Kysy itseltäsi, minkä ilmapiirin haluat luoda kokouksessasi, ja suunnittele sen mukaan.
Kokoukset ovat täällä pysyäksesi, ja ennemmin tai myöhemmin sinua todennäköisesti pyydetään johtamaan sitä. Ymmärrä tehokkaan kokouksen pitämisen perusteet ja sinut tunnetaan sellaisena, joka saa asiat tekemään; laiminlyö nämä perusasiat ja tuhlaat vain kaikkien aikaa.
Tapaa oikeasta syystä. Kun soitat kokoukseen, tiedä syy. Ohita kokous, jos sinulla ei ole mitään erityistä keskusteltavaa, jos et tarvitse muiden mielipiteitä, jos olet jo päättänyt toimintatavasta tai jos muiden osallistuminen vaikeuttaisi vain suunnitelmaasi. Soita kokoukseen, jos sinun on esitettävä tietoja nopeasti useille ihmisille etkä halua kirjoittaa niitä, jos haluat muiden mielipiteitä ajatuksestasi, jos haluat saada "sisäänostoa" tiimiltä tai jos haluat motivoida ja innostaa tiimiä ideasta. Tarkoitetut kokoukset ratkaisevat ongelmat, herättävät tukea ja valmistavat muita toimintaan.
Aseta esityslista. Jotkut ihmiset ajattelevat, että esityslistat antavat kokoukselle liikaa rakennetta, etteivät ihmiset voi olla spontaaneja tai että ilmapiiri on liian muodollinen. Se on kuin sanoa, jos suunnittelet lomaa pakkaamalla oikeat vaatteet, järjestämällä kuljetukset ja päättämällä määränpäästä, jota et voi rentoutua ja olla spontaani matkan varrella. Esityslistat ovat vain tiekarttoja, jotka johtavat määränpäähän. Käytä niitä tai eksy. Kun pidät kokousta, aseta esityslista ja pidä siitä kiinni. Käytä aktiivisia verbejä, tee yhteenveto käsillä olevasta asiasta lauseessa ja ilmoita ryhmälle, mitä odotat jokaisesta asiasta - "vain keskustelua varten", "tietojen keräämiseksi" tai "päätöksentekoa varten". Halusitpa sitten seurata esityslistaa tai kiertää satunnaisesti,agendan saaminen antaa muille mielenrauhan siitä, että kokous menee jonnekin.
Pysy ulkona edessä, jos aiot johtaa. Mikään ei turhauta ja sammuta kokouksen osallistujia enemmän kuin johtaja, joka ei ota hallintaa. Kerro roolisi alussa ja mikä auktoriteetti ryhmällä on. Aiotko yksinkertaisesti helpottaa keskustelua tai kertoa heille, miten keskustelet kustakin ideasta ja tulet tekemään päätöksiä? Aiotko pitää keskustelun liikkeellä vai luopua siitä vastuusta muille satunnaisesti? Aiotteko olla hiljainen tarkkailija vai aiotko heittää kahden sentin arvoisen? Sinulla ei tarvitse olla kaikkia vastauksia, puhua tai tehdä kaikkia päätöksiä, mutta sinun pitäisi olla ulkona. Joko johtaa tai anna vastuu toiselle ja poistu tieltä. Joku on aina vastuussa kokouksesta. Jos se on kokouksesi, varmista, että se olet sinä.
Kokoukset ovat täällä pysyäksesi, ja ennemmin tai myöhemmin sinua todennäköisesti pyydetään johtamaan sitä.
Valitse osallistujat huolellisesti. Osallistujaluettelon valitseminen on yhtä tärkeää kuin keskustelemasi kysymykset. Kysy oikeilta ihmisiltä ja sinulla on hyvät mahdollisuudet vilkkaaseen, tietoon perustuvaan, hyödylliseen ideoiden vaihtoon. Kysy vääriltä ihmisiltä ja perustat sota-alueen. Käytä seuraavaa tarkistusluetteloa: Kuka voi antaa tarvittavaa asiantuntija-apua? Kenellä on kokemusta tästä asiasta? Kuka tukee asiasi? Kuka vastustaa asiaasi? Kenen sitoutumista tarvitset "saadaksesi sen tapahtumaan?" Älä etsi suosittuja ihmisiä, suostuttelevia ihmisiä tai sijoittuneita ihmisiä - etsi etsimäsi oikeita ihmisiä.
Omista asetus. Aivan kuten urheilijalla on selvä etu kilpaillessaan kotikentällään, niin voi olla myös kokouksen avustaja. Tunne nurmikko ja sinä hallitset kokousta. Jos haluat auktoriteettia ja hölynpölyä, säädä kokoushuone. Jos haluat jännittävän ryhmän, mene hyvin valaistuun kokoushuoneeseen. Jotta epävirallinen juoruilu istunnon, kokeile jonkun toimistoon. Jos haluat pelata isäntänä, tarjoa kahvia tai välipaloja salissa tai sovi kokous mukavalle ravintolalle. Vieraasi tuntevat velvollisuutensa olla siviili ja jopa vaatimusten mukaisia. Kysy itseltäsi, minkä ilmapiirin haluat luoda kokouksessasi, ja suunnittele sen mukaan. Valinnasta riippumatta, ole tyytyväinen siihen ja "omista" ympäristö.
Kokousten ei tarvitse olla toinen "välttämätön paha". Ne voivat olla tehokkain ja tehokkain tapa saada laadukas työ nopeasti, täydellisesti ja ajallaan - antamatta kaikille vain enemmän työtä.
