Onko se puhelinkokous tai puhelinkonferenssi, videoneuvottelukokous vai suljettujen ovien kokous?
Jos sinulla on organisaatio, on tärkeää, että kaikki pysyvät yhteydessä niin, että kaikki työskentelevät samalla sivulla. Yksi tehokas tapa koskettaa tukikohtaasi kanssasi on johtaa kokouksia. Kokoukset voivat kuitenkin olla melko aikaa vieviä, ja ihmisten saattaminen yhteen saattaa olla vaikeaa. Jos suunnittelet kokoustasi oikein, voit saada kaikki järjestäytymään ja tekemään tarvitsemasi.
Jos aiot puhua suuren joukon ihmisiä, tarvitset jonkinlaisen kokoustilan.
Näin suunnittelet kokoustasi.
Päätä miksi tarvitset kokouksen. Kokoukset ovat välttämättömiä. Sinulla on kuitenkin oltava erityinen syy, miksi haluat kutsua ryhmän ihmisiä yhteen. Haluatko vain olla yhteydessä tiimisi kanssa? Onko sinulla hätätilanne tai tietty kohta, johon sinun on puututtava välittömästi? Onko se jotain, joka voidaan ratkaista puhelinkeskustelulla tai ehkä sähköpostiviestinnällä? Onko kokous todella tarpeen vai onko muilla tavoilla siitä keskustella ja levittää? Onko se puhelinkokous tai puhelinkonferenssi, videoneuvottelukokous vai suljettujen ovien kokous? Tietäen, miksi sinun on pidettävä kokous, auttaa määrittämään minkä tyyppisen kokouksen sinulla on.
Valmista esityslista. Kun olet päättänyt miksi ja minkä tyyppisen kokouksen sinulla on, sinun on kirjoitettava esityslistaasi. Mistä asioista sinun on keskusteltava kokouksessa? Jos keskustelet myyntiraporteista ja niiden parantamisesta, sinulla on oltava kopiot raportista tarkistettavaksi. Tee luettelomerkkejä kohteista, joista haluat keskustella.
Aseta aikataulu. Määritä päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat kokouksen. Aseta se niin, että sinulla on mahdollisimman paljon osallistujia. Jos sinulla on pitkä kokous, kannattaa ehkä asettaa se aamulla, kun ihmiset ovat tuoreita. Jos kyseessä on yksityinen kokous, saatat haluta, että se tehdään myöhään iltapäivällä. Pyydä ihmisiä ilmoittamaan sinulle, jos he eivät pääse siihen. Jos alle puolet pystyy siihen, sinun on ehkä ajettava uudelleen.
Määritä paikka. Missä pidät kokouksen? Jos aiot puhua suuren joukon ihmisiä, tarvitset jonkinlaisen kokoustilan. Kun valitset paikan, varmista, että siinä on tarvitsemasi tarvikkeet, kuten valkotaulu, projektori, WiFi-yhteys ja muut kokoustasi varten tarvitsemasi työkalut.
Ilmoita kaikille, joiden on oltava siellä. Kun tiedät kokouksen paikan, ajankohdan ja miksi, sinun on kerrottava siitä ihmisille. Jos kyseessä on pakollinen kokous, ilmoita muistiossa, että läsnäolo on pakollista. Anna ihmisille riittävästi ilmoitusta, jotta he voivat selvittää aikataulut voidakseen osallistua. Ainakin viikon varoitusaja on tarpeeksi hyvä, vaikka joissakin tapauksissa saattaa olla tarpeen järjestää hätäkokous.
Pidä se lyhyt. Kun pidät kokouksen, pidä kiinni asialistastasi. Älä anna kokousten jatkua, koska kaikki ovat kiireisiä ja aika on tärkeää. Parhaat kokoukset ovat ne, jotka menevät suoraan asiaan ja esittävät tarvittaessa päätöslauselmia.
Ennalta määrätty viikoittainen kokous
On tärkeää, että kokouksesi ovat täsmällisiä ja tuottavia. Muuten ihmiset eivät ole taipuvaisia osallistumaan ja saattavat kokea, että se on heidän ajanhukkaa. Jos sinun on pakko, voit asettaa ennalta määrätyn viikkokokouksen, jotta henkilökuntasi tietää odottavan sitä säännöllisesti ilman, että sinun on annettava muistutuksia. Lopuksi, kun kokous on alkanut, on tärkeää pysyä tiellä, saada tarvitsemasi panos ja levittää tietoa tarpeen mukaan. Tällä tavalla voit maksimoida kokoukset.
