Jos organisaatio on pienempi, voit valita vain kolme tai neljä henkilöä valvomaan koko organisaatiota.
Olipa yrityksille, toimistoille, yrityksille tai organisaatioille käytäntö- ja menettelykäsikirja erittäin tärkeä, koska siinä määritetään, miten eri tehtävät suoritetaan, mitkä ihmiset valvovat tehtäviä ja mitä käytäntöjä tulisi noudattaa tehtävien suorittamisessa. Näin voit luoda oman käytäntö- ja toimintakäsikirjan yrityksellesi, toimistollesi tai organisaatiollesi.
Organisaation pääpiirteet. Aloita määrittelemällä organisaation pääpiirteet. Määritä ensisijaiset tehtävät ja toiminnot, jotka yrityksen tai organisaation on suoritettava. Yleensä pitäisi olla rahoitusosasto, mainososasto, tuotantoosasto jne. Jos yrityksesi on pienempi, voit valita, että sinulla ei ole erillisiä osastoja, vaan voit nimetä yhden tai kaksi henkilöä jokaiseen organisaation tärkeään tehtävään. Jos käytät osastomallia, sinun on luotava toimeenpaneva komitea, joka koostuu eri osastojen johtajista. Jos organisaatio on pienempi, voit valita vain kolme tai neljä henkilöä valvomaan koko organisaatiota.
Päät. Muista jakaa johtajat kullekin osastolle tai komitealle ja nimetä osastopäälliköille työskentelevät esimiehet, jos työskentelet suuren yrityksen kanssa. Tämä helpottaa työnkulkua ja helpottaa jokaisen työntekijän valvontaa.
Työllistävä. Harkitse seuraavaksi kaikkia tehtäviä, jotka yrityksesi on täytettävä. Olet jo luonut pääosaston eri osastoille, jotka ovat tehtävien pääluokkia. Seuraava vaihe on tarkentaa kunkin osaston erityistehtäviä. Esimerkiksi talousosastolla on erityisiä tehtäviä, kuten rahan kirjanpito, budjetointi ja muiden komiteoiden ja osastojen lähettämien budjettiehdotusten hyväksyminen. Kuinka tämä toteutetaan, on määriteltävä selkeästi käsikirjassa.
Merkitse muistiin kaikki komitean haluamat versiot käsikirjaan ja muokkaa ohjekirjaa vastaavasti.
Pöytäkirja. Sinun tulisi myös luoda protokollia kaikille yrityksen muille toiminnoille. Esimerkiksi yrityksen jäsenten arvioinnissa on noudatettava protokollia tai sääntöjä. Palkkaamiseen, myynninedistämiseen, alentamiseen, asiakkaiden hankkimiseen, ulkoistamiseen ja niin edelleen pitäisi olla protokollia. Ole niin yksityiskohtainen kuin mahdollista. Muista kuitenkin, että et pysty ennustamaan kaikkea, mitä yritykselle tai organisaatiolle tapahtuu. Tämä tarkoittaa, että sinun tulisi antaa tilaa muutoksiin käsikirjassa, kun yrityksesi kohtaavat uusia kokemuksia.
Arvostelu. Tarkista käyttöopas, kun kaikki käytännöt on kirjoitettu. Yleensä toimeenpaneva komitea tarkistaa käsikirjan, ja koko hallituksen tulisi hyväksyä se. Tarkastelun aikana ei ole harvinaista, että valiokunnan jäsenet tarkistavat tai ehdottavat uusia merkintöjä käsikirjaan. Ota kaikki nämä huomioon, jotta saat tarkemman ja tehokkaamman käsikirjan.
Muokkaaminen. Merkitse muistiin kaikki komitean haluamat versiot käsikirjaan ja muokkaa ohjekirjaa vastaavasti. Kun käyttöoppaan lopullinen kappale on hyväksytty, tulosta se ja jaa kopiot kaikille osastoille ja komiteoille.
Käytäntöjen ja menettelyjen käsikirjan avulla voit tehostaa yritystäsi tai organisaatiotasi. Näiden vaiheiden pitäisi antaa sinulle yrityksellesi räätälöity käyttöopas.
