Kuinka valita palkkajärjestelmät: manuaalinen, ohjelmisto, ulkoinen

Palkanlaskenta voi olla yksi organisaation monimutkaisimmista tehtävistä. Sen lisäksi, että maksat vain työntekijöillesi, sinun on toimitettava verot, toimitettava raportit ja käsiteltävä vuoden lopun tietoja veroraportointia varten. Minkä tahansa liiketoimintajärjestelmän valitseminen voi olla vaikeaa. Määritä yrityksellesi paras palkkajärjestelmä huomioimalla seuraavat seikat:

1. Millaisia palkanlaskentajärjestelmiä on saatavilla? Palkkajärjestelmiä on kolme perustyyppiä.
   • Manuaalinen palkanlaskenta tarkoittaa, että sinä tai joku muu työntekijä yrityksessänne laskette palkanlaskennan kutakin palkkajaksoa kokonaan paperilla. Sinun on laskettava verot, vakuutukset, 401000 euroa ja muut sovellettavat vähennykset kunkin työntekijän todellisten ansioiden lisäksi. Manuaalisen järjestelmän etuna on, että se on erittäin halpa eikä käytännössä aiheuta käynnistyskustannuksia. Haittana on, että mitä säästät käynnistyskustannuksissa, syövät todennäköisesti aika, joka kuluu palkanlaskuun. Lisäksi on erittäin helppoa tehdä virheitä käsiteltäessä palkanlaskua manuaalisesti, ja virheistä, etenkin verovirheistä, määrättävä rangaistus voi olla erittäin kallista. Siellä on ainakin ilmaisia palkanlaskumalleja, mutta manuaalista palkanlaskua on silti vaikea tehdä.
   • Toinen palkanlaskentajärjestelmä on tietokoneistettu. Monet yritykset tarjoavat tietokoneohjelmistoja, jotka auttavat sinua palkanlaskennassa. Sinun on syötettävä tietoja jokaisesta työntekijästä, kun hänet otetaan palvelukseen, mutta sen jälkeen ohjelmisto laskee palkkaverot ja muut vähennykset automaattisesti. Useimmat ohjelmat käsittelevät myös W-2-lomakkeita kutakin työntekijää varten vuoden lopussa, mikä voi säästää aikaa. Tämäntyyppisen palkanlaskentajärjestelmän edut ovat lukuisat - vähemmän mahdollisia virheitä ja vähemmän aikaa kuluttaa palkanlaskentaa. Lisäksi työntekijöitä voidaan kouluttaa suorittamaan ohjelmaa helpommin, joten sinun ei tarvitse olla riippuvainen vain yhdestä henkilöstä palkanlaskennassa. Haittoja on, että joudut syöttämään jokaisen työntekijän työtunnit manuaalisesti, ja ohjelmisto on päivitettävä vuosittain tai aina, kun uudet verolakit astuvat voimaan. Saattaa olla myös lisämaksuja, jos ohjelmisto on määritettävä nimenomaan yrityksellesi.
   • Viimeinen palkkajärjestelmä on käyttää ulkoista palkanlaskentapalvelua. Yritykset kuten ADP ja Paychex käsittelee palkkasi puolestasi, mukaan lukien kaikki tarvittavat veromaksut ja vuoden lopun raporttien luominen. Vaikka tämä on kallein palkanlaskentatyyppi, se voi maksaa itsensä takaisin suuremmissa yrityksissä, joiden on muuten ehkä palkattava kokopäiväinen työntekijä, joka on sitoutunut palkanlaskuun. Palkkahallintopalvelu voi tarjota työntekijöillesi myös suoran talletuksen, joka on erittäin suosittu. Kun tutkit palkkapalveluja, tarkista, mitä palveluja ne tarjoavat, ja onko niiden sinulle toimittamat raportit hyödyllisiä. Jos ei, katso, voivatko he räätälöidä palvelunsa vastaamaan paremmin tarpeitasi. Toinen tärkeä näkökohta on löytää sidottu palkkapalvelu. Tämä suojaa sinua vastuulta väärin hoidetun talouden tapauksessa.Tarkista mahdolliset palkanlaskupalvelut varmistaaksesi, että ne maksavat sovellettavat sakot, jos he tekevät virheitä veronmaksussa, ja että he voivat käsitellä palkanlaskennan nopeasti uudelleen, jos on virheitä. Suurimman kustannuksen lisäksi tämän järjestelmän suurin haitta on se, että turvallisuus voi olla ongelma, jos palkkatietokoneesi on samassa verkossa kuin kaikki muut yrityksesi tietokoneet. Tämän välttämiseksi sinulla on oltava tietokone, jota käytetään vain palkanlaskentaan ja joka voi siirtyä verkkoon käyttämättä samaa yhteyttä kuin muut tietokoneesi. Muista myös, että sinun on silti pakkoon, että turvallisuus voi olla ongelma, jos palkkatietokoneesi on samassa verkossa kuin kaikki muut yrityksesi tietokoneet. Tämän välttämiseksi sinulla on oltava tietokone, jota käytetään vain palkanlaskentaan ja joka voi siirtyä verkkoon käyttämättä samaa yhteyttä kuin muut tietokoneesi. Muista myös, että sinun on silti pakkoon, että turvallisuus voi olla ongelma, jos palkkatietokoneesi on samassa verkossa kuin kaikki muut yrityksesi tietokoneet. Tämän välttämiseksi sinulla on oltava tietokone, jota käytetään vain palkanlaskentaan ja joka voi siirtyä verkkoon käyttämättä samaa yhteyttä kuin muut tietokoneesi. Muista myös, että sinun on silti pakkolähetys- työntekijän maksutiedot on palkkahallinnosta jokaiselta maksukaudelta.
2. Kuinka monta työntekijää sinulla on? Jos sinulla on vähemmän kuin kymmenen työntekijää ja heidän tuntinsa pysyvät periaatteessa samoina palkkakaudelta toiselle tai he ovat toimihenkilöitä, palkanlaskennan käsitteleminen voi olla suhteellisen helppoa. Jos yrityksessäsi on 10–50 työntekijää, palkanlaskentaohjelmistopaketti voi toimia sinulle hyvin, kunhan siihen liittyy suhteellisen vähän monimutkaisia asioita. Jos yrityksesi on suuri - yli viisikymmentä työntekijää - haluat joko palkata ulkopuolisen palkanlaskentapalvelun tai palkata työntekijän tiukasti palkanlaskua varten. Palkkausyritykset vaihtelevat tarjoamiensa palvelujen ja kustannusten määrän mukaan - tee tutkimuksesi löytää oikea yritys sinulle.

   

3. Mitä kirjanpito-ohjelmistoja käytät? Jos nykyinen kirjanpito-ohjelmisto sisältää palkanlaskentajärjestelmän, saatat haluta käyttää sitä, koska voit sitten integroida kaikki taloustietosi yhteen pakettiin. Kun mietit tätä, mieti, kuinka hyvin ohjelma vastaa tarpeitasi ja voidaanko sitä mukauttaa vastaamaan tulevia tarpeitasi.
4. Kuinka monimutkainen on palkkasi? Jos palkkasi on melko monimutkainen - esimerkiksi jos sinulla on paljon työntekijöitä eri palkkatasoilla ja erilaisilla palkkaasteilla, mahdollisesti jopa erilaisilla vakuutuspaketeilla, joista valita, voit käyttää paljon aikaa palkanlaskuun ja yrittämiseen pysyä mukana muutoksissa. Tällainen tehtävä voi soveltua paremmin ulkoiseen palkkapalveluun. Varmista kuitenkin, että ymmärrät, mitä sisältyy perusmaksuun ja mitä pidetään ylimääräisenä. Jotkut yritykset sisältävät vain vähiten tarvittavat vaiheet palkanlaskennassa, ja kaikki muu on lisämaksu. Paras tapa välttää tämä ongelma on koota yrityksellesi tyypillinen palkanlaskuri ja pyytää sitten mahdollisia palkanlaskentapalveluja tarjoamaan työ.

Avain yrityksesi ihanteellisen palkkaratkaisun määrittämiseen on olla realistinen kuinka paljon aikaa ja rahaa voit käyttää tähän tehtävään. Mieti myös, onko sinulla kirjanpito- tai henkilöstöosastollasi työntekijää, jolla on tietoa ja aikaa omistautua palkkasummalle. Jos palkanlaskentajärjestelmä ei toimi sinulle, älä tunne olevasi sidottu siihen vain siksi, että se on aina tehty. Voi kestää muutaman yrityksen löytää sopiva! Onnea löytää paras palkkajärjestelmä yrityksellesi!