Kuinka käyttäytyä hyvin kokouksessa?

Kokoukset ovat välttämättömiä missä tahansa yrityksessä tai organisaatiossa. Niiden avulla ihmiset voivat joko suunnitella tulevaa toimintaa, puhua tavoitteiden laatimisesta tietylle tapahtumalle tai aikataululle tai jopa käydä läpi juuri toteutetun tai käynnistetyn projektin yksityiskohdat. Konsepti on yksinkertainen - kun useampi pää ja ääni yhdistetään yhteen projektiin, saadut ideat ja strategiat ovat todennäköisesti parempia ja edustavampia kollektiiviselle kokonaisuudelle.

Monien ihmisten ollessa kokouksessa on melko helppo saada se hieman hämmentäväksi. Tässä on tapoja varmistaa, ettet tule olemaan yksi ongelmien syistä. Näin käyttäydyt ollessasi kokouksessa kollegoiden kanssa:

1. Jos kokouksessasi ei ole moderaattoria, yritä saada ihmiset valitsemaan yksi. Moderaattorin päätehtävä on hallita keskustelun kulkua ja varmistaa, että asiat, jotka eivät ole asialistalla, eivät riko ryhmää. Jos olet moderaattori, tehtävänäsi on varmistaa, että ihmiset, jotka haluavat puhua, saavat mahdollisuuden sanoa teoksensa aikana, jonka he haluavat tulla kuulluksi. Se on iso haaste, mutta tottuu siihen. Moderaattorin on hallittava ryhmää ja varoitettava niitä, jotka hallitsevat tarpeettomasti keskustelua.
2. Kuunnella. Aktiivinen ja läpäisevä kuuntelutaito menevät pitkälle kokouksissa. Näiden tekniikoiden avulla voit selvittää, mistä kohdista on jo keskusteltu. Voit myös rakentaa joitain kohtia niiden vahvistamiseksi tai kritisoida rakentavasti joitain kollegojesi ideoita tavalla, joka ei ole loukkaavaa eikä henkilökohtaisesti loukkaavaa.
3. Ole valmis siroittamaan kaksi senttiäsi milloin tahansa. Et ole vain kokouksessa samaa mieltä kaikesta sanotusta. Sinun tulisi myös antaa mielipiteesi, jos sinulle annetaan sanaa jossakin vaiheessa. Varmista, että lattialla viettämäsi aika ei ole hukkaan, yritä olla mahdollisimman tietoinen ennen kokouksen alkua. Tee muistiinpanoja asioista, joista on puhuttu, jotta voit helposti viitata niihin, kun on aika puhua.
4. Kun ei ole sinun aika puhua, kiinnitä aina huomiota puhuvaan henkilöön. Ajattele aina, miltä sinusta tuntuu, jos joku muu tekisi jotain täysin etuyhteydetöntä. Pidä matkapuhelimesi ja muut elektroniset laitteet sammutettuna tai hiljaisessa tilassa varmistaaksesi, ettei kokouksen sujuvuudelle aiheudu tarpeettomia esteitä.

Jäsenet läsnä

Jos kaikki kokoukseen osallistuvat jäsenet ottaisivat nämä vinkit sydämeen, se olisi paljon tuottavampi ja miellyttävämpi kokous kaikille. Muista aina nämä viitteet aina, kun pidät kokouksen. Voit lähettää ne huoneeseen, jossa tapaat, jotta kukaan ei unohda näitä merkittäviä kohtia seuraavissa kokouksissa.