Jos olet yrityksen omistaja, joka työllistää satoja tai tuhansia ihmisiä, et halua vaivaa pitää kirjaa heidän palkkansa käsin. Sen sijaan haluat todennäköisesti palkata palkanlaskupalvelun vähentämään sekkejä ja seuraamaan työntekijöiden veromaksuja, maksuja 401000 tilille ja niin edelleen. Vaikka omistat vain pientä yritystä, voi olla kannattavaa palkata palkanlaskentapalvelu, jotta voit varmistaa, että noudatat kaikkia sovellettavia verolakeja ja sinulla on asiakirjat siitä, että työntekijöillesi maksetaan ajallaan.
Palkkahallinnon palvelut
Suurin osa palkanlaskentapalveluista on tietokoneistettuja. Palvelun edustajat antavat sinulle ohjelmiston, joka auttaa heitä tekemään työnsä. Sinun on asennettava tämä ohjelmisto palkatietokoneelle. Aseta yksinkertaisesti ohjelmisto-CD-ROM ja noudata näytöllä näkyviä tai kirjoitettuja ohjeita. Jos et jostain syystä pysty asentamaan ohjelmistoa, voit lähettää tiedot palkkapalvelulle joka viikko sähköpostitse tai faksilla, kunnes ongelma on ratkaistu.
Kun ohjelmisto on asennettu, kirjoita jokaisen työntekijän tunnit tälle palkkakaudelle järjestelmään. Jos sinulla on paljon työntekijöitä, tämä tehtävä voi olla aikaa vievä, joten voit harkita jonkun palkkaamista lisäämään nämä tiedot järjestelmään puolestasi.
Syötä seuraavaksi mahdolliset muutokset työntekijän palkkaan. Oikaisut voivat johtua veromuutoksista, työntekijän korotuksista tai edellisen palkkakauden virheistä. Kun järjestelmä on määritetty, syötä siihen muutokset sellaisina kuin ne tapahtuvat virheiden tai sekaannusten minimoimiseksi. Muista välittää kaikki muutokset työntekijän yhteystiedoissa heti, kun olet tietoinen niistä.
Anna jokaiselle työntekijälle henkilökohtainen, sairas ja loma-aika, jotta palkkajärjestelmä voi seurata niitä. Huomaa myös edut, kuten 401K: n ilmoittautuminen, jotta järjestelmä mukauttaa työntekijöiden palkkatarkistukset vastaavasti.
Viivästytä suoria talletuksia
Varmista, että palkanlaskupalvelulla on oikeat pankkitiedot yrityksellesi. Tarkista reititys ja tilinumero ja ilmoita palvelulle välittömästi, jos pankkitietosi muuttuvat. Virheet pankkinumeroissa voivat viivästyttää työntekijöiden suoria talletuksia.
Lopuksi keskustele kuriiri- / postitusvaihtoehdoista palkkapalvelun kanssa. Varmista, että palvelu postittaa työntekijän sekit tiettyinä päivinä, jotta he saapuvat ennen palkkapäivää. Varmista myös, että palvelu lähettää sinulle kopiot kaikista veroilmoitusilmoituksista, jotta noudatat verolakeja.
