Kuinka oppia ajanhallinnan taitoja ja strategioita?
Esa Rimmanen
• 3 min lukea
Ajanhallinta toteutetaan järjestämällä työtehtäväsi yhdessä muiden päivittäisen elämän toimintojen kanssa.
Tässä on joitain ideoita kuinka oppia ajanhallintastrategioita, jotta voit saavuttaa enemmän päivittäin. Ajanhallinta toteutetaan järjestämällä työtehtäväsi yhdessä muiden päivittäisen elämän toimintojen kanssa.
Vaihe 1
Osta ja käytä suunnittelua, vaikka tietokoneessasi olisi tietokoneessa tietokoneistettu kalenteri. Suunnittelijan avulla voit kuljettaa suunnitelmiasi ja luetteloitasi aina mukanasi. Halutessasi voit käyttää tietokoneistettua suunnittelijaa tai Blackberryä, joka sisältää nämä tiedot, mutta jotkut ihmiset haluavat silti käyttää kynää ja paperia. Voit tulostaa työkalenterisi ja teipata sen suunnittelijasi, jos haluat käyttää sekä tietokone- että manuaalisia menetelmiä samanaikaisesti. Käytettävä menetelmä toimii parhaiten sinulle.
Vaihe 2
Luettelot ovat avain organisaation huippuosaamiseen. Käytä luetteloa päivittäisten tehtävien käsittelemiseen työssä, suurten projektien tai tapahtumien osien täsmentämisessä ja sitten toimintasuunnitelmien laatimisessa samaan aikaan kuin valmistelut. Käytä jokaisen kuukauden pääluetteloa, joka tuo esiin tärkeimmät asiat, jotka sinun on suoritettava neljän viikon ajanjakson aikana. Viikoittain voit jakaa pienemmät osat, jotka viime kädessä täydentävät koko kuukauden lopussa.
Vaihe 3
Suunnittelijan avulla voit kuljettaa suunnitelmiasi ja luetteloitasi aina mukanasi.
Työskennele luetteloiden kohteet järjestelmällisesti ja sitkeästi loppuun saakka. Muista pyytää apua tarvittaessa ja kun tarvitset sitä, ja jos sinulla on muita töissäsi, muista siirtää niin paljon kuin voit muille. Kun siirrät tehtäviä, älä vain jaa tehtäviä sattumanvaraisesti. Anna avustajalle arkipäivää ja haastavia esineitä, jotta voit jatkaa hänen kehitystään, kun hänellä on mahdollisuus käsitellä uusia asioita.
Vaihe 4
Pysy tehtävässä niin paljon kuin mahdollista ja ymmärrä, että harhautukset ja keskeytykset tulevat olemaan yleinen tapa. Seuraa aikajanasi tarkkaan ja tee tarvittavat muutokset määräaikojesi noudattamiseksi. Tähän sisältyy sisäänkirjautuminen muiden kanssa, jotka auttavat sinua saamaan projektin valmiiksi vaadittuun päivämäärään mennessä.
Seuraa jokaisen ajanjakson lopussa, ts. Kuukausittain, nähdäksesi, kuinka menestyit tavoitteidesi saavuttamisessa. Missä putosit ja mitä alueita voisit parantaa seuraavalla kerralla? Hanki palautetta muilta, jos voit saada objektiivisemman kuvan siitä, miten tehtävät, työpaikat tai tapahtumat toteutettiin. Ota neuvo huomioon tulevaisuudessa ja lisää tehokkuuttasi entisestään. Anna seurannan osana palautetta ja palkitse tai vahvista positiivisesti hyvää käyttäytymistä niillä, jotka auttoivat sinua saavuttamaan toivotun tuloksen aikarajoitusten mukaisesti.
Systemaattinen käyttö, suunnittelijan ja luetteloiden käyttäminen sekä työn siirtäminen ovat parhaita strategioita ajanhallinnassa. Yritä pitää työalueesi koko prosessin ajan siistinä ja järjestyksessä, jotta voit seurata kaikkia materiaaleja ja työkaluja. Jos suunnittelet hyvin, aika on teidän puolellanne.
