Hyvä vastaanottovirkailija ei pääty osoittamaan asiakkaalle tai vieraalle, missä istua ja missä odottaa. Vastaanottovirkailijan tehtävät voivat toisinaan rajoittua tällaisiin toimiin, mutta jos haluat olla hyvä vastaanottovirkailija, sinun tulisi tietää, kuinka näyttää vieraalle, minne edetä kaikkein armollisimmalla ja kunnioittavimmalla tavalla. Huomaa, että vastaanottovirkailija on ensimmäinen henkilö, jonka virkamies tai vieras tapaa tullessaan toimistoon. Tämä henkilö asettaa toimiston äänen. Ajaa joko potentiaaliset asiakkaat pois tai houkutella lisää asiakkaita. Voit harkita tiettyjä vaiheita, jos haluat olla hyvä vastaanottovirkailija.
- Älä juoru. Tehtäviin ja työpaikkaan tultaessa työsi alkaa välittömästi. Jos joku näkee sinun juoruttavan, tämä voi olla iso poiskytkentä potentiaaliselle asiakkaalle, joka tulee toimistosi. Tämä saa heidät ajattelemaan, että heistä puhutaan myös heidän selkänsä takana ja että he ovat noloja palata toimistoon. Näin ollen potentiaalinen asiakas, joka tuo hyvää liiketoimintaa, että yhtiö on menetetty.
- Vastaa puhelimeen lämpimästi. Jotkut toimistot menettävät asiakkaansa äänitetyn vastaajaviestin vuoksi, josta on nyt tulossa trendi liiketoiminnassa. Perinteinen asiakas haluaa jonkun käyvän hänen luonaan kohteliaasti ja kunnioittavasti. Vastaa puhelimeen hymyillen. Sinun on kyettävä osoittamaan tämä hymy, vaikka puhut vain puhelimitse. Äänesi sävy ja taivutukset ovat yleensä osoitus siitä, mitä tunnet.
- Ole työtovereidesi puskurivyöhyke. Tämä tarkoittaa pohjimmiltaan sitä, että toimit sellaisena, joka seuraa, onko joku muu henkilökunta kiireinen tietyn henkilön kanssa vai työskenteleekö hän. Tämän tarkoituksena on välttää heiltä viime hetken työntöjä, jotka viivästyttävät heidän työstään ja todennäköisesti viivästyttävät koko toimiston etenemistä. Tiedä milloin toimia puskurina, selitä asiakkaalle kohteliaasti, että mainittua henkilökuntaa ei voida häiritä tai että hän on kokouksessa toisen asiakkaan kanssa. Ole rehellinen, jos mahdollista, jos et anna valkoista valhetta, joka hyödyttää teitä kaikkia.
- Tuo asiakkaita. Ensimmäisen asiakkaan tapaaman henkilön on voitava myydä jotain hänelle. Jos asiakasta pyydetään odottamaan, myy niin paljon tuotteita tai palveluja. Pidä pöytäsi täynnä esitteitä yrityksen tuotteista ja palveluista. Mahdollisten lisämausteiden, kuten kahvin ja karkkien, on oltava helposti ulottuvilla, jotta voit tarjota niitä heille odottaessasi mukavasti.
Vastaanottovirkailijan asema on usein vähiten koulutettu tehtävä toimistossa. Henkilöstöosasto on usein unohtanut tämän kannan, koska se on vähäinen huomio ammattilaisten palkkaamisessa. Asema vaatii kuitenkin nykyään enemmän kuin vain kauniita kasvoja.
