Ennen kuin aloitat menettelykäsikirjan valmistelun, laadi luettelo menettelyistä, jotka on kuvattava ja dokumentoitava.
Ennen kuin aloitat menettelykäsikirjan valmistelun, laadi luettelo menettelyistä, jotka on kuvattava ja dokumentoitava. Yksi menetelmä, joka auttaa tässä päätöksessä, on tarkkailla muutamia manuaalisia käyttäjiä yhdessä seurantahaastattelun kanssa saadakseen selville mielipiteensä vastaavasta tehtäväluettelosta ja sitten kysyä heiltä, mitä menettelyjä heidän mielestään on tarpeen selventää. Tai tee luettelo toiminnallisista ongelmista, jotka voit mahdollisesti ratkaista käyttämällä selkeitä ja ytimekkäitä menettelytietoja.
Lisäksi toimenpideoppaan kirjoittamisen avulla ymmärrät kirjoitettavan aiheen ja haastatellaan tai suoritetaan kysely muutamalle, joka tosiasiallisesti suorittaa työn. Se auttaa myös lukemaan ja ymmärtämään heidän työnkuvansa. Ja muista saada aina hyväksyntä menettelykäsikirjan kirjoittamiseen.
Erityinen tehtävä
Jatka seuraavaksi tarvitsemiesi tietojen keräämistä. Tämä voidaan tehdä tarkkailemalla henkilöä, joka suorittaa tietyn tehtävän. Jos kuitenkin luot menettelyjä tyhjästä, sinun on tehtävä jonkin verran tutkimusta. Kun tarkkailet jonkun suorittavan tehtävää, tee muistiinpanoja ja kirjoita muistiin kaikki tehtävään liittyvät vaiheet ja pyydä heiltä myöhemmin vinkkejä tai varoituksia heidän työstään. Tämä auttaa hoitokäsikirjaasi olevan selkeä ja ytimekäs.
Ja muista saada aina hyväksyntä menettelykäsikirjan kirjoittamiseen.
Seuraava askel on luoda käyttöoppaan asettelu. Esimerkki olisi kahden sarakkeen foorumi, koska se tekee menettelyohjeista selkeät ja helposti luettavat. Muista nimetä jokainen sivu ja sijoittaa jokaiseen luetteloon pieni kappale tosiasioita, kuten kuinka usein toimenpide suoritetaan, kuinka monta kertaa se suoritetaan ja miksi.
Prosessiohjeet ovat helposti ymmärrettäviä
Muista kirjoittaa selvästi ja ytimekkäästi ja kirjoita askeleesi yksilöllisesti; prosessi, joka tekee prosessiohjeista helposti ymmärrettäviä. Kun vaiheet on dokumentoitu ja kirjattu, pyydä jotakuta käymään läpi toimenpide noudattamalla kirjoittamiasi vaiheita ja jos hän käy läpi prosessin sujuvasti, tiedät, että olet tehnyt hyvää työtä. Jos kuitenkin ilmenee epäjohdonmukaisuuksia, korjaukset on tehtävä. Haluat prosessin sujuvan alusta loppuun.
Kun prosessi on valmis, sinun on toistettava prosessi kaikille SOP: ille.
Seuraava askel on tutkia kaikki kirjoitetut työt huolellisesti. Kun kaikki vakiotoimintaperiaatteet on luotu, on tärkeää verrata toisiinsa liittyviä työalueita ja nähdä, miten ne kulkeutuvat paikasta toiseen.
Kun kaikki SOP: t on tarkistettu ja luotu, seuraava askel on laittaa ne käyttöohjeisiin ja asettaa ne saataville. Muista asettaa käsikirjan kirjoittamispäivä, milloin se on hyväksytty ja kuka on vastuussa sen hyväksymisestä.
