarkistaa heidän aikataulujaan sen mukauttamiseksi. Hyvä tapa parantaa toimiston tuottavuutta on asettaa säännöllisten kokousten päivämäärä ja asettaa säännölliset päivämäärät, jolloin sinun odotetaan kirjoittavan heille esityslista.
Määritä kokouksen asiat. Asettamalla asiat kokouksen pituutta voidaan hallita ja osallistujat voivat valmistautua etukäteen. Vahvista lyhyen kokouksen idea luotipisteillä. Ilmoita, pidetäänkö kokous alle tunnissa, muutamassa tunnissa, koko päivän vai päivien kuluessa. Yksi vinkki lyhyen kokouksen luomiseen on, että kaikki asiat sopivat yhdelle sivulle. Siirrä ylimääräiset aiheet myöhemmäksi.
Selvitä kuhunkin kokoukseen osallistuva sijainti, aika ja avainhenkilöt. Nämä olennaiset tiedot estävät suurimman osan selvennyksistä, joita muutoin tapahtuu epämääräisen asialistan laatimisen yhteydessä. Se myös pitää ihmiset tietoisena ajasta ja vähentää tarpeetonta keskustelua kokouksessa. Aseta kokous aikaan, jolloin suurin osa henkilökunnasta on käytettävissä. Ilmoitettu aika antaa myös osallistujille mahdollisuuden suunnitella muita suunnitelmiaan tälle päivälle. Lisää lopuksi välttämättömiä muistutuksia, kuten matkapuhelinten virran katkaiseminen, muutosehdotusten määräajat ja sähköpostiosoite henkilöstölle, jonka on lähetettävä kirje, jonka mukaan he eivät voi osallistua kokoukseen.
Käytä OARR: ää oppaana tehokkaaseen kokoukseen. OARR tarkoittaa "tavoitteita, esityslistaa, rooleja ja vastuita". Tämä opas määrittää kunkin kokouksen tavoitteen, keskusteltavat asiat ja osallistujien odotukset.
Poista ongelmat, joista voidaan keskustella muilla kanavilla. Kokoukset ovat erittäin tehokkaita ryhmän päätöksenteossa sallimalla henkilökohtaiset liiketapahtumat ja samanaikaiset keskustelut. Se voi kuitenkin olla aikaa vievää ja tuottavuutta vähentävää, ja se voi jopa heikentää toimiston moraalia vahvistamalla passiivisuuden tunteita. Rajoita ongelmat tarpeellisiin tärkeisiin ja kiireellisiin asioihin, jotta ansaitsisit keskustelun kokouksissa, ja etsi sitten muita tapoja levittää ja keskustella jäljellä olevista aiheista käyttämällä sähköisiä tapoja, kuten toimiston sähköposti ja pikaviestit, tai henkilökohtainen vuorovaikutus.
Pyydä luotettua työtoveria tarkistamaan asialista. Tietojen on oltava selkeitä ja yksinkertaisia, ilman kielioppivirheitä.
Pidä esityslista painettuna. Lähetä esityslista toimiston ilmoitustaululle kaikkien nähtäväksi. Voit myös vahvistaa tätä toimintaa lähettämällä saman esityslistan osallistujille.
Hyvin kirjoitettu esityslista voi parantaa kokouksen kulkua antamalla osallistujien valmistautua siihen etukäteen. Jos toimistolla on oma vakiintunut kokousmuoto, käytä tätä kaavaa niin, että kaikki osallistujat ovat jo perehtyneet keskustelun kulkuun.
