Tärkeää on, että toimit nopeasti ja puhdistat sotku omalla PR-vahinkojen hallintasuunnitelmalla.
Yrityksen PR-kriisit ovat väistämättömiä. Riippumatta siitä, kuinka suuri tai pieni yritys olet, joudut jossain vaiheessa kohtaamaan monenlaisia kriisejä. Mikään PR-kriisi ei ole pieni. Kaikilla lajeilla on haitallisia vaikutuksia yrityksesi rehellisyyteen ja uskottavuuteen sekä viime kädessä myyntimahdollisuuksiisi. Sillä ei ole merkitystä, onko kyseessä oma tekemäsi vai joidenkin ulkopuolisten tai ulkoisten tekijöiden tulos. Tärkeää on, että toimit nopeasti ja puhdistat sotku omalla PR-vahinkojen hallintasuunnitelmalla. Vaikka vahinkojen torjuntatoimenpiteiden suunnittelu ei sinänsä voi tehdä sinusta täysin tahratonta, se voi ainakin minimoida mahdolliset haitat. Saat vinkkejä PR-vahinkojen hallinnan suunnitteluun lukemalla.
Valmistaudu PR-tiimisi kanssa. Oman PR-osastolle tulee olla eturintamassa käsitellä vaurionvalvontakaavion. Jos sinulla ei kuitenkaan ole tällaista osastoa tai mitään muunnosta siitä, voit luoda PR-tiimin. Sen tulisi koostua avainhenkilöistä, joilla on vankat tiedot kriisistä ja joilla on hyvät mahdollisuudet edustaa yritystä parhaiten. Voit ottaa mukaan esimerkiksi osastopäälliköt, lakimiesten ja markkinointihenkilöt. Valitse sitten tiedottaja. Hänen pitäisi olla mediaa käsittelevä, ja siksi hänen pitäisi olla käytettävissä haastatteluihin, olla hyvä julkinen puhuja ja suvaitsevainen tiedotusvälineiden kärsimystä kohtaan.
Ole avoin ja rehellinen. Kriisiä hallitaan paremmin, jos se ei ole alttiina medialle. Mutta jos se on löytänyt tien tiedotusvälineille, toimi nopeasti vastaukseksi. Älä vältä mediaa; sen sijaan toimittaa heille avointa ja rehellistä tietoa. Jos olet syyllinen, myönnä se ja ilmoita ponnistelusi kriisin ratkaisemiseksi. Jos se on muiden tekemistä, sano osallistumistasosi. Jos kaikki on vain huhu, sano niin ja tue väitteesi merkittävillä tiedoilla. Älä valehtele. Tiedotusvälineillä on tapa tietää, valehteletko, ja jos sinut löydetään, saatat löytää yrityksesi upotettuna syvempään kuoppaan.
Saat vinkkejä PR-vahinkojen hallinnan suunnitteluun lukemalla.
Tee julkinen lausunto. Alkuvaiheessa tarvitset vain julkisen lausunnon. Sen tulisi kuvata kriisin kaikki näkökohdat, asenteesi ja vastauksesi ongelmaan. Lähetä julkinen lausunto mediaorganisaatioille. Vapauttaen julkinen lausunto merkitsee oman vastuullisuutta ja kykyä vastata kriisiin. Tarvittaessa myös julkinen anteeksipyyntö.
Kirjoita komentosarjoja. Näitä komentosarjoja käyttää ensisijaisesti edustajasi ja tarvittaessa muut PR-henkilöstön jäsenet haastattelujen aikana. Skriptit ovat tärkeitä varmistaaksesi, että annat johdonmukaisia lausuntoja. Niitä ei välttämättä tarvitse opetella sanatarkasti. Tärkeää on, että skriptit toimitetaan mahdollisimman spontaanisti ja luonnollisesti.
Älä odota, että media metsästää sinua. Varsinkin jos kriisisi on uutisten arvoinen, joskus tiedotusvälineiden eteen pääseminen on tehokasta kriisinhallintaa. Näin tekemällä korostat tietoisuuttasi ongelmasta ja haluasi olla julkisesti tutkittu - tuplapisteitä sinulle. Joten julkista kriisi, ennen kuin se saapuu toimituksellisiin ja uutistoimistoihin. Ota yhteyttä useisiin uutisjärjestöihin ja kerro tarinasi korostaen ponnistelujasi ongelman ratkaisemiseksi.
