Se osoittautuu hienoksi, jos valmistaudut siihen ja jos järjestät hyvän projektin aloituskokouksen.
Jos sinut on äskettäin nimitetty projektipäälliköksi, voi olla melko stressaavaa, jos sinut neuvotaan työskentelemään uuden projektin kanssa alusta alkaen. Älä huoli. Se osoittautuu hienoksi, jos valmistaudut siihen ja jos järjestät hyvän projektin aloituskokouksen. Tämä antaa sävyn projektin yleiselle menestykselle. Tämän sisäisen ja ulkoisen kokouksen valmisteleminen auttaa sinua saavuttamaan tavoitteen tiimin tiedotuksessa ja projektin yleisten näkökohtien järjestämisessä. Se tarjoaa myös mahdollisuuden asettaa tavoitteita ja odotukset sekä vahvistaa projektisi perussäännöt. On tärkeää, että toteutat onnistuneesti projektin aloituskokouksen, koska se saa aikaan tai rikkoo tiimisi innostusta projektin parissa. Alla on vinkkejä onnistuneen projektin aloituskokouksen valmistelemiseen.
Määritä esityslista. Ennen kaikkea sinun on luotava tavoitteesi ja tavoitteesi projektillesi. Sinun tulisi myös selvittää kaikki elementit, joista on keskusteltava aloituskokouksessa. Näihin sisältyvät yleensä projektin aikataulu, budjetti, mahdollisesti kohtaamasi riskit, ratkaisut heille, ensisijaiset henkilöt, joihin on tarkoitus ottaa yhteyttä, ja projektin perussäännöt. Sinun täytyy luetella nämä alas, jotta voit varmistaa, ettet menetä mitään.
Aikataulu kokoukseen. Voit osoittaa tiimillesi kunnioittavansa heidän ajastaan aikatauluttamalla kokouksen tiimisi kanssa muutama päivä ennen tavoitepäivääsi. Varmista, että sinulla on paikka ja että tiimisi mahtuu mukavasti kokouspaikan sisälle. Kutsu heidät muutama päivä etukäteen antaa heille myös mahdollisuuden valmistautua kokoukseen.
Alla on vinkkejä onnistuneen projektin aloituskokouksen valmistelemiseen.
Esittele joukkue selkeästi. Kun kokous on käynnissä, sinun tulisi antaa tiimillesi käsitys siitä, mitä aiot saavuttaa kokouksellasi. Ilmoita esityslista ja listaa ne taululle tai esityksen avulla, jotta he voivat viitata tähän kokouksen etenemiseen. Kysy tiimiltäsi ehdotuksia tai ideoita esittelemäsi asialistalla. Kun olet valmis, sinun on kyettävä kertomaan heille lyhyesti projektista. Varmista, että he ymmärtävät projektin tarkoituksen, jotta voit olla varma, että olet samalla sivulla.
Levitä tarvittavat asiakirjat. On parasta antaa tiimillesi asiakirjoja, joihin he voivat viitata koko kokouksen ajan. Anna heille kopio esityslistasta sekä projektin kuvaus. Voit valmistaa ylimääräisiä kyniä ja paperiarkkeja kirjoittamista varten kokouksen aikana.
Hyvän kokouksen salaisuus on saada tiimisi tuntemaan, että heidän mielipiteellään on merkitystä. On parasta ilmoittaa heille, että heidän panoksestaan on erittäin apua. Käynnistä hyvä keskustelu, niin lisää ideoita tulee esiin, ja heillä on yhteistyösuunnitelma. Vaikka runsas keskustelu on tärkeää, sinun on myös pystyttävä tunnistamaan, milloin olet menossa pois radalta. Varmista, että ohjaat aiheita kohti käsiteltäviä tehtäviä, jotta et menetä ajankäyttöä.
